Gestione del rischio negli acquisti di MRO

In questo modo sarà possibile aumentare il livello di protezione rispetto alle misure già in uso per gestire i rischi identificati prima della pandemia. Tra questi rischi rientrano le catene di approvvigionamento sempre più complesse, l’impatto del cambiamento climatico, le incertezze geopolitiche, la crescente minaccia di attacchi informatici e una miriade di altre incognite che erano già sul radar dei professionisti degli acquisti di MRO.

Secondo McKinsey, gli shock non economici stanno diventando più frequenti e tendono ad avere un impatto maggiore sui costi e sulle prestazioni delle catene di approvvigionamento, andando ad aggiungersi alla necessità di una robusta pianificazione del risk management che, dopo la pandemia, è tornato ad essere una priorità.

Helen Alder, Head of Knowledge presso il Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), sostiene che in alcune organizzazioni, prima della pandemia, la gestione del rischio si limitasse essenzialmente alla compilazione di un registro che nessuno – top management compreso – prendeva in considerazione.

“La mia impressione è che, nella maggior parte delle aziende, vi sia un registro per la gestione dei rischi che viene compilato da alcune persone, solitamente i capireparto,” dichiara Alder, “e che questi rischi vengano poi trasmessi al top management per l’identificazione delle minacce più serie.”

Considerando tuttavia l’insieme dei settori, il rapporto di McKinsey Risk, resilience, and rebalancing in global value chains indica che le interruzioni della supply chain della durata di un mese o superiore si verificano mediamente ogni 3,7 anni. Questo fatto, da solo, è un motivo sufficiente per ripensare al modo in cui i fattori di rischio vengono valutati e mitigati.

Le strategie di mitigazione dei rischi per una supply chain di successo prevedono la valutazione e l'identificazione dei rischi esistenti e la loro classificazione per priorità secondo criteri di probabilità e di impatto, osserva il CIPS. I profili di rischio devono essere riesaminati periodicamente e occorre adottare misure adeguate per evitare possibili esposizioni. Serve un efficace processo di due diligence che accerti la qualità e la sostenibilità dei fornitori, ma questi compiti non dovrebbero spettare esclusivamente al team di procurement.

La gestione del rischio deve essere un problema condiviso, spiega Alder. È indispensabile che tutti diano il proprio contributo, perché spesso sono i team operativi che dispongono di un budget ad accorgersi di forme di rischio che gli altri non possono vedere.

“Dobbiamo trovare il modo di intercettare alcune conversazioni e altri aspetti di ciò che accade in azienda che forse in passato sono stati trascurati,” afferma.

Diego Comella, Managing Director di RS Italia, concorda sull’importanza di una comunicazione efficace. In particolare, ritiene che sia cruciale instaurare solide relazioni con i fornitori per mitigare i rischi che potrebbero emergere in futuro.

“Se ben coltivate, quelle relazioni permettono di dialogare con franchezza e di agire in modo collaborativo per mitigare l’impatto dei rischi nella supply chain,” sostiene Comella. “Occorre creare un rapporto basato sulla trasparenza. I problemi nella supply chain devono essere affrontati insieme. E questo è un punto che ancora fatica a entrare nel nostro modo di pensare e di operare.”

Secondo il rapporto Supplier Relationship Management di PricewaterhouseCoopers, la capacità di trasformare le relazioni con i fornitori in partnership strategiche è di grande utilità per promuovere il vantaggio competitivo. Rafforzando la gestione delle relazioni con i fornitori e orientandole alla crescita congiunta e alla creazione di valore, è possibile migliorare l’affidabilità delle forniture, gestire i rischi di approvvigionamento e garantire un sourcing sostenibile. E benché questo non impedisca il verificarsi di eventi come la pandemia, crea condizioni migliori perché i team di procurement possano affrontarne le ricadute.

Le interruzioni della supply chain generate dalla pandemia rappresentano un ottimo insegnamento per capire come i rischi possano materializzarsi apparentemente dal nulla. Oltre disagi dovuti ai lockdown e alle misure di distanziamento sociale, la pandemia ha creato ulteriori problematiche, come l’aumento delle frodi nella catena di approvvigionamento − in particolare per le forniture di DPI − e la tendenza ad accorciare le filiere per rifornirsi maggiormente presso aziende locali.

Questo sottolinea la necessità di considerare forme di rischio che, per quanto appaiano improbabili, potrebbero avere un impatto enorme sul business.

“Abbiamo capito che servono piani molto ben congegnati e corredati da possibili azioni di mitigazione, anche per gli eventi che appaiono rari o altamente improbabili,” dichiara Comella, con riferimento all’impatto della pandemia.

La cultura aziendale è un elemento fondamentale per affrontare la gestione del rischio nel modo corretto, sostiene Alder. Occorre che ognuno, all’interno dell’organizzazione, si senta autorizzato a parlare quando vede un rischio all’orizzonte.

“Deve esistere la consapevolezza che la gestione e la segnalazione dei rischi sono responsabilità di tutti,” afferma. “Probabilmente, in gran parte delle aziende ci sono persone che sanno che qualcosa sta accadendo ma non pensano che spetti a loro segnalarlo, oppure si sentono a disagio a dire qualcosa perché non esiste un vero meccanismo per farlo.”

È anche importante che i team di procurement conducano le proprie ricerche per studiare i mutamenti di tendenza nei mercati in cui opera la loro azienda. La crescente importanza che stanno assumendo le tematiche ambientali, sociali e di governance (ESG) dimostra quanto sia essenziale identificare i rischi di portata generale che possono incidere direttamente sul procurement.

Secondo Diego Comella la tecnologia e i dati sono fattori determinanti perché i responsabili del procurement possano farsi un’idea chiara sullo scenario dei rischi a cui sono esposti. La sua raccomandazione è quella di usare le ricerche di mercato per comprendere meglio i rischi da affrontare.

“Una delle sfide principali con cui devono confrontarsi tutti i team di procurement, particolarmente evidenziata dalla pandemia, riguarda i dati che vengono acquisiti e la qualità delle fonti di informazioni,” sostiene. “Stanno emergendo fonti più credibili per i dati sui rischi e le analisi dei trend, che permettono ai team di procurement di dedicarsi in modo più mirato all’organizzazione e alla corretta gestione delle risposte.

“Immagino un futuro con un maggior numero di negoziazioni basate sulla tecnologia, business review trimestrali e incontri con i fornitori per la valutazione delle performance.”

Se qualcuno pensava ancora che la gestione del rischio fosse un semplice esercizio burocratico, la pandemia di COVID-19 ha certamente confutato questa idea. Solo affrontando i rischi noti e mettendo in atto strategie di mitigazione efficaci possiamo evitare il ripetersi del caos nella catena di approvvigionamento. E questo significa coinvolgere tutte le persone che operano in azienda, perché a volte sono proprio i più giovani e inesperti a capire meglio ciò che ci aspetta dietro l’angolo.