Guida alle cuffie per telefoni da ufficio

Dal punto di vista funzionale e contestualmente all'argomento trattato in questa guida, i telefoni per ufficio oggi disponibili sul mercato si possono classificare in 3 categorie generali in base alle modalità con cui possono essere collegati ad una cuffia:

• La maggior parte dei vecchi telefoni, oltre ai telefoni più recenti basilari, richiede un amplificatore da collegare alla porta del ricevitore del telefono.
• I telefoni più recenti generalmente dispongono di una porta per cuffie modulare a cui collegarsi, solitamente situata nella parte inferiore del telefono.

Alcuni produttori hanno optato invece per un jack da 2.5 mm, posto sul lato del telefono, adibito a collegare le cuffie.

Nei paragrafi seguenti viene descritta ciascuna di queste tre modalità.

1. Amplificatori per cuffie telefoniche

Un amplificatore è un apparecchio che si trova tra le cuffie e il telefono. L'amplificatore si collega alla presa telefonica in cui è attualmente collegato il ricevitore del telefono. Il ricevitore si collega quindi all'amplificatore in modo che:

1. quando l'amplificatore è acceso, le cuffie siano attive
2. quando l'amplificatore è spento, il ricevitore è attivo.

Nei telefoni più vecchi è necessario rimuovere il ricevitore e posizionarlo sul lato del telefono per stabilire una chiamata.

Al termine, è necessario riagganciare il telefono per terminare la chiamata. Sebbene questo fatto possa rappresentare un fastidio, è proprio ciò che rende le cuffie compatibili con la maggior parte dei telefoni.

Il passaggio a un amplificatore o produttore diverso non cambierà il fatto che è necessario alzare e abbassare il ricevitore per ogni chiamata.

I telefoni più recenti hanno invece una porta per le cuffie a cui collegarsi e un pulsante "cuffia" (o pulsante "altoparlante") che consente la composizione delle chiamate con ricevitore agganciato, in modo da non doverlo rimuovere dall’apparecchio per ogni telefonata.

È sufficiente premere il pulsante "cuffie" (o il pulsante "altoparlante") o il pulsante della linea che squilla, per rispondere a una chiamata o per terminarla.

Gli amplificatori sono dotati di volume dell'altoparlante e di volume del microfono, impostazioni di compatibilità per un telefono specifico e un pulsante di disattivazione dell'audio.

Alimentazione di un amplificatore per cuffie

Per alimentare l'amplificatore servono batterie AA che durano in genere da sei mesi a due anni, a seconda dell'uso. Le cuffie emettono un segnale acustico nell'orecchio durante le chiamate quando le batterie sono scariche. In tal caso, si avranno a disposizione settimane per cambiarle, senza problemi di disconnettere nel frattempo una chiamata. È inoltre possibile acquistare un adattatore A/C opzionale per non dover acquistare batterie. Un’altra caratteristica di un amplificatore sono i suoi 2 cavi: uno che collega l'amplificatore al telefono e l'altro è un cavo a spirale che collega l'amplificatore alle cuffie utilizzando la connessione a disconnessione rapida.

Errori comuni nell’acquisto delle cuffie

Alcuni utenti che acquistano per la prima volta delle cuffie di livello commerciale, presumono che sia necessario comprare solo le cuffie, senza pensare ad amplificatori e cavi inferiori a scollegamento rapido. In questo caso, le cuffie non hanno nulla a cui collegarsi. Per connetterle al telefono, è invece necessario utilizzare anche un amplificatore o un cavo inferiore, a seconda del telefono in dotazione. I migliori marchi di amplificatori in commercio sono compatibili con la maggior parte dei telefoni a linea singola e multilinea e sono i dispositivi più comunemente utilizzati. Forniscono un interruttore di disattivazione dell'audio, la regolazione del volume dell'altoparlante e del microfono e offrono la massima qualità di chiamata possibile. Per verificare la compatibilità tra telefono per ufficio utilizzato e amplificatore, è opportuno controllare le specifiche del costruttore.

2. Collegamento diretto

Le cuffie non si collegano direttamente al telefono. È necessario un amplificatore per cuffie o un cavo di collegamento diretto al telefono che utilizzi un connettore modulare in plastica dura chiamato jack per cuffie RJ9 (o jack per cuffie RJ22).

Spine modulari

La presa o spina modulare può essere trasparente o color fumo.

Il jack RJ9 delle cuffie è più piccolo del jack telefonico RJ11 che si trova sul muro dell’ufficio o di casa. Inoltre, i segnali trasportati sui fili sono completamente diversi, quindi tagliare un connettore e sostituirlo con l'altro è inutile.

I cavi RJ9 trasportano l'audio, quindi permettono sia di parlare che di ascoltare i chiamanti. 

Il cavo RJ11 trasporta invece tensione: quindi il telefono squilla quando riceve un segnale, si possono avviare chiamate e si può ascoltare il chiamante. In sintesi:

Connettore per cuffie RJ9 = 4P4C che significa 4 posizioni, 4 conduttori utilizzati per collegare le porte delle cuffie e del microtelefono

Connettore per cuffie RJ22 = 4P4C che significa 4 posizioni, 4 conduttori utilizzati per collegare le porte delle cuffie e del microtelefono

Connettore per cuffie RJ11 = 6P4C che significa 6 posizioni, 4 conduttori utilizzati per telefoni e modem

Cavo di collegamento diretto

I telefoni più recenti consentono l'uso di un cavo Direct Connect (a connessione diretta) da collegare a una porta per cuffie. Questa è una soluzione meno costosa rispetto quella di un amplificatore, ma limita anche il volume e la qualità del suono.

Con un cavo Direct Connect, ci si affida al proprio telefono per fornire un volume adeguato agli altoparlanti e al microfono. Per circa il 60%-75% delle volte un cavo Direct Connect funzionerà in modo soddisfacente, mentre un amplificatore sarà soddisfacente il 100% delle volte, perché dispone di controlli per microfono e altoparlanti.

È importante controllare le specifiche tecniche del costruttore per verificare la compatibilità tra i dispositivi o per determinare se un cavo di collegamento diretto è un'opzione e quale sarebbe il migliore. Attualmente esistono una ventina di cavi diversi in commercio, tutti con diversi livelli di cablaggio e volume.

Cuffie telefoniche Voice-Tube

In un ambiente più silenzioso, un auricolare Voice-Tube funziona meglio, perché offre al chiamante una qualità audio più nitida e chiara. La maggior parte degli auricolari è disponibile sia nei modelli Noise-Cancelling che Voice-Tube, quindi si può basare la propria decisione di acquisto in base all’ambiente di lavoro, senza compromettere la qualità delle chiamate.

Se non si è certi del rumore di fondo, un semplice test consiste nel chiamare nell’ambiente in cui è previsto l’uso delle cuffie, e fare in modo che la persona dall'altra parte rimanga in silenzio mentre ascolti il rumore e le conversazioni in sottofondo.

Se si sente il rumore di fondo, allora è necessario ricorrere al Noise-Cancelling, altrimenti sarà sufficiente e più economico acquistare cuffie di tipo Voice-Tube che funzioneranno meglio anche in un ambiente più silenzioso.

Posizionamento e sostituzione del microfono Voice-Tube

E’ consigliabile posizionare sempre il microfono a circa mezzo centimetro dal bordo della bocca per ottenere i migliori risultati. Se si utilizza un modello Voice-Tube, si consiglia di sostituire il voice-tube ogni sei mesi per garantire la migliore qualità del suono possibile ai chiamanti. Questa è una buona regola pratica, ma dipende molto da quanto ci si prende cura delle proprie cuffie.

Ad esempio, se si mangia con indosso le cuffie, piccole particelle di cibo potranno depositarsi all'estremità del tubo, riducendo il volume della propria voce. Anche chi porta il trucco rischia di sporcare il voice-tube.

In questi scenari, potrebbe essere necessario sostituire il voice-tube più spesso di ogni sei mesi. Se non si mangia e non ci si trucca, le cuffie Voice-Tube possono durare per sempre, perché sono generalmente fatte di plastica e non hanno componenti elettronici che si possono rompere. Attenzione che la pulizia di queste cuffie raramente funziona e di solito si limita a comprimere ulteriormente l'ostruzione, riducendo maggiormente la voce.

Un auricolare con voice-tube è molto diverso da un auricolare con cancellazione del rumore. La differenza più significativa, ovviamente, è che un voice-tube non cancella alcun rumore di fondo. Se utilizzato in un ambiente rumoroso, il chiamante all'altro capo della linea può sentire tutto in sottofondo.

Vantaggi delle cuffie a voice-tube

Il primo vantaggio dei tubi vocali, o voice tube, nelle cuffie è la sicurezza. Molte persone infatti per avere le mani libere tengono la cornetta tra collo e spalla e sebbene questo possa funzionare bene per un po', a lungo andare potrebbe provocare dei problemi di salute.Il secondo vantaggio è l'adattabilità: con una cuffia a cancellazione del rumore, il microfono è posizionato all'estremità del tubo flessibile mentre con un voice-tube, il microfono è situato all'interno della cuffia stessa.

Il voice-tube è cavo, consentendo alla voce di essere trasportata nel tubo e nel microfono. Per questo motivo e per il fatto che il voice-tube è rimovibile, persone diverse in un ufficio possono usare le stesse cuffie. Per evitare problemi igienici, si può posizionare il proprio voice-tube sull'auricolare.

Per quanto riguarda il colore, la maggior parte degli auricolari è disponibile in pochi semplici colori, come nero, grigio o argento. Con le cuffie a voice-tube, invece, si può scegliere tra una varietà di colori diversi. Ciò è utile per poter identificare rapidamente le proprie cuffie in un ambiente di lavoro condiviso.

Un ulteriore vantaggio è la sostituzione: se il tubo di una cuffia con cancellazione del rumore si rompe, molto probabilmente sarà necessario sostituire l'intera cuffia. Un voice-tube invece, sebbene possa ostruirsi o danneggiarsi nel tempo, è costituito da una parte separata dell'auricolare e può essere facilmente sostituito da solo.

Cuffie Over-the-Head e cuffie Over-the-Ear

Quando si sceglie una cuffia in base a come si possa adattare al capo (e quindi all’ergonomia), oltre alla propria preferenza personale è importante considerare anche l'ambiente di utilizzo.

Se l’ambiente è rumoroso, una cuffia con cuscinetti auricolari, o cuffia over-the-head, di dimensioni standard funziona meglio perché il cuscinetto contro l'orecchio aiuta ad attutire il rumore intorno. In ambienti estremamente rumorosi, è bene invece coprire entrambe le orecchie.

Si deve anche considerare la tipologia di interazione con i colleghi: se si ha bisogno di parlare o ascoltare cosa sta succedendo in ufficio, è meglio un monoauricolare (cuffia monofonica) o over-the-ear, che lascia un orecchio scoperto.

Se invece ci si deve concentrare completamente sul chiamante, la cuffia che copre entrambe le orecchie (biauricolare) è migliore perché blocca i rumori circostanti. Le cuffie over-the-ear sono molto più piccole, più leggere e più discrete delle cuffie over-the-head. È qui che le proprie preferenze personali entrano in gioco nella scelta.

Cuffie telefoniche e Indossabilità Sinistra o Destra

Le cuffie non sono specifiche per l'orecchio: funzionano allo stesso modo sia a sinistra che a destra. Le cuffie biauricolari, ossia che hanno entrambe le orecchie coperte, possono essere indossate con il microfono su entrambe le orecchie.

Cuffie convertibili

Se si è ancora indecisi su quale cuffia acquistare o non si ha sufficiente conoscenza degli apparecchi disponibili in commercio, una valida soluzione sarebbe prendere in considerazione un modello convertibile.

Una cuffia convertibile (multiple options) ha la caratteristica di poter essere indossata in modi diversi e permette, quindi, di ottenere una vestibilità perfetta. Un modello convertibile è utile anche in un ufficio, dove le persone possono condividerle con diverse preferenze di utilizzo.

Accessori per cuffie telefoniche cablate

Per le cuffie cablate, esistono alcuni accessori molto utili.I primi sono i cuscinetti auricolari in similpelle che si adattano velocemente al capo senza aggrovigliarsi tra i capelli; esistono anche cuscinetti in schiuma standard ma hanno la tendenza ad aggrovigliarsi sui capelli più lunghi.

Un altro accessorio è un cavo a Y (Y-cord ) ideale per la formazione del personale in ufficio (training) perché consente di ascoltare le chiamate e nel contempo prenderle in carico quando necessario. I cavi a Y non supportano l'utilizzo del microfono ma possono essere ottimi per le cuffie. Sono costituiti da una spina maschio da 3.55 mm che supporta qualsiasi smartphone o computer e viene quindi diviso a forma di Y in due porte femmina.

Infine, è utile utilizzare una prolunga per quando si ha bisogno di avere più portata e non si desidera passare al wireless.

Si si desidera usare una cuffia wireless, è importante sapere che sul telefono da ufficio si trovano due porte specifiche a cui collegarla.

Il modo più diffuso è collegare la base/caricatore wireless alla porta del telefono.

Molti telefoni più recenti dispongono tuttavia di una porta per cuffie modulare, solitamente situata nella parte inferiore del telefono, a cui collegare la base/caricatore wireless.

Innanzitutto è necessario collegare le cuffie wireless alla porta specifica del proprio telefono. Le istruzioni fornite dal costruttore forniranno tutti i dettagli.

Per far funzionare le cuffie wireless, bisogna premere il pulsante sul lato dell'auricolare, noto come pulsante di controllo chiamate. Successivamente, si solleva il ricevitore e lo si posiziona sul lato del telefono. Questo permette il collegamento con il chiamante e fornisce anche un segnale di linea che indica la possibilità di iniziare a comporre un numero telefonico.

Una volta stabilita una chiamata, si ha la libertà di spostarsi per l’ufficio mentre si parla.

Al termine della chiamata, si ripone il ricevitore sulla base e si preme il pulsante di controllo delle chiamate per spegnere l'auricolare.

Alcuni utenti preferiscono lasciare sempre le cuffie accese per semplificare la procedura, ma è bene assicurarsi che la durata della batteria sia sufficiente a tenere sempre le cuffie accese. Inoltre è bene sapere che:

• La distanza minima consigliata tra il telefono fisso

  e la base è di 15 cm circa.

• La distanza minima consigliata tra la base e il computer è di circa 30 cm.

• Una posizione errata può causare rumori e problemi di interferenza.

Da cosa sono costituite le cuffie wireless?

Una soluzione wireless di livello commerciale si acquista come sistema completo in cui sono inclusi: base/caricatore, auricolare, adattatore di alimentazione CA.

La base/caricatore controlla la compatibilità, il volume del microfono, il volume dell'altoparlante e funge anche da caricatore quando le cuffie non sono in uso. Delle luci LED sulla base indicano lo stato dell’alimentazione, la ricarica e altre funzionalità. Facoltativamente, si può comprare un dispositivo di sollevamento del telefono (handset lifter) che solleva e abbassa il ricevitore del telefono, simulando la risposta a una chiamata.

E’ anche possibile acquistare a parte un cavo EHS (Electronic Hookswitch Cable) per rispondere e terminare le chiamate in remoto.

Cos'è il sistema EHS?

EHS significa Electronic Hook Switch ed è un sistema che permette di fare lo sgancio e l’aggancio delle chiamate elettronicamente. Questa soluzione richiede un cavo apposito (EHS) connesso alla base di una cuffia di tipo wireless e ad un telefono fisso da ufficio.

In questo modo, proprio dalle cuffie è possibile controllare elettronicamente l’inizio o la fine di una chiamata (gancio/sgancio), proprio come un interruttore, e non è più necessario alzare o abbassare in modo meccanico la cornetta telefonica.

Le case costruttrici di telefonia, impiegano cavi che adottano diversi protocolli di comunicazione poichè non c’è uno standard a cui tutti possono uniformarsi. E’ quindi importante verificare la compatibilità del proprio telefono fisso con l’interruttore EHS e se serve un adattatore specifico per poter attivare questa funzione.

Esistono molte altre tipologie di cuffie che si possono utilizzare in ambienti di lavoro a seconda delle applicazioni desiderate. Si possono citare le cuffie per centralini VoIP, quelle per video/audio conferenza, le cuffie per PC e le cuffie per telefoni cellulari. Tali dispositivi non sono oggetto di questa guida ma verranno trattati in altri articoli di questo sito web.

La varietà di modelli e tipologie di cuffie per telefoni da ufficio presenti in commercio permette di trovare facilmente il dispositivo adatto alle proprie esigenze di lavoro. E’ però importante considerare l’applicazione delle cuffie: l’ambiente in cui andranno ad operare e cosa dovranno fare.

La scelta migliore è quella che permette di connettere facilmente le cuffie al telefono in dotazione, consultando prima le specifiche tecniche del fabbricante per verificarne requisiti e compatibilità.

Un altro fattore da considerare è la facilità di utilizzo, ossia la presenza di tutte quelle funzionalità che permettono di rendere il lavoro più efficiente, come ad esempio l’ergonomia, la portabilità, il wireless, la durata delle eventuali batterie, i cuscinetti in similpelle per la protezione dal rumore ambientale o ancora la possibilità di lasciare un orecchio libero in caso si debba comunicare spesso con i colleghi di lavoro nell’ufficio.