Acquisti indiretti: il motore della strategia di acquisto

Essenziali per il funzionamento dell'azienda, troppo spesso gli acquisti indiretti (detti anche acquisti fuori produzione) sono considerati spese inevitabili e incomprimibili. "Questo preconcetto è legato al fatto che gli acquisti indiretti non sono codificati in modo definitivo da nessuna parte e, di conseguenza, rappresentano una zona grigia per l'azienda", spiega Marco Beltramo. La famiglia degli acquisti indiretti comprende due categorie principali. I contratti di noleggio a lungo termine per i veicoli professionali, il parco informatico e gli smartphone messi a disposizione dei collaboratori sono acquisti indiretti. Tuttavia, si distinguono per il fatto di essere chiaramente identificati nei processi di acquisto e di poter, quindi, essere oggetto di scelte e (se necessario) di ottimizzazioni periodiche. Ma, tra gli acquisti indiretti, ci sono anche quelli definiti di Classe C, il cui importo è di scarsa entità.

A differenza degli acquisti di Classe A (ritenuti strategici in quanto fanno parte del processo di produzione aziendale) e degli acquisti di Classe B (ricorrenti ma non legati alla produzione aziendale), raramente gli acquisti di Classe C sono oggetto di attento esame da parte delle direzioni acquisti. Eppure, si considera che gli acquisti indiretti di Classe C, con un valore medio per ordine inferiore a 500 €, costituiscano la maggior parte dei costi indiretti di un'organizzazione. Sebbene in media corrispondano complessivamente soltanto al 5% del volume degli acquisti, rappresentano tuttavia quasi il 60% del volume degli ordini e oltre l'80% del numero degli articoli ordinati. "Gli acquisti indiretti sono difficili da quantificare, ma costituiscono una vera e propria fonte di ottimizzazione per le direzioni acquisti", osserva Marco Beltramo.

Nel momento attuale, in cui tutte le aziende sono impegnate in un processo di ripresa economica dopo le recenti vicende internazionali, l'ottimizzazione degli acquisti indiretti è un'importante leva su cui agire. A questo scopo, è importante identificare accuratamente questi flussi. "Basandosi sui dati, si può arrivare a comprendere meglio la natura di questi acquisti e, insieme, a razionalizzarli", osserva Marco Beltramo. Sfruttare questi dati è più semplice se l'azienda ha digitalizzato i propri acquisti. "Gli acquisti di Classe C sono effettuati da vari soggetti interni all'azienda presso diversi fornitori e per diversi tipi di articoli", prosegue Marco Beltramo. "È necessario raccogliere i dati di tutti questi acquisti e riunirli in modo da poterli analizzare al meglio". L'identificazione delle fonti dei dati, la catalogazione delle informazioni e la centralizzazione all'interno di uno strumento di gestione degli acquisti sono le tre azioni prioritarie da intraprendere. Ma il digitale non è tutto! "Disporre delle giuste informazioni è fondamentale per mettere ordine nella politica degli acquisti indiretti e realizzare significative economie di scala", conclude Marco Beltramo, "ma non bisogna mai perdere di vista la soddisfazione dei clienti interni. Il benchmarking dei fornitori e dei partner resta una variabile essenziale per ogni buyer...".