Metro di misura per gli uffici acquisti, il TCO (Total Cost of Ownership) è un indicatore che tiene conto dei costi diretti e indiretti di acquisizione o di proprietà. Ecco dunque che al prezzo di acquisto vanno aggiunti una serie di costi come quelli:
- indotto (imballaggio, trasporto, dogana...)
- di acquisizione (funzionamento dell’ufficio acquisti)
- di proprietà (gestione delle scorte, costo di ammortamento...)
- di manutenzione (assistenza, ricambi...)
- di utilizzo (funzionamento, servizi...)
- della “non qualità” (gestione delle non conformità, rispetto dei tempi...)
- di ritiro (riciclo, distruzione...).
Ebbene, con l’e-procurement, per gli utenti B2B i processi di acquisto risultano ampiamente facilitati. Ad esempio, analogamente alle esperienze di acquisto dei consumatori sui siti di e-commerce, sono disponibili delle intuitive funzionalità di ricerca, mentre i cataloghi dei fornitori possono essere consultati online in qualsiasi momento, poiché integrati nel sistema di e-procurement aziendale, o direttamente nella loro soluzione SAP o Oracle.
È inoltre comunemente riscontrato che l’automazione e la centralizzazione del processo di gestione delle spese consente di:
- ridurre i cicli di approvvigionamento del 50-70%
- ottenere una riduzione dei costi di elaborazione del 25-60%
- realizzare dei risparmi nell’approvvigionamento del 10% circa, soprattutto grazie alla razionalizzazione del numero di fornitori.
Ancora, l’e-procurement favorisce la diminuzione degli acquisti di utilità secondaria, che rappresentano tutti quei prodotti e servizi che non sono né strategici né ricorrenti per l’azienda. Come suggerisce la loro denominazione, questi acquisti spesso sfuggono alle maglie della rete e non sono pertanto sottoposti al controllo degli uffici acquisti. Tuttavia, possono comunque essere fonte di risparmi non trascurabili, dal momento che rappresentano circa il 5% delle spese dirette, ma possono riguardare fino al 60% del numero di ordini. Con l’e-sourcing, invece, il rischio di effettuare acquisti di tale classe è più contenuto, con gli ordini che possono essere effettuati esclusivamente presso fornitori qualificati nello strumento di e-procurement.
I tempi di ritorno dell’investimento di una soluzione di e-procurement sono inoltre molto brevi. Nell’arco di pochi mesi gli uffici acquisti possono constatarne i benefici e al di là del mero aspetto economico, e il risparmio di tempo per i diversi uffici coinvolti è quasi immediato, in particolare per l’ufficio contabilità.