Adare Pharma Solutions ottimizza la gestione degli acquisti MRO con RS Italia

Adare Pharma Solutions è una CDMO (Contract Development and Manufacturing Organization) specializzata nella produzione di solidi orali a rilascio controllato per il settore farmaceutico. Come organizzazione terzista del mondo pharma, Adare deve garantire la massima flessibilità e rapidità di intervento per rispondere alle esigenze dei propri clienti, producendo farmaci che spaziano dal generico al salvavita.

In un mercato altamente competitivo e regolamentato come quello farmaceutico, dove ogni modifica a impianti o processi produttivi deve essere documentata, testata e validata secondo le normative AIFA, la gestione efficiente degli acquisti indiretti rappresenta un elemento strategico per mantenere la competitività e garantire marginalità sostenibili.

Prima di intraprendere la collaborazione con RS Italia, Adare Pharma Solutions si trovava a gestire un sistema di approvvigionamento estremamente frammentato, con una vendor list di oltre 400 fornitori attivi e un numero molto elevato di categorie di acquisto.

Le principali criticità identificate erano:

• Elevata frammentazione dei fornitori: solo per i DPI l'azienda si appoggiava su 15 fornitori diversi
• Difficoltà di controllo e monitoraggio della spesa: il decentramento su diversi centri di costo rendeva più difficile il controllo e il monitoraggio complessivo
• Processi poco ottimizzati: attività di acquisto ripetitive che richiedevano un impegno di tempo significativo
• Limitata leva negoziale: ordini non consolidati che riducevano la possibilità di ottenere condizioni economiche competitive
• Disallineamenti interni: acquisto dello stesso prodotto a prezzi differenti da parte di reparti diversi
• Resistenza culturale: abitudini consolidate da decenni difficili da modificare.

L'obiettivo era chiaro: trovare un partner che non fosse un mero fornitore di prodotti, ma un erogatore di servizi a valore aggiunto capace di risolvere problemi, ridurre i costi di approvvigionamento e sostenere l'Ufficio Acquisti nel crescere in efficienza complessiva.

Per rispondere a queste complesse esigenze, RS Italia ha proposto una strategia integrata basata sull'implementazione complementare di due servizi a valore aggiunto: RS PurchasingManager™ per la digitalizzazione e il controllo centralizzato degli acquisti, e RS ScanStock® per l'ottimizzazione automatizzata delle scorte.

La soluzione RS PurchasingManager™ è una piattaforma di e-procurement web-based che offre controllo completo su budget e spesa, e non richiede costi di implementazione o aggiornamenti periodici. Personalizzabile e intuitiva, permette di gestire centri di costo, configurare ordini aperti con plafond di spesa e accedere a oltre 830.000 articoli in stock, una delle offerte più diversificate e ampie del mercato MRO.

RS ScanStock® si basa su un modello di gestione proattiva: il personale specializzato di RS monitora direttamente i livelli di scorta presso il cliente e provvede al rifornimento automatico quando necessario, senza che l'azienda debba continuamente emettere ordini di acquisto.

Questa combinazione di soluzioni, alla base di una strategia più ampia e integrata, ha permesso di affrontare simultaneamente le diverse criticità identificate, dalla razionalizzazione dei fornitori alla visibilità della spesa, dall'efficientamento dei processi alla gestione proattiva degli stock.

Nel caso specifico di Adare, il progetto è partito dalla categoria dei DPI, un ambito critico per la sicurezza e la compliance normativa in ambiente farmaceutico.

Come evidenziato da Stefano Pozzo, Senior Manager Operational Excellence di Adare Pharma Solutions: "Scegliendo RS Italia si è verificato un passaggio dalla logica dell’acquisto e della semplice selezione del prodotto a quella della scelta di un partner che supporti concretamente la risoluzione del problema: un cambio di paradigma”.

La chiave del successo è stata la capacità di RS Italia di proporre non singoli prodotti o soluzioni isolate, ma un ecosistema integrato di servizi a valore aggiunto che ha azzerato la frammentazione del numero di fornitori per la categoria DPI, passando da 15 a 1 e fornendo al tempo stesso monitoraggio costante delle scorte da parte di RS con rifornimento proattivo ed eliminazione della necessità di ordini di acquisto.

Tutto questo si è concretizzato in risultati significativi su diversi fronti:

• economico, con un incremento del potere di acquisto e risparmi fino al 30% su alcuni articoli rispetto ai prezzi pagati in precedenza, e la riduzione dei costi operativi legati alla gestione amministrativa degli ordini, che dai circa 40 annuali sono passati a 4. Una rivoluzione che si è tradotta anche in una riduzione dei costi logistici del 95%.
• operativo, con l’ottimizzazione del tempo dell'Ufficio Acquisti - che ha ottenuto un risparmio del 90% del tempo per gestione del ciclo passivo - e può dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto, grazie anche all’eliminazione delle preoccupazioni legate alle rotture di stock. L’automatizzazione dei processi, con conseguente diminuzione delle operazioni manuali, ha inoltre reso più efficienti le attività di magazzino;
• compliance e sostenibilità, con un partner certificato EcoVadis Platinum, riconoscimento riservato al top 1% delle aziende a livello globale da uno degli attori globali più autorevoli nel settore del rating di sostenibilità aziendale.

Un esempio concreto dell'efficacia della partnership è rappresentato dalla gestione di una recente criticità produttiva: di fronte a un problema di cariche elettrostatiche che avrebbe richiesto una costosa modifica alle macchine di produzione (con conseguenti fermi impianto e processi di riconvalida), RS Italia ha identificato una soluzione alternativa basata su ionizzatori, che ha permesso di risolvere il problema a costi significativamente inferiori, senza modifiche agli impianti o lunghi fermo macchina e senza impatto regolatorio.

La collaborazione tra Adare Pharma Solutions e RS Italia evidenzia come nel contesto MRO una partnership strategica basata su ascolto, flessibilità e capacità di problem solving, possa generare valore ben oltre la semplice fornitura di prodotti.

L'approccio integrato basato sull'implementazione di servizi a valore aggiunto, consulenza e supporto continuo si è rivelato la soluzione ideale per accompagnare Adare in un percorso di trasformazione che ha coinvolto non solo i processi operativi, ma anche la cultura aziendale, favorendo il passaggio da un approccio frammentato e reattivo a una gestione strategica e proattiva degli acquisti indiretti.