Tutti i vantaggi nel passare all'E-Procurement

Metro di misura per gli uffici acquisti, il TCO (Total Cost of Ownership) è un indicatore che tiene conto dei costi diretti e indiretti di acquisizione o di proprietà. Ecco dunque che al prezzo di acquisto vanno aggiunti una serie di costi come quelli:

• indotto (imballaggio, trasporto, dogana...)
• di acquisizione (funzionamento dell’ufficio acquisti)
• di proprietà (gestione delle scorte, costo di ammortamento...)
• di manutenzione (assistenza, ricambi...)
• di utilizzo (funzionamento, servizi...)
• della “non qualità” (gestione delle non conformità, rispetto dei tempi...)
• di ritiro (riciclo, distruzione...).

Ebbene, con l’e-procurement, per gli utenti B2B i processi di acquisto risultano ampiamente facilitati. Ad esempio, analogamente alle esperienze di acquisto dei consumatori sui siti di e-commerce, sono disponibili delle intuitive funzionalità di ricerca, mentre i cataloghi dei fornitori possono essere consultati online in qualsiasi momento, poiché integrati nel sistema di e-procurement aziendale, o direttamente nella loro soluzione SAP o Oracle.

È inoltre comunemente riscontrato che l’automazione e la centralizzazione del processo di gestione delle spese consente di:

• ridurre i cicli di approvvigionamento del 50-70%
• ottenere una riduzione dei costi di elaborazione del 25-60%
• realizzare dei risparmi nell’approvvigionamento del 10% circa, soprattutto grazie alla razionalizzazione del numero di fornitori.

Ancora, l’e-procurement favorisce la diminuzione degli acquisti di utilità secondaria, che rappresentano tutti quei prodotti e servizi che non sono né strategici né ricorrenti per l’azienda. Come suggerisce la loro denominazione, questi acquisti spesso sfuggono alle maglie della rete e non sono pertanto sottoposti al controllo degli uffici acquisti. Tuttavia, possono comunque essere fonte di risparmi non trascurabili, dal momento che rappresentano circa il 5% delle spese dirette, ma possono riguardare fino al 60% del numero di ordini. Con l’e-sourcing, invece, il rischio di effettuare acquisti di tale classe è più contenuto, con gli ordini che possono essere effettuati esclusivamente presso fornitori qualificati nello strumento di e-procurement.

I tempi di ritorno dell’investimento di una soluzione di e-procurement sono inoltre molto brevi. Nell’arco di pochi mesi gli uffici acquisti possono constatarne i benefici e al di là del mero aspetto economico, e il risparmio di tempo per i diversi uffici coinvolti è quasi immediato, in particolare per l’ufficio contabilità.

Centralizzando tutti gli acquisti, l’e-procurement è anche in grado di fornire una migliore visibilità delle spese.

Il controllo e la gestione dei rischi vengono infatti ottimizzati e, una volta effettuato l’ordine, lo strumento consentirà di visualizzare la spedizione e lo stato dell’ordine fino al momento della consegna della merce e agli eventuali resi.

La tracciabilità degli ordini, associata a un processo di approvvigionamento chiaramente identificato, permette quindi di aumentare la conformità della fatturazione ed eliminando buona parte delle attività di elaborazione manuale, gli errori umani sono fortemente ridotti. In qualsiasi momento è inoltre possibile creare un report per monitorare gli acquisti, il loro stato, chi li ha effettuati e quando è stato effettuato l’ordine.

Infine, con la fatturazione elettronica, più rapida e affidabile rispetto alla fatturazione classica, l’e-procurement facilita la gestione finanziaria. Con il sistema contabile aziendale collegato alla soluzione di e-procurement, le fatture vengono direttamente inviate alla casella di posta elettronica dell’ufficio contabilità, dove è sottoponibile ad elaborazione automatica.

Intervento a cura di Sheena Donaldson, Supply Knowledge Manager del Chartered Institute of Procurement

L'introduzione dell'eProcurement nella propria organizzazione comporta una serie di vantaggi significativi: in primo luogo, fa risparmiare tempo ai dipendenti permettendo di ottimizzare l'utilizzo delle risorse umane, ridurre i costi generali del procurement e migliorare la redditività. Inoltre, offre una migliore tracciabilità dell'intera supply chain. Ancora, essere in grado di vedere esattamente cosa viene ordinato e quali sono i costi a colpo d'occhio aiuta a ridurre i tempi del processo di approvvigionamento per eseguire analisi e migliorare la rendicontazione, con un beneficio che diviene particolarmente importante per gli acquisti indiretti e il procurement MRO, dove spesso sono in gioco enormi volumi di ordini e un gran numero di fornitori e la visibilità offerta dall'eProcurement diventa un fattore d'importanza critica.

Allo stesso modo, l'e-Procurement aiuta a ridurre il rischio per l’azienda. La tracciabilità di tutti i prodotti e componenti ordinati permette infatti di risalire all'origine di ogni articolo e, grazie a un processo di controllo ben strutturato e parallelo al sistema di eProcurement, il rischio che prodotti contraffatti o non conformi possano entrare nel processo produttivo è notevolmente ridotto.

Conoscere la fonte dei prodotti e lavorare con fornitori disposti a fornire informazioni sulla conformità e la tracciabilità al sistema di e-Procurement è dunque un buon modo per facilitare la riduzione del rischio e avere una maggiore visibilità sui costi.

Quando si tratta di procurement MRO, i livelli di adozione dell'e-Procurement sono molto variabili tra settori e aziende. Chiaramente, vi è un costo associato alla creazione di questi sistemi e non tutti i fornitori supportano l'e-Procurement: pertanto, alcune spese possono rimanere analogiche, ma nella maggior parte dei casi vi sono vantaggi reali nel passare a un sistema di acquisto digitale, e tale passaggio può effettivamente aiutare le aziende a ridurre il numero dei fornitori con conseguente ottimizzazione dei costi e della produttività nel lungo periodo.

La chiave per promuovere internamente l'e-Procurement è identificare chiaramente i costi iniziali e i risparmi a lungo termine, affinché l'investimento in nuovi sistemi possa essere valutato come opportuno dal senior management. Al CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) vediamo che sempre più aziende stanno passando all'e-Procurement, sia per i benefici che offre alla loro attività, sia per migliorare la produttività e rimanere competitive rispetto ad aziende concorrenti che hanno già scelto di investire in questi sistemi.

Ciò premesso, quando si tratta di predisporre l'eProcurement, non esiste un'unica soluzione per tutti. La mia opinione è che di solito sia preferibile convertire l'intera organizzazione all'e-Procurement piuttosto che effettuare il passaggio per gradi nell'arco di alcuni anni.

Il rovescio della medaglia sta nel fatto che si possa creare molta confusione in azienda nelle fasi iniziali del processo di cambiamento. Le aziende hanno spesso bisogno di far coesistere i vecchi e i nuovi sistemi e la curva di apprendimento dei dipendenti può essere lunga.

Tuttavia, vale la pena di sopportare un dolore a breve termine per ottenere un vantaggio a lungo termine e se si riesce ad ottenere il consenso interno da parte di tutti coloro che useranno regolarmente il nuovo sistema, il processo sarà molto più agevole e in pochi mesi i benefici per il business saranno chiari.

Quando si investe in un particolare software o in una piattaforma di eProcurement, la scelta è specifica per ogni azienda. La cosa fondamentale è assicurarsi di ottenere la massima longevità dell'investimento, quindi è importante guardare alle proprie esigenze e scegliere una piattaforma che si adatti ai propri piani di approvvigionamento attuali e futuri.

Occorre inoltre accettare il fatto che la tecnologia si evolve velocemente e pertanto in futuro saranno necessari ulteriori investimenti, ma se, in primo luogo, adottate il giusto approccio, si disporrà di una migliore probabilità di massimizzare il ritorno sull'investimento e di ottenere i benefici dell'e-Procurement il più a lungo possibile.