Guida ai sistemi telefonici e telefoni per ufficio

Un sistema telefonico aziendale è una rete di chiamata avanzata, progettata per migliorare le comunicazioni di organizzazioni di qualsiasi dimensione.

Poiché i telefoni da ufficio sono progettati per gestire le complesse esigenze delle aziende, come le chiamate del servizio clienti e il reindirizzamento delle stesse verso l’interno di pertinenza, le loro funzionalità vanno oltre quelle di un tipico servizio telefonico residenziale.

I migliori sistemi telefonici per le aziende dipendono fortemente dalle esigenze specifiche e da come è organizzato lo spazio dell’ufficio.

Ecco un elenco di caratteristiche importanti da considerare quando si vogliono acquistare dei telefoni per rendere efficiente la propria attività lavorativa:

• Più linee significa che si possono ricevere chiamate, da più persone alla volta.
• La segreteria con display di visualizzazione consegna i messaggi anche quando non si è in ufficio.
• Funzionalità automatizzate, ad esempio un operatore automatico che risponde e reindirizza le chiamate all'estensione corretta.
• La chiamata in conferenza consente di connettersi con più persone in una singola conversazione.
• La musica o i messaggi di attesa intrattengono ed istruiscono le persone in linea, mentre aspettano.
• Sistemi di ricerca garantiscono che le chiamate in arrivo vengano instradate a una linea disponibile.

Questa guida discute i diversi tipi di sistemi telefonici aziendali - sistemi telefonici multilinea, VoIP, PBX e basati su cloud - in modo da rendere più semplice la scelta del telefono ottimale per la propria azienda.

I telefoni per ufficio si differenziano principalmente per la tecnologia utilizzata, nonché per il costo e per il fornitore di servizi. La maggior parte delle funzioni di comunicazione vengono trasferite da sistema a sistema, ma il costo può variare drasticamente.

Avere un impianto telefonico ben assemblato è un requisito essenziale per ogni azienda, grande o piccola che sia. Prima di discutere in questo articolo dei telefoni per ufficio, è opportuno però condividere le terminologie essenziali di un sistema telefonico.

Assistente automatico: un assistente automatico è come un centralinista elettronico che risponde alle chiamate, saluta il destinatario e indirizza le chiamate in arrivo alla persona interessata.

Sistema telefonico basato su cloud: un termine fondamentale e comune per la telefonia dell'ufficio è CPN. Il CPN è un tipo di sistema telefonico che dipende interamente dalla tecnologia Internet. Non richiede la configurazione di reti fisse, ma per funzionare necessita di una buona connessione Internet.

PBX in hosting: si tratta di una telefonia aziendale semplice da implementare e non necessita di configurare il proprio sistema PBX in sede in quanto ospitato nel cloud. Il provider si occupa infatti della sua manutenzione e dei relativi aggiornamenti.

ISDN: è lo standard principale utilizzato dalle reti telefoniche per trasportare voce, video o altri dati tramite metodi digitali anziché metodi analogici.

Least-Cost Routing: è comunemente chiamato LCR, ed una recente tecnologia che delimita gli addebiti delle chiamate in arrivo all'azienda, determina l'ordine delle chiamate e le instrada alla persona interessata.

Sistema telefonico multilinea: è un comune sistema telefonico analogico che funziona utilizzando due, quattro o più linee per ricevitore in modo da gestire più chiamate contemporaneamente.

Private Automatic Branch Exchange: noto come PABX, è una terminologia obsoleta utilizzata per indicare il sistema di instradamento telefonico gestito dall'uomo (non automatizzato). Il vecchio PABX è stato sostituito da un nuovo PBX avanzato.

Private Branch Exchange: comunemente definito PBX, è un tipo di sistema telefonico in grado di connettere più di due dispositivi a una posizione all'interno di un'azienda. È collegato a una PSTN antiquata. Ti consente di effettuare chiamate in uscita e ricevere chiamate in entrata mentre sei in movimento.

PSTN: la rete telefonica pubblica commutata o PSTN è una vasta rete di telefoni fissi che utilizza comunemente la tecnologia a commutazione di circuito per mappare le chiamate vocali e comunicare i dati.

Trunking SIP: la tecnologia Session Initiated Protocol viene utilizzata per "connettere" diversi tipi di dati digitali e altri tipi di dati in informazioni utili che possono essere trasmesse sui telefoni tradizionali. Funziona collegando una linea PSTN da un lato e VoIP o PBX dall'altro.

Comunicazioni unificate (UC): un sistema di comunicazione unificato viene utilizzato per collegare fax, voce, video, messaggistica, e-mail e altri servizi in un'unica soluzione aziendale per i propri utenti.

Virtual Private Branch Exchange: è l'acronimo di Virtual PBX, noto anche come servizio autonomo. Riceve le chiamate e le instrada ad uno specifico dispositivo connesso, inclusi computer desktop e telefoni cellulari.

Voice over Internet Protocol: VoIP è un sistema telefonico economico per le aziende che lavorano con tecnologia Internet, ideale per effettuare e ricevere chiamate, messaggi, fax, condurre videoconferenze o conferenze vocali e quant'altro.

Esistono 4 principali sistemi telefonici per ufficio:

• Sistemi di rete fissa tradizionali
• sistemi telefonici aziendali multilinea
• sistemi telefonici PBX
• sistemi telefonici VoIP

Nel complesso, si tratta di una gamma molto vasta di opzioni per la telefonia aziendale.

Tutti i sistemi telefonici hanno una serie di pro e contro. Non si può dire che una soluzione sia migliore dell'altra, poiché tutte hanno la propria serie di vantaggi e funzionalità.

In generale, si può scegliere il proprio sistema telefonico in base al budget, a quanto è grande o piccolo il team di lavoro e se si vuole una soluzione di telefonia virtuale o in sede aziendale. Una volta deciso tutto questo, sarà possibile scegliere quali telefoni per ufficio e quali impianti telefonici siano più adatti alla propria attività.

Nei prossimi paragrafi vengono descritte le singole tipologie di sistemi telefonici attualmente disponibili, con particolare riferimento ai telefoni multilinea. Sui telefoni VoIP si darà invece una panoramica più generale.

Oltre a questa classificazione, è utile considerare anche i telefoni per ufficio di tipo UC (unified communication o comunicazione unificata) ed i telefoni per conferenza (audioconferenza e videoconferenza), di cui si parlerà alla fine di questa guida. Verranno anche descritti i ‘softphone’ e confrontati con la relativa telefonia hardware.

I telefoni fissi rappresentano sistemi telefonici tradizionali, generalmente supportati da una compagnia telefonica locale o regionale.

Conosciute anche come reti telefoniche pubbliche a commutazione (PSTN), le linee fisse sono sistemi analogici che funzionano tramite il tradizionale cablaggio in rame della compagnia telefonica.

Per eseguire un servizio di rete fissa, è necessario l'hardware PBX (private branch exchange) locale. Questo hardware è in grado di creare più interni e fornire le funzionalità necessarie ad un sistema telefonico, come il trasferimento delle chiamate e gli elenchi delle chiamate.

I sistemi di rete fissa sono una soluzione affidabile e collaudata che molte aziende utilizzano senza problemi, tuttavia molti fornitori si stanno allontanando da queste soluzioni, rendendole più difficili da acquistare ed anche da riparare.

Sono ideali per grandi aziende che hanno uno staff IT interno in grado di gestirle e mantenerle; sono inoltre necessarie per le aziende che non hanno accesso ad Internet ad alta velocità.

I sistemi di rete fissa operano ancora ad alto livello ma in generale non vengono più costruite nuove opzioni. Ciò significa che non è stata sviluppata alcuna nuova tecnologia per i sistemi di rete fissa. Non sono disponibili nuovi aggiornamenti software neanche per i telefoni fissi e in futuro probabilmente non si avrà accesso a molte nuove funzionalità e capacità.

Un sistema telefonico aziendale tradizionale a linea singola è quello che consente di condividere una sola linea telefonica. Con questo sistema telefonico, se si è in chiamata con qualcuno e allo stesso tempo ci sono altre chiamate in ingresso, non è possibile riceverle o smistarle ad altri interni. Ai chiamanti in attesa si presenta il tono di linea occupata o una casella vocale.

Un'azienda deve quindi passare da un sistema telefonico a linea singola, tipico degli ambiti residenziali, ad uno multilinea.

Principali caratteristiche dei telefoni aziendali multilinea

Quando si progetta un sistema telefonico aziendale multilinea e si acquistano i relativi telefoni per ufficio, le caratteristiche di base da considerare sono le seguenti:

ID chiamante: l'ID chiamante mostra il numero del chiamante e consente di vedere sia il nome che il numero del chiamante sul display del telefono aziendale.

Vivavoce: è possibile utilizzare il sistema telefonico dell'ufficio in vivavoce con la funzione vivavoce, disponibile sulla maggior parte dei telefoni da ufficio standard.

Silenziamento e controllo del volume: la maggior parte dei telefoni include funzioni di disattivazione dell'audio e del volume, che consentono all'utente di controllare il volume dell'altoparlante, dell'audio dell'auricolare e della suoneria, nonché di disattivare il microfono.

Segreteria: la segreteria telefonica consente di registrare messaggi e riascoltarli in un secondo momento.

Indicatore di messaggio in attesa: con la funzione di indicatore di messaggio in attesa, il telefono fisso lampeggia con una luce LED rossa, per segnalare eventuali messaggi vocali.

Funzionalità di attesa: la maggior parte dei telefoni standard è in grado di mettere in attesa i chiamanti. Quando una chiamata esterna viene messa in attesa, viene presentata una musica di attesa, che può essere personalizzata su alcuni telefoni.

Elenco personale: l'elenco personale è una rubrica personale presente in ogni telefono fisso dell'azienda. È possibile effettuare chiamate dalla rubrica del telefono. Le dimensioni di questa rubrica dipendono dal telefono per ufficio acquistato.

Rubrica di composizione rapida: la composizione rapida semplifica la chiamata ai numeri critici per l’azienda, memorizzando i numeri per un facile accesso e composizione. Le dimensioni della rubrica delle chiamate rapide dipendono dai modelli di telefono presenti negli uffici.

Modalità auricolare: molti ricevitori del sistema telefonico da tavolo sono dotati di una presa per collegare un auricolare al telefono per la comunicazione a mani libere. Ciò consente di prendere appunti o recuperare facilmente le informazioni sui clienti mentre si è al telefono con altre persone.

Trasferimento di chiamate interne ed esterne: questa funzione consente a un interno di trasferire una chiamata ad un altro interno o ad un numero esterno.

Interfono: il cercapersone consente di parlare a tutti i telefoni contemporaneamente tramite l'altoparlante. Questa funzione interfono può essere utilizzata per fare annunci o per informare i dipendenti di una chiamata in attesa.

Avviso di chiamata: si riceve una notifica di una chiamata in arrivo mentre si è già in linea. Questa funzione consente di utilizzare il ricevitore per mettere una chiamata in attesa in modo da rispondere alla seconda chiamata.

Non disturbare: in modalità “non disturbare", chiunque tenti di chiamare verrà inviato direttamente alla casella vocale. Questa funzione è utile quando si è in riunione o si sta conducendo un colloquio e non si è in grado di rispondere al telefono.

Assistente automatico: l'operatore automatico saluta i chiamanti e li indirizza alla persona desiderata, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Con questa funzione, le aziende sembrano più grandi e più professionali.

Adattatori wireless: eliminano la necessità di collegare i cavi a ogni telefono presente in ufficio.

Conferencing: conferencing è una funzionalità avanzata che offre l'opportunità di entrare in contatto con clienti e dipendenti, anche se non sono in ufficio.

Messaggi di testo: i servizi di invio di messaggi di testo consentono di utilizzare il numero di rete fissa esistente per inviare messaggi di testo ai clienti sul proprio dispositivo mobile. È possibile utilizzare questa funzione per pianificare e confermare appuntamenti o per offrire buoni sconto testuali.

Struttura del sistema telefonico multilinea

Per installare un sistema telefonico con telefoni multilinea per l’ufficio, bisogna considerare quante linee siano adatte alle proprie attività.Quando si acquista un nuovo sistema telefonico multilinea, la cosa più importante a cui prestare attenzione è quanti numeri di telefono supporta ed il numero massimo di utenze.Si considerino ad esempio le seguenti situazioni:

1. Un libero professionista che lavora da casa e desidera numeri di telefono separati per uso aziendale e personale. Queste due linee diventerebbero un sistema telefonico SOHO (Small Office / Home Office).
2. Il servizio clienti è composto da 2 persone e ciascuna necessita di un numero di telefono dedicato.
3. Un lavoratore e l’addetto alla reception devono usare il telefono contemporaneamente.
4. Un ristorante riceve un volume elevato di chiamate durante l'ora di cena.

I sistemi telefonici standard sono progettati per trasportare pacchetti di dati audio tra due parti, una a ciascuna estremità della linea. I sistemi telefonici multilinea, inclusi i sistemi telefonici aziendali a 2 linee e i sistemi telefonici a 4 linee, sono progettati per consentire a più persone di essere al telefono contemporaneamente. Queste linee multiple possono essere esterne o interne.

Le linee esterne consentono di comunicare con i clienti, mentre le linee interne consentono di comunicare con i dipendenti e colleghi. Tali linee diventano un "sistema" perché hanno bisogno di connettersi per parlare tra loro.

La struttura più comune è la seguente:

• Sistema telefonico a due linee
• Sistema telefonico a quattro linee
• Sistema telefonico a sei o otto linee

I semplici sistemi telefonici a 2 linee consistono in telefoni da tavolo separati, il che significa che più di una persona può essere impegnata in una chiamata, ad esempio un addetto alla reception e un manager, allo stesso tempo. I sistemi telefonici a 4 linee più complessi consentono a un numero ancora maggiore di dipendenti di effettuare chiamate contemporaneamente.

Per calcolare quante linee siano necessarie per un sistema telefonico per piccole imprese, è possibile ricorrere ad una formula semplice:1 linea per dipendente che necessita di accesso costante a una linea privata + 1 linea per gruppo di dipendenti che possono condividere un telefono per chiamate poco frequenti e che non avvengono contemporaneamente + 1 linea per funzione non umana (come un numero di fax, un numero verde, ecc.) = linee totali necessarie

Nei paragrafi seguenti vengono descritti i diversi telefoni multilinea.

Sistema telefonico a due linee

E’ una soluzione semplice ed economica in cui una linea è riservata alla reception (centralino) e l’altra ad un secondo utente. Si può anche usare come telefono di casa e per scopo commerciale, con due numeri diversi. Il telefono a 2 linee è adatto alla piccola impresa o ad un libero professionista. Un sistema a due linee consente inoltre alle piccole imprese di effettuare chiamate e utilizzare contemporaneamente un fax.

Sistema telefonico a quattro linee

Se l’attività aziendale è in espansione, è possibile scegliere un sistema telefonico a quattro linee.

I telefoni a 4 linee consentono ai dipendenti di utilizzare le linee senza la preoccupazione di interferire con le chiamate in arrivo sia esterne che interne.

Sistema telefonico a sei o otto linee

Quando si ha un'attività di grandi dimensioni che riceve un numero elevato di chiamate giornaliere, è consigliabile un sistema a sei o più linee per poter gestire il carico di telefonate. Questi sistemi saranno più complessi e costosi degli altri ma permettono a più linee telefoniche di funzionare contemporaneamente.

Private Branch Exchange, abbreviazione di PBX, è un sistema telefonico centralizzato all'interno di un'azienda che è gestito da un'organizzazione di terze parti. Si tratta di una rete telefonica privata utilizzata dall'azienda per gli uffici. Gli utenti di questo sistema possono comunicare all'interno dell'azienda o sul luogo di lavoro mentre le persone all'esterno utilizzano più canali di comunicazione come ISDN, analogico o Voice over Internet Protocol.

In generale, un sistema PBX è un'interfaccia telefonica consolidata che ha la capacità di combinare più persone all'interno di un'azienda con altri dipendenti della stessa azienda. Consente inoltre di inviare e ricevere telefonate anche da altre organizzazioni.

Se un'azienda è di dimensioni medio grandi, può scegliere la telefonia PBX su un sistema multilinea tradizionale, perché è più avanzato e facilmente aggiornabile.

Il sistema PBX in sede aziendale instrada le chiamate vocali in entrata e in uscita attraverso le linee telefoniche e offre una varietà di funzioni avanzate come la messa in attesa delle chiamate, l'instradamento agli interni e le chiamate in conferenza, che sono fondamentali in alcuni settori.

Un sistema telefonico PBX è diverso dal multilinea standard, in quanto la commutazione e l'instradamento delle chiamate non avvengono direttamente attraverso l'unità telefonica, ma sono centralizzate. Ciò rende un PBX più facilmente scalabile e spesso più conveniente. Questi sistemi sono inoltre molto flessibili.

Le caratteristiche di un sistema di telefonia PBX per ufficio si possono riassumere negli svantaggi e vantaggi elencati di seguito:

Vantaggi del PBX

• Non dipende dalla connettività Internet
• Ha la capacità di incorporare i requisiti di organizzazioni di medie e grandi dimensioni

Svantaggi del PBX

• Funziona solo se alimentato con la corrente
• Non è conveniente rispetto al VoIP
• L'installazione è complessa e a volte è difficile e costoso aggiornare e aggiungere nuove connessioni

Di seguito, alcune delle caratteristiche funzionali che il sistema PBX ha da offrire.

In generale, le caratteristiche principali del sistema telefonico PBX sono le stesse del multilinea, ma il PBX offre funzionalità maggiori e più avanzate, tra cui:

• Composizione automatica
• Assistente automatico
• Instradamento delle chiamate
• Menu di chiamata personalizzato
• Messaggi e musica in attesa
• Instradamento basato sulla posizione
• Schermata del servizio clienti che si apre

Quale tipo di PBX soddisfa le esigenze aziendali?

Per gestire un sistema telefonico PBX è necessario del personale esperto e formato, in grado di installare, gestire e risolvere problemi in tempo breve. Questo è uno dei motivi per cui il PBX non è adatto a piccole imprese, in quanto richiede un'elevata manutenzione.

Esiste la possibilità, tuttavia, di installare un sistema PBX pre-gestito, ossia un PBX in hosting. Un PBX in hosting solleva l'azienda e il personale dall’onere dell’installazione e della manutenzione del sistema. In caso di problemi, se ne occupa il fornitore di servizi.

Proprio come qualsiasi altro sistema telefonico, il costo del sistema PBX dipende dal fatto che si opti per un sistema in sede o in hosting.

La telefonia PBX richiede il pagamento dei costi dei servizi e delle linee telefoniche. Analogamente ai telefoni multilinea, il PBX include anche il costo totale dei dispositivi portatili fisici (i telefoni per ufficio o aziendali).Nel caso in cui si scelga di mantenere il sistema telefonico in sede, si ha la libertà di selezionare i marchi di accessori e apparecchiature in base alle proprie esigenze.

Nel caso invece di un sistema in hosting, tutti i telefoni e gli accessori relativi (come le cuffie telefoniche ad esempio) devono essere compatibili con la rete del fornitore di servizi.

VoIP, ovvero Voice over Internet Protocol, è un sistema telefonico avanzato, dotato di funzionalità più innovative per un'azienda. Un sistema telefonico tradizionale analogico per piccole imprese necessita di hardware e cavi in ​​rame per inviare chiamate, il VoIP invece necessita solo di una connettività Internet funzionale per svolgere lo stesso lavoro.I telefoni per ufficio VoIP sono basati su una tecnologia emergente che consente di effettuare e ricevere chiamate via Internet. Un telefono IP può essere utilizzato anche tramite computer.

Potrebbe diventare costoso rispetto ad altri sistemi se il numero di dipendenti è elevato. Se si usufruisce di un servizio VoIP in hosting, non si hanno problemi e costi di manutenzione.

Mentre i sistemi telefonici ricchi di funzionalità erano precedentemente utilizzati solo da grandi aziende, le odierne opzioni VoIP offrono alle piccole imprese gli stessi vantaggi. Tra le varie funzionalità disponibili vi è la messa in attesa delle chiamate, i messaggi vocali, l'inoltro di chiamata a un numero alternativo, il fax, l’avviso di chiamata, e molte altre.

Ecco alcune delle più utili funzioni di chiamata e collaborazione:

• Segreteria telefonica
• Posta vocale per e-mail e in testo
• Trascrizione di messaggi vocali
• Inoltro chiamata e trasferimento di chiamata
• Registrazione delle chiamate
• Code di chiamata
• Possibilità di numeri sia locali che gratuiti
• Risposta vocale interattiva (IVR)
• Chiamata in conferenza e videoconferenze
• Assistenti automatizzati
• Composizione di interni
• Gruppi di suonerie
• Centralino
• Fax Internet
• Rapporti sulle chiamate e monitoraggio
• Notifiche di chiamate perse
• Riunioni in linea
• Messaggistica istantanea e messaggistica testuale
• Integrazioni con programmi popolari, come Microsoft Outlook, Salesforce e G Suite
• Chiamate internazionali

Lo svantaggio più significativo del VoIP è che dipende interamente dalla connessione Internet e senza di essa, il sistema non può funzionare. Affinché un sistema VoIP funzioni al meglio, è necessario quindi disporre di una connettività Internet ad alta velocità.

Quali sono i tipi di VoIP disponibili e quale si adatta meglio alle esigenze aziendali?

VoIP in hosting: una società di terze parti si prenderà cura dei servizi vocali che includono messaggi vocali, assistente automatico, ricezione e instradamento delle chiamate. Ciò libererà l’azienda dall’onere della complessa procedura di installazione, del software sofisticato e del costo delle apparecchiature telefoniche. Nel caso di un sistema VoIP non virtuale, l’installazione è a carico dell’azienda e richiede tecnici esperti.

Trunking SIP: è un sistema che consente ai vecchi sistemi telefonici di connettersi alle reti Internet, evitando di acquistare nuovi telefoni o hardware. SIP è l'acronimo di Session Initiation Protocol. E’ un protocollo di comunicazione che viene utilizzato per stabilire, perpetuare, personalizzare e interrompere: messaggistica, chiamate vocali, video e ogni altro tipo di applicazioni e servizi di comunicazione tra due o più reti IP.

VoIP in sede: in questo caso l'azienda deve gestire l'hardware e il software del sistema telefonico VoIP. Il sistema può essere interamente virtuale, in grado di accettare le chiamate in arrivo e di instradarle a un particolare ricevitore o dispositivo desiderato come gli smartphone.

Per una piccola impresa con dipendenti remoti, un sistema telefonico VoIP virtuale è il più efficiente in quanto ha un costo inferiore ed è portatile.

Qual è il costo dei sistemi VoIP per un’azienda?

Rispetto al PBX o a un sistema telefonico tradizionale, il VoIP è molto più economico e facile da gestire perché è interamente gestito da un fornitore di servizi di terze parti. È conveniente in quanto la maggior parte dei fornitori di servizi non addebita alcun costo di configurazione e, oltre a ciò, offre numerose funzionalità come fax, instradamento delle chiamate, videoconferenze e segreteria telefonica.

Se però si desidera connettere il proprio sistema telefonico a una posizione fisica, ci sono costi aggiuntivi in quanto occorrono apparecchiature telefoniche hardware adatte e telefoni IP. Poiché questa installazione è costosa, è adatta solo se il personale è numeroso.

Un sistema telefonico cloud porta l’infrastruttura fuori sede, gestendo l'instradamento delle chiamate e l'elaborazione del segnale da remoto. Un sistema telefonico Cloud può essere un sistema PBX in hosting oppure VoIP.

Per piccole imprese sono diversi i vantaggi di usare l’hosting in cloud del sistema telefonico:

• Il sistema è completamente fuori sede.
• Spesso è più conveniente.
• È più facilmente scalabile.
• È ospitato su un server di terze parti, quindi l’azienda non dovrà preoccuparsi della manutenzione.

Lo svantaggio è che ci si affida alla società di hosting per l’attività di manutenzione e assistenza, senza averne il controllo diretto.

Molti fornitori di sistemi di telefonia cloud offrono alle aziende la possibilità di utilizzare un server condiviso o pagare un extra per un server dedicato. Questa decisione dipende se si vuole che il sistema sia dedicato esclusivamente alla propria azienda, o se lo si vuole acquistare come servizio sulla stessa piattaforma che il provider offre a tutti gli altri.

Le piccole imprese senza esigenze particolari o necessità di personalizzazioni, sono in genere a proprio agio nell'usare un servizio condiviso. Le grandi organizzazioni con esigenze complesse preferiscono probabilmente un server dedicato che fornisca un'alta qualità del servizio e la privacy necessaria.

Videoconferenza, audioconferenza e in generale tutte le tipologie di conference call, sono diventate il nuovo metodo per tenersi in contatto con i colleghi o i clienti. I telefoni per conferenze sono i veri protagonisti delle conference call: assicurano infatti che tutti i partecipanti possano parlare ed essere ascoltati chiaramente grazie all’uso di più microfoni attorno a una singola base.I telefoni per conferenza sono disponibili nella maggior parte dei luoghi di lavoro e consentono agli utenti di parlare con più persone contemporaneamente.

Con tali apparecchiature, è possibile svolgere riunioni e altri tipi di comunicazione, nonostante una o più parti si trovino altrove. Le chiamate in conferenza sono quindi estremamente utili nei meeting in cui non tutti i partecipanti possono essere fisicamente presenti.

Sebbene sia possibile utilizzare laptop e telefoni per le videoconferenze, bisogna tener presente che essi sono più adatti a riunioni con poche persone ed a conferenze individuali. Per effettuare una conference call è invece essenziale che l'hardware e l'attrezzatura del proprio ufficio siano adatti.

I migliori telefoni per conferenze permettono di effettuare audio conferenze e videoconferenze senza disturbi nel segnale audio (o video) oltre ad essere facili da usare e da gestire.

I telefoni per conferenze hanno infatti capacità audio superiori e più evolute. Ciò è dovuto all'inclusione di più microfoni con sensibilità a lungo raggio, ed al fatto importantissimo che sono in grado di filtrare i rumori di sottofondo.

Il risultato è un flusso audio in genere chiaro e nitido, che può includere tutte le persone presenti, senza che si perda la voce di alcuno. E’ sicuramente un'esperienza migliore rispetto al tentativo di raggruppare tutte le persone partecipanti alla conferenza intorno ad un laptop, con un microfono poco performante o usando direttamente le casse integrate del computer portatile.

I telefoni per conferenza, come si è detto nei paragrafi precedenti, possono essere utilizzati quando più persone devono collegarsi alla stessa chiamata. La funzionalità ‘conferenza’ può riguardare normali telefonate o anche videochiamate, sia nazionali che internazionali.

Tali apparecchiature non sono da confondersi con i telefoni vivavoce, che riproducono semplicemente il suono più alto e non possono gestire le chiamate su linee diverse.

Entrambe le funzionalità (conference e vivavoce) vengono spesso utilizzate quando si svolgono riunioni e conferenze, ma la differenza sta nella capacità limitata del telefono con altoparlante di gestire solo la comunicazione a due vie, mentre le chiamate in conferenza possono gestire più linee durante la stessa chiamata.

Perché è opportuno acquistare un telefono per sala conferenze

Per effettuare una conferenza telefonica non si può usare semplicemente un telefono desktop (da tavolo), proprio per una questione di qualità del servizio.Un telefono per audioconferenza è costituito da una singola unità, a volte con microfoni in estensione, costruita per funzionare in un ambiente all'aperto.

I telefoni per conferenze di alta qualità incorporano una serie di tecniche di elaborazione del segnale digitale e cancellazione dell'eco per riprodurre in modo chiaro e nitido i segnali audio e vocali, nonostante vi possano essere dei rumori di sottofondo nella stanza, l'eco, il brusio delle ventole del computer, le conversazioni laterali e qualsiasi problema acustico che si possa verificare durante la riunione in conference call.

L'uso di un telefono fisso non sarebbe funzionale per un'intera stanza: si sentirebbe bene la persona seduta accanto al telefono ma si avrebbe difficoltà a sentire tutti gli altri partecipanti alla riunione, specie quelli che si trovano dalla parte opposta della sala.

La differenza tra le due tipologie di telefono è anche nel prezzo. Un telefono da tavolo (o telefono desktop) è meno costoso di un telefono per conferenza e a sua volta quest’ultimo ha un costo maggiore a seconda se le chiamate siano da 2 a 5 o da 10 a 20 o più persone ancora. Più grande è la sala conferenze (e quindi il numero di partecipanti alla conferenza) e più deve essere efficiente il telefono, e quindi anche più costoso.

L’apparecchiatura supporta un'intera sala e le persone in essa, e la scelta tra i vari modelli disponibili sul mercato, dipende davvero dalle dimensioni della stanza. E’ quindi necessario consultare le specifiche tecniche fornite dal costruttore. 

Telefoni IP per conferenze

I telefoni per conferenza funzionano anche con estensione VoIP, permettendo di effettuare una conference call interamente via internet. I telefoni IP per conferenze sono progettati per ottimizzare la qualità della voce per consentire una migliore collaborazione in una serie di contesti che vanno dalle piccole sale conferenze agli uffici esecutivi.

Forniscono una qualità vocale superiore, un'elaborazione audio avanzata e una serie di funzionalità avanzate, offrendo una soluzione più all’avanguardia ed efficiente rispetto alla telefonia tradizionale.

I telefoni IP per conferenze in genere presentano 4 caratteristiche chiave: qualità della voce, conversazione senza interruzioni, risposta del microfono a 360 gradi e capacità di voce di gruppo.

Tenendo conto di tali funzionalità, questi dispositivi sono più in grado di aumentare la produttività, riducendo i tempi delle riunioni.

In genere, i telefoni IP per conferenza sono in grado di captare i suoni da tutte le direzioni. Gli altoparlanti del dispositivo sono solitamente rivolti verso l'alto. Ciò consente agli altoparlanti di captare le voci dalla stanza in modo uniforme invece di confonderle insieme.

A parte gli altoparlanti, il corpo del telefono è solitamente dotato di un tastierino, che può essere utilizzato per effettuare chiamate in uscita, o più comunemente, di uno schermo LCD che mostra lo stato della chiamata.

I telefoni IP per conferenze dispongono di strumenti progettati per consentire la connessione diretta ad Internet. Ad esempio, i telefoni IP per conferenze richiedono un bridge per conferenze, cioè un'apparecchiatura specializzata che collega le linee telefoniche.

Invece di avere un ricevitore che si solleva dalla base, gli hardphone IP per conferenza tendono ad avere un corpo piatto simile a un treppiede con microfono ed altoparlanti incorporati, che possono essere utilizzati per condividere una chiamata con un'intera stanza piena di persone.

Esistono sul mercato anche telefoni IP vivavoce per ufficio che hanno lo stesso tipo di design di quelli specifici per conferenza, ma potrebbero non avere funzioni orientate alla conference call e potrebbero anche non emettere audio in modo omnidirezionale.

Videotelefoni IP per conferenze

I telefoni IP per videoconferenza combinano le caratteristiche di qualità audio dei telefoni IP per conferenze con le videocamere. In genere, le telecamere sono collegate a un PoE tramite cavi Ethernet per consentire ai partecipanti di comunicare faccia a faccia. Molti sistemi di videoconferenza consentono di collegare più telecamere che possono essere controllate tramite l'interfaccia utente principale.

Una videoconferenza è il modo migliore per fornire presentazioni dal vivo su Internet. Le caratteristiche principali di una chat video includono audio in tempo reale, chat, condivisione dello schermo e video live della webcam.

Costruite sulla stessa tecnologia dei telefoni VoIP, le videochiamate di gruppo sono facili e veloci da configurare grazie alle funzionalità specifiche offerte dai telefoni per videoconferenza.

Il video in tempo reale trasmette una gamma completa di emozioni e crea un rapporto con i partecipanti. Le videochiamate di gruppo consentono al team di collaborare sulla soluzione VoIP esistente.

I partecipanti possono comunque beneficiare di un'esperienza di riunione solida e affidabile. Possono anche incontrare il team dal proprio browser e chiamare con il loro telefono per la massima flessibilità. Le persone possono effettuare chiamate utilizzando qualsiasi telefono come il telefono fisso, iPhone o Android.

Di seguito alcune caratteristiche funzionali dei telefoni per videoconferenza più diffusi e all’avanguardia, anche grazie alle estensioni offerte dalle piattaforme delle case costruttrici:

Basati su cloud. Non sono quindi necessari costosi telefoni per conferenza, un PBX tradizionale o ingombranti hardware per comunicazioni aziendali.

App desktop e mobile. Offrono un'esperienza semplice e divertente attraverso il computer o smartphone.

Alte prestazioni. Condivisione dello schermo senza ritardi, audio nitido e video ad alta definizione (HD).

Qualità HD. Una migliore esperienza di videoconferenza grazie a piattaforme VoIP collaudate.

Visualizzazione dei partecipanti. I partecipanti possono seguire la riunione video di gruppo dal browser web. Non sono necessari download o plug-in.

Nessun limite di tempo. Migliorano la collaborazione in tempo reale senza dover affrontare una conferenza che duri tutto il giorno.

Esistono anche sistemi per videoconferenze tramite piattaforme cloud, che sono un ottimo sostituto delle riunioni in presenza per piccole e medie imprese.

Quando Skype di Microsoft ha debuttato nel 2003, è stato il pioniere delle videochiamate tra amici e familiari. Ma questo sistema è molto utile anche per le piccole imprese, perché le videoconferenze aiutano il team a comunicare in modo efficace, permettendogli di rimanere in contatto con le persone anche quando queste lavorano fuori dall'ufficio o da casa.

I servizi di videoconferenza di alta qualità aiutano le aziende a fornire una migliore assistenza ai clienti. Gli operatori dell’help desk possono risolvere rapidamente i problemi tecnici su Internet e possono guidare i clienti attraverso la condivisione dello schermo in tempo reale.

I softphone forniscono funzionalità simili ai telefoni hardware per ufficio ma esistono sotto forma di software installato su di un computer, tablet o smartphone, dando così a questi dispositivi le capacità e le caratteristiche di un telefono VoIP.

Queste applicazioni generalmente includono tutte le funzionalità che ci si aspetterebbe da un telefono VoIP, tranne per il fatto che si tratta di un pacchetto software con elementi di interfaccia utente grafica (GUI). Ad esempio nell'interfaccia, è presente un tastierino di composizione software costituito da pulsanti su cui fare clic nello schermo.

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I telefoni VoIP sono disponibili in tutte le forme e dimensioni ma ci sono alcune differenze funzionali che è opportuno conoscere tra le varie piattaforme, a cominciare dalla comprensione di cosa sono gli hardphone e i softphone.

Sebbene le funzionalità complessive disponibili su hardphone e softphone siano simili e forse anche identiche in alcuni casi, ci sono tuttavia molte differenze funzionali tra ciascuna configurazione, che vale la pena prendere in considerazione prima di effettuare un acquisto per la propria azienda.

Hardphone o telefoni IP hardware

Gli hardphone sono essenzialmente telefoni IP basati su hardware che esistono come dispositivi fisici e si comportano in modo simile a un telefono fisso tradizionale. Significa che gli hardphone IP sembrano telefoni ma effettuano chiamate in uscita su una rete IP invece di utilizzare le linee telefoniche tradizionali.

Sebbene abbiano uno scopo simile ai telefoni da tavolo e abbiano molti degli stessi pulsanti funzione, come ad esempio silenziare una chiamata o ricomporre un numero, i telefoni IP sono abbastanza diversi dai telefoni da scrivania convenzionali (desktop phones).Questi dispositivi possiedono un ricevitore portatile che si solleva da una base, proprio come qualsiasi altro telefono. La base fornisce comunemente un display, a volte un touchscreen, nonché pulsanti fisici per interagire con le varie funzionalità del telefono.

I telefoni IP sono essenzialmente mini computer, non dissimili da uno smartphone o un tablet, e attingono alla più ampia gamma di funzionalità tipica dei sistemi voice over IP. Hanno spesso un display integrato e un sistema operativo con funzioni che potrebbero includere, per esempio, anche la possibilità di eseguire videochiamate da una fotocamera incorporata.

Softphone VoIP o telefoni VoIP software

I softphone forniscono funzionalità simili agli hardphone ma esistono come software installato su un computer, tablet o smartphone, dando così a questi dispositivi le capacità di un telefono VoIP. I softphone sono soggetti al tempo di attività o alla stabilità di una macchina come il PC invece di funzionare su un dispositivo dedicato a ricevere chiamate, come nel caso dei telefoni hardware.

I telefoni IP hardware possono offrire una qualità delle chiamate più costante poiché il dispositivo ha solo il compito di gestire le chiamate VoIP. Al contrario, i dispositivi informatici generici (e quindi i softphone) tendono a eseguire una serie di software diversi in background, e i requisiti di risorse necessarie per queste altre applicazioni possono incidere sulle prestazioni di un softphone.

Al rovescio della medaglia, gli hardphone sono più costosi dei softphone, in considerazione del fatto che è necessario l'acquisto di hardware fisico e che i telefoni devono essere installati. Inoltre, a seconda dei prodotti particolari, il telefono softphone può essere dotato di un set di funzionalità più ampio e più adatto alle proprie esigenze dato che si può personalizzare come pacchetto software.

Essendo costituiti da solo software, i telefoni softphone possono essere eseguiti su qualsiasi dispositivo informatico compatibile con l’hardware disponibile che serve ad inviare e ricevere chiamate VoIP, ad esempio un PC con microfono e altoparlanti. Ciò include desktop e laptop ovviamente, ma anche tablet e smartphone, che hanno hardware equivalente a quello di un PC e un sistema operativo in grado di eseguire applicazioni.

Skype è probabilmente l'esempio di softphone più familiare, sebbene esistano molti altri programmi similari, sia gratuiti che a pagamento.

Il vantaggio principale dell'utilizzo di un softphone VoIP è l’economicità poichè non viene coinvolto alcun hardware fisico tranne le piattaforme informatiche che sono già in esecuzione negli uffici. Possono inoltre essere acquistate licenze di utilizzo a scalare, a seconda delle necessità aziendali.

Oltre ad essere più economici da implementare, i softphone sono generalmente più veloci da avviare poiché devono semplicemente essere installati sull'infrastruttura esistente e il software può essere replicato su macchine di un intero ufficio in una volta sola. L’installazione fisica dei telefoni hardware per ciascuna postazione di lavoro è invece più complessa e deve essere effettuata da tecnici competenti.

Mentre gli hardphone dedicati sono probabilmente più adatti alla scrivania di un dirigente, i softphone sono la scelta ideale per le persone che trascorrono la maggior parte della giornata a inviare e ricevere chiamate, come gli addetti ai call center. I softphone possono anche essere di maggiore interesse se la mobilità è un fattore chiave, visto che il software può essere installato su qualsiasi dispositivo di elaborazione compatibile e trasportato ovunque vada un lavoratore.

Esistono tuttavia in commercio telefoni IP hardware di ultima generazione che consentono di attivare funzionalità cloud integrative, capaci di trasformare il proprio cellulare in un telefono VoIP e di trasferire quindi l’ufficio in remoto.

Telefonia hardware e software: caratteristiche a confronto

Sia gli hardphone che i softphone possono essere adatti alle comunicazioni aziendali e, in molti casi, le aziende possono scegliere di installare entrambe le tipologie in uffici appartenenti a reparti diversi.

In generale, i telefoni hardware IP sono più adatti alle aziende che vogliono beneficiare della migliore qualità di chiamata e non sono necessariamente preoccupate per la mobilità o il costo di acquisto di nuovo hardware. Alcuni lavoratori potrebbero anche semplicemente preferire l'esperienza di utilizzo di un telefono hardware IP dedicato, essendosi già abituati all’uso dei telefoni da scrivania tradizionali.

I softphone sono ideali per le aziende che sono più concentrate sulla flessibilità, la scalabilità e il rapporto prezzo per funzionalità che offre loro la piattaforma VoIP.

Sono anche adatti per coloro che si preoccupano maggiormente di un'implementazione rapida ed economica. Sono inoltre una soluzione migliore per i professionisti che necessitano di una piattaforma mobile, che possa essere utilizzata da laptop, tablet e/o smartphone, quando sono lontani dall'ufficio.

Di seguito sono presentate le caratteristiche a confronto delle due tipologie di telefoni, in modo da fornire un utile prospetto per chi voglia farne l’acquisto per i propri uffici.

Descrizione

Il telefono hardware è un dispositivo fisico dedicato che assomiglia ai telefoni tradizionali ma funziona tramite Voice over IP (VoIP) invece che su una linea telefonica.

Softphone è un software che invia anche comunicazioni vocali su IP, ma si installa come software e trasforma i dispositivi informatici presenti in ufficio in un telefono VoIP. Un esempio è il diffuso programma gratuito Skype.

Qualità delle chiamate

Il telefono hardware offre in generale una qualità migliore per le telefonate poiché il dispositivo è dedicato alla gestione di chiamate.

La qualità delle chiamate via softphone può risentire della condivisione delle risorse di sistema con altri software che girano in background.

Interfaccia

L’interfaccia di un telefono hardware è variabile. Generalmente ha pulsanti fisici come un comune tastierino, ma alcuni modelli hanno touchscreen con una GUI (interfaccia grafica) completa.

Il softphone è basato su software con elementi GUI per tutte le funzionalità, ma può funzionare anche più velocemente tramite scorciatoie da tastiera e con movimenti del mouse.

Affidabilità

Il telefono hardware in genere è sempre operativo e gli eventuali tempi di inattività sono ridotti. Viene alimentato tramite Ethernet.

Il softphone può essere influenzato dai riavvii del PC o da altri tempi di inattività del sistema.

Facilità di utilizzo

Un telefono hardware può sembrare più intuitivo da usare per chi ha già familiarità con i telefoni tradizionali.

Il softphone può comportare più di una curva di apprendimento, a seconda dei livelli di esperienza con un particolare software.

Mobilità

Il telefono hardware non è particolarmente adatto alla mobilità, a meno che non si installino integrazioni o estensioni fornite dalla casa costruttrice che consentono di utilizzare il telefono come App sul proprio dispositivo cellulare.

Il softphone è molto più mobile. Può essere infatti eseguito su un laptop, tablet, smartphone o qualsiasi altro dispositivo informatico.

Installazione

Un telefono hardware richiede più tempo per l’installazione e personale tecnico esperto che sappia installare il nuovo hardware fisico e configurarlo su scala aziendale.

Il softphone è più veloce e più facile da implementare e mantenere. Gli amministratori di sistema possono implementare e aggiornare il software VoIP su tutte le macchine contemporaneamente. Inoltre, se il servizio è in cloud fornito tramite hosting da terze parti, non sarà nemmeno necessario effettuare aggiornamenti e manutenzione, in quanto sarà a carico del provider.

Costo

Il telefono hardware è generalmente più costoso. Coinvolge un nuovo hardware fisico che comprende un ricevitore e una base con caratteristiche variabili, come un display, pulsanti e fotocamera.

Il softphone è meno costoso perché non c'è nuovo hardware da aggiungere, tranne probabilmente un auricolare o delle cuffie per le conference call. Il prezzo è limitato alle licenze e ai costi di servizio. Se il softphone è in hosting, sarà da considerare tra le spese anche un canone mensile o annuale.

Tipologie di telefoni hardware IP

Sebbene i telefoni hardware VoIP assomiglino comunemente a un telefono da tavolo (desktop phone) e abbiano una base completa, sono prodotti in un'ampia gamma di modelli, inclusi alcuni che prendono in prestito lo stile di un telefono cordless.

Di seguito si descrivono le tipologie di telefonia hardware più diffuse, per dare una panoramica generale di quali siano i migliori modelli di telefoni hardware per ufficio oggi disponibili in commercio.

Telefono hardware IP con filo

Anche in questo caso, questi telefoni generalmente assomigliano a telefoni per ufficio classici da tavolo, con una base ampia dotata di una tastiera e altri pulsanti telefonici familiari.

Le opzioni di base più economiche possono avere anche un piccolo LCD monocromatico mentre le unità con un ampio display a colori o touchscreen costeranno inevitabilmente di più, così come quelle che supportano un numero maggiore di linee e includono una fotocamera integrata per effettuare videochiamate.

Cordless IP Hardphone

Questi telefoni assomigliano ai familiari telefoni cordless per uso domestico e in genere sono dotati di un ricevitore wireless e di una piccola base da cui vengono trasmessi i segnali e dove il ricevitore ricevente può essere posizionato per caricare la batteria. Alcuni modelli separano la base di trasmissione e la base di ricarica in modo che possano essere posizionati nelle loro posizioni ideali. Anche i prezzi sono molto variabili.

Hardphone IP per conferenze

Questi dispositivi telefonici hanno un aspetto meno convenzionale rispetto quello a cui si è abituati ad usare in ufficio. Invece di avere un ricevitore che si solleva dalla base, i telefoni VoIP per conferenze tendono ad avere un corpo piatto simile a un treppiede con microfono e altoparlanti incorporati che possono essere utilizzati per condividere una chiamata con un'intera stanza piena di persone.

Allo stesso modo, è possibile trovare anche hardphone IP vivavoce che hanno lo stesso concetto di design ma potrebbero non avere tante funzioni orientate alla conferenza e potrebbero non emettere audio in modo omnidirezionale.

Quando si tratta di microfoni, sia nel caso di video conferenze che in quello di conferenze via web, è indispensabile che la propria voce sia la più nitida possibile e che vengano filtrate anche le interferenze di sottofondo. A seconda delle dimensioni e della disposizione della sala conferenze, sono disponibili numerose opzioni diverse tra cui scegliere.

Proprio come con un altoparlante, la qualità del microfono in dotazione avrà un impatto diretto sulla qualità della conferenza. Nessuno desidera che un audio smorzato, confuso o graffiante sia un ostacolo alla produttività della propria azienda. La chiave di una conferenza di alta qualità però, non è solo avere un microfono di qualità, ma anche la giusta configurazione a seconda della situazione.

Se la sala conferenze è ampia e aperta, i microfoni sospesi a soffitto posizionati in tutta la stanza possono garantire un'ampia copertura senza occupare spazio sulla scrivania.

Se la sala conferenze è lunga o ampia e si vuole essere certi che ogni oratore, anche dall'altra parte della stanza, venga ascoltato con la stessa

qualità del suono, allora sono adatti i microfoni ad esse (collo di cigno) o singoli microfoni desktop.

Per i piccoli team radunati attorno ad un tavolo invece, un altoparlante desktop è tutto ciò di cui si ha bisogno.

La videoconferenza è uno dei metodi più efficaci di collaborazione remota, grazie alla connessione personale che si instaura quando si vedono gli altri e si interagisce con gli altri in modo diretto. Proprio come con i telefoni e i microfoni per conferenze, l'acquisto di una fotocamera di alta qualità per lo svolgimento di videoconferenze fa la differenza sulla qualità del risultato.

Nella ricerca di una telecamera per videoconferenza, è importante considerare la risoluzione e il frame rate più alti possibile, questo garantirà che il video sia sempre nitido e senza interruzioni. Maggiore è la risoluzione, e la frequenza dei fotogrammi, migliore è la resa finale. Lo standard generale sarebbe 1080p 30fps, ma ci sono opzioni disponibili per fotocamere 4k e persino fotocamere 60fps.

Esistono in commercio videocamere con una serie di opzioni per tutte le fasce di prezzo, sia per chi sta cercando di attrezzare una sala riunioni con una piccola web cam, sia per chi ha intenzione di allestire una grande sala conferenze con un costoso sistema video.

Molti dei sistemi telefonici odierni sono sistemi di comunicazione unificata. Significa che combinano chiamate vocali, messaggistica e riunioni video o online in un unico servizio. Offrono anche conferenze audio e fax in linea. La maggior parte degli odierni fornitori di sistemi telefonici UC offrono questi servizi direttamente sulle loro piattaforme.Le soluzioni che non sono sistemi di comunicazione unificata sono quelle che offrono solo chiamate vocali e funzionalità correlate.

Che cos'è la comunicazione unificata?

Unified Communications (UC) è il termine onnicomprensivo per indicare i sistemi telefonici che fanno molto di più delle semplici chiamate vocali. Possono comunicare tramite messaggi di testo SMS, chattare con i team, effettuare videochiamate e gestire calendari, tutto in un'unica app.UC rende disponibili funzionalità ideali per le piccole e medie imprese che non hanno il budget per utilizzare sistemi telefonici che solo le grandi organizzazioni possono permettersi.UC fornisce alle imprese una piattaforma completamente unificata con tutti gli strumenti di comunicazione in un'unica app. Questo sistema può essere ospitato in sede o nel cloud (si parla allora di UCaaS, Unified Communications as a Service).Con le soluzioni UC in sede, l'intero sistema telefonico è di proprietà e le persone dello staff tecnico lo possono gestire. Se invece non si desidera possedere o gestire il sistema telefonico, UCaaS è probabilmente la soluzione migliore per le esigenze aziendali, perché non ci si deve preoccupare della manutenzione del proprio sistema telefonico, pagando un canone mensile.Le funzionalità disponibili in un sistema UC e le possibilità offerte sono i motivi principali per cui le organizzazioni stanno passando dai tradizionali sistemi telefonici aziendali alle piattaforme di unified communication. Quella che segue è un'analisi della suite di strumenti di comunicazione disponibili su una piattaforma UC e del motivo per cui sono importanti.

Voce

La voce è il fondamento di tutte le comunicazioni aziendali ed esiste da oltre 100 anni. Molti però preferiscono la comunicazione di testo o video.Ecco perché avere un sistema telefonico che faccia molto di più delle chiamate vocali è così importante. Sempre di più, le persone si stanno spostando dalla voce a opzioni come SMS, social media, messaggistica istantanea e messaggistica di gruppo. Sebbene il mondo si stia allontanando dalle opzioni solo vocali, queste sono ancora le fondamenta di un sistema UC.

Messaggistica istantanea

La messaggistica istantanea ha cambiato il modo di effettuare le comunicazioni interne. La messaggistica istantanea è la capacità di ottenere risposte rapide alle domande. Anche quando i colleghi sono lontani dalla loro scrivania o in riunione, gli strumenti mobili ci danno quella capacità di comunicazione immediata senza dover trovare qualcuno che risponda al telefono. Il feedback immediato è una realtà.

Perché utilizzare la messaggistica istantanea nel sistema di comunicazioni unificate invece di sollevare il telefono e inviare messaggi di testo a qualcuno?

Perché allora si userebbe un altro dispositivo o si sta aprendo un'altra app. UC significa avere tutti i propri strumenti di comunicazione in un'unica app, tutto integrato in un unico flusso. Invece di alternare conversazioni e altre app tutto il giorno, UC consente di avere tutto in uno.

Messaggistica di gruppo

Portando la messaggistica istantanea un passo avanti, la messaggistica di gruppo consente la collaborazione con i team o gruppi interni. La parola chiave è collaborare. Con la messaggistica di gruppo si può inviare un messaggio a un intero team, invece di cercare di radunare tutti in una riunione.

La messaggistica di gruppo inoltre riduce i thread di posta elettronica ed offre anche la possibilità di collaborare e condividere documenti. I documenti possono essere allegati al feed, salvati nell'app di messaggistica e il team può tornare farvi riferimento in un secondo momento.

Conferenza audio

L'audioconferenza è la possibilità di avere più persone insieme in una telefonata vocale contemporaneamente. UC semplifica questa utilità inviando un collegamento Web su cui fare clic e partecipare alla chiamata direttamente. Quel collegamento può essere sincronizzato con il proprio calendario.

Collaborazione web

Con la collaborazione web si ha la possibilità di condividere il proprio schermo con altri. Ciò significa che si ha la possibilità di mostrare presentazioni. Si possono anche trasferire i controlli della presentazione e consentire ad altri di condividere il proprio schermo.

Videoconferenze

La funzionalità video è integrata nella piattaforma Unified Communications e la videoconferenza diviene molto più economica e semplice da attuare.

La videoconferenza è un eccellente strumento di leadership e comunicazione con team sparsi in tutto il mondo. I sistemi UC utilizzano uno strumento di videoconferenza come Zoom, WebEx, Gotomeeting, ecc.

Mobilità

Tutte le applicazioni sul desktop sono disponibili anche sul tablet e sul telefono. Questa è la semplicità di Unified Communications, in cui tutto è disponibile in una sola app. L'app UC installata sul mobile non consumerà la batteria né memoria.

Calendario

Le piattaforme di comunicazione unificata si integrano direttamente con il calendario. Da lì, si può fare clic per partecipare alle riunioni. Si può fare tutto in un'unica applicazione invece di tornare l proprio client di posta, fare clic sul link, quindi tornare all'app.

Presenza

La funzionalità di presenza dà la possibilità di vedere dove sono i colleghi, sia alla scrivania che fuori, al telefono o in vacanza. Le informazioni sullo stato di presenza aiutano a creare efficienza.

Reporting e analisi avanzate

I rapporti e le analisi avanzate disponibili nei sistemi di comunicazioni unificate offrono un'istantanea di ciò che sta accadendo nella propria azienda. Si può vedere quante chiamate stanno arrivando, quante chiamate vengono abbandonate e se le persone stanno rispondendo o ignorando le telefonate. Le analisi sono disponibili sia in tempo reale che storico. Si può vedere cosa sta succedendo ai propri call center, al sistema telefonico e ai singoli dipendenti.

Fax

Il fax è un'altra forma familiare di comunicazione utilizzata da molti anni. Le funzionalità fax sono integrate direttamente nella piattaforma Unified Communications, il che significa che non si avrà più bisogno di fax grandi e costosi. Tutto ciò che serve è disponibile nel sistema UC.

Registrazione delle chiamate

Le piattaforme di comunicazioni unificate consentono di effettuare registrazioni delle chiamate su richiesta e/o a tempo pieno. Le organizzazioni utilizzano la registrazione delle chiamate per garantire la soddisfazione del cliente e per scopi di formazione.

Sicurezza

I provider UC odierni hanno una sicurezza end-to-end molto avanzata. In breve, i sistemi UC sono piattaforme altamente sicure. UC è completamente crittografata end-to-end.

Risposta vocale interattiva (IVR)

IVR è quando il sistema telefonico chiede di: "Premere 1 per una directory. Premere 2 per fissare un appuntamento. Premere 3 per parlare con un operatore... " Con IVR si interagisce con il sistema telefonico effettuando una selezione e spostandosi nell'elenco delle opzioni.

Call Center/Contact Center

Con il sistema UC un operatore può parlare tramite diversi canali: può inviare e-mail, chattare attraverso il sito web o usare una chat vocale. Può inviare anche SMS. Il cliente potrebbe anche essere su Facebook Messenger e l’operatore vedrà la comunicazione di Messenger in coda, proprio come una chiamata o un SMS o qualsiasi altra cosa.

Per scegliere il sistema telefonico più adatto alla propria attività ed i relativi apparecchi hardware (telefoni, cuffie e altri accessori) bisogna prima individuare le esigenze specifiche:

1. Serve un sistema telefonico completo che includa telefoni fisici da scrivania o va bene un servizio di telefonia virtuale che si basa su dispositivi mobili?
2. Se servono telefoni da tavolo, che tipo di servizio si desidera?
3. Ci si sente a proprio agio con un sistema VoIP che funziona su Internet ed è fornito da una moltitudine di provider? Oppure si vuole utilizzare un servizio di telefonia fissa tradizionale, fornito da una compagnia telefonica locale o regionale?
4. Se si sceglie il VoIP, il sistema viene ospitato presso la propria azienda (on-premise) o tramite provider di servizi (basato su cloud)?

Rispondere a queste domande permette già di orientarsi sulla tipologia di impianto fonia/dati più opportuno.

Ma cosa rende ideale un sistema telefonico da ufficio?

In primo luogo, i migliori sistemi telefonici aziendali hanno una qualità audio chiara. Garantiscono inoltre che non si perda nessuna chiamata importante, che i chiamanti possano essere indirizzati rapidamente alla persona giusta e rendono anche più fluide le comunicazioni interne tra i dipendenti.

Una delle caratteristiche peculiari dei telefoni per ufficio multilinea è l’assistente di chiamata, ossia un servizio automatico di risposta e inoltro delle chiamate in entrata. Si tratta di un'opzione adatta ad una startup o ad una piccola azienda, che hanno un budget e necessità limitate e cercano un servizio che sia essenziale e senza problemi, a differenza del sistema PBX.

Quando l'attività e il personale crescono, l'azienda dovrebbe invece passare a più linee.

Per quanto riguarda gli svantaggi e i vantaggi di un sistema telefonico multilinea, si possono riepilogare come segue:

Vantaggi: è un’ottima opzione economica per un'attività nuova. Si possono aggiungere nuove linee una volta che l'azienda inizia a crescere. È facile da usare e mantenere.

Svantaggi: rispetto ad altri sistemi telefonici da ufficio, è meno flessibile. E’ complicato eseguire l'aggiornamento a un sistema basato su cloud.

Riguardo l’aspetto tecnico, invece, le funzionalità proprie dei telefoni multilinea sono:

• Messaggi vocali
• Connessione al computer, auricolari e fax
• Vivavoce
• Trasferimenti di chiamata, chiamata in attesa
• Composizione rapida e rubrica
• Conferenza e partecipazione di gruppo alle chiamate
• Possibilità di scegliere tra ricevitori cablati e cordless

I sistemi telefonici multilinea danno la possibilità di canalizzare più linee attraverso la stessa unità ed è un'opzione di base adatta alle piccole imprese.

Si faccia attenzione che le garanzie sull'attrezzatura non sono sempre incluse e possono avere un costo per numero di utenze.

Per quanto riguarda la telefonia per audio/video conferenze, la qualità dell’esperienza congressuale si riduce a più fattori oltre che al semplice servizio. L'hardware coinvolto in ogni fase del processo avrà un impatto importante sulla conferenza. Investire nell'hardware giusto significa fornire la migliore esperienza possibile, grazie ad un suono di qualità e video ben definiti.

L'utilizzo della giusta tecnologia è anche il modo migliore per sfruttare appieno il servizio che l’azienda sta pagando. Per investire nell'hardware adatto, sono comunque opportune alcune ricerche di base, in modo da capire cosa si sta acquistando e quali siano i requisiti specifici che devono essere soddisfatti per installare determinati apparati nel proprio luogo di lavoro.

Infine, quando si cercano opzioni innovative per i nuovi sistemi telefonici aziendali, è possibile anche consultare un partner UC affidabile, in modo da determinare l'opzione migliore per la propria organizzazione e se sia opportuno ospitare la piattaforma di comunicazioni unificate nel cloud o in sede.