La chiave per promuovere internamente l'eProcurement è identificare chiaramente i costi iniziali e i risparmi a lungo termine, affinché l'investimento in nuovi sistemi possa essere valutato come opportuno dal senior management. Al CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) vediamo che sempre più aziende stanno passando all'eProcurement, in parte per i benefici che offre alla loro attività, ma anche per migliorare la produttività e rimanere competitive rispetto ad aziende concorrenti che hanno già scelto di investire in questi sistemi.
Quando si tratta di predisporre l'eProcurement, non esiste un'unica soluzione per tutti. La mia opinione è che di solito sia preferibile convertire l'intera organizzazione all'eProcurement piuttosto che effettuare il passaggio per gradi nell'arco di alcuni anni.
Il rovescio della medaglia sta nel fatto che si possa creare molta confusione in azienda nelle fasi iniziali del processo di cambiamento. Le aziende hanno spesso bisogno di far coesistere i vecchi e i nuovi sistemi e la curva di apprendimento dei dipendenti può essere lunga.
Tuttavia, vale la pena di sopportare un dolore a breve termine per ottenere un vantaggio a lungo termine e se si riesce ad ottenere il consenso interno da parte di tutti coloro che useranno regolarmente il nuovo sistema, il processo sarà molto più agevole e in pochi mesi i benefici per il business saranno chiari.
Quando si investe in un particolare software o in una piattaforma di eProcurement, la scelta è specifica per ogni azienda. La cosa fondamentale è assicurarsi di ottenere la massima longevità dell'investimento, quindi è importante guardare alle proprie esigenze e scegliere una piattaforma che si adatti ai propri piani di approvvigionamento attuali e futuri.
Occorre inoltre accettare il fatto che la tecnologia si evolve velocemente e pertanto in futuro saranno necessari ulteriori investimenti, ma se, in primo luogo, adottate il giusto approccio, avrete una migliore probabilità di massimizzare il ritorno sull'investimento e di ottenere i benefici dell'eProcurement il più a lungo possibile.