Tutti i vantaggi nel passare all'E-Procurement

Sheena Donaldson, Supply Knowledge Manager del Chartered Institute of Procurement, spiega perché l'eProcurement vale l'investimento iniziale

L'introduzione dell'eProcurement nella vostra organizzazione comporta una serie di vantaggi significativi: in primo luogo, fa risparmiare tempo ai dipendenti permettendovi di ottimizzare l'utilizzo delle risorse umane, ridurre i costi generali del procurement e migliorare la redditività.Inoltre, l’eProcurement vi offre una migliore tracciabilità dell'intera supply chain. E ancora, essere in grado di vedere esattamente cosa viene ordinato e quali sono i costi a colpo d'occhio aiuta a ridurre i tempi del processo di approvvigionamento per eseguire analisi e migliorare la rendicontazione. Questo è particolarmente importante per gli acquisti indiretti e il procurement MRO, dove spesso sono in gioco enormi volumi di ordini e un gran numero di fornitori e la visibilità offerta dall'eProcurement diventa un fattore d'importanza critica.

Allo stesso modo, l'eProcurement aiuta a ridurre il rischio per la vostra azienda. La tracciabilità di tutti i prodotti e componenti ordinati vi permette di risalire all'origine di ogni articolo e, grazie a un processo di controllo ben strutturato e parallelo al sistema di eProcurement, il rischio che prodotti contraffatti o non conformi possano entrare nel vostro processo produttivo è notevolmente ridotto. Conoscere la fonte dei vostri prodotti e lavorare con fornitori disposti a fornire informazioni sulla conformità e la tracciabilità al vostro sistema di eProcurement è un buon modo per facilitare la riduzione del rischio e avere una maggiore visibilità sui costi.

Quando si tratta di procurement MRO (leggi anche: MRO a prova di futuro con la tecnologia digitale), i livelli di adozione dell'eProcurement sono molto variabili tra settori e aziende. Chiaramente, vi è un costo associato alla creazione di questi sistemi e non tutti i fornitori supportano l'eProcurement. Pertanto alcune spese possono rimanere analogiche, ma nella maggior parte dei casi vi sono vantaggi reali nel passare a un sistema di acquisto digitale, e tale passaggio può effettivamente aiutare le aziende a ridurre il numero dei fornitori con conseguente ottimizzazione dei costi e della produttività nel lungo periodo.

La chiave per promuovere internamente l'eProcurement è identificare chiaramente i costi iniziali e i risparmi a lungo termine, affinché l'investimento in nuovi sistemi possa essere valutato come opportuno dal senior management. Al CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) vediamo che sempre più aziende stanno passando all'eProcurement, in parte per i benefici che offre alla loro attività, ma anche per migliorare la produttività e rimanere competitive rispetto ad aziende concorrenti che hanno già scelto di investire in questi sistemi.

Quando si tratta di predisporre l'eProcurement, non esiste un'unica soluzione per tutti. La mia opinione è che di solito sia preferibile convertire l'intera organizzazione all'eProcurement piuttosto che effettuare il passaggio per gradi nell'arco di alcuni anni.

Il rovescio della medaglia sta nel fatto che si possa creare molta confusione in azienda nelle fasi iniziali del processo di cambiamento. Le aziende hanno spesso bisogno di far coesistere i vecchi e i nuovi sistemi e la curva di apprendimento dei dipendenti può essere lunga.

Tuttavia, vale la pena di sopportare un dolore a breve termine per ottenere un vantaggio a lungo termine e se si riesce ad ottenere il consenso interno da parte di tutti coloro che useranno regolarmente il nuovo sistema, il processo sarà molto più agevole e in pochi mesi i benefici per il business saranno chiari.

Quando si investe in un particolare software o in una piattaforma di eProcurement, la scelta è specifica per ogni azienda. La cosa fondamentale è assicurarsi di ottenere la massima longevità dell'investimento, quindi è importante guardare alle proprie esigenze e scegliere una piattaforma che si adatti ai propri piani di approvvigionamento attuali e futuri.

Occorre inoltre accettare il fatto che la tecnologia si evolve velocemente e pertanto in futuro saranno necessari ulteriori investimenti, ma se, in primo luogo, adottate il giusto approccio, avrete una migliore probabilità di massimizzare il ritorno sull'investimento e di ottenere i benefici dell'eProcurement il più a lungo possibile.