Digitalizzazione degli acquisti: come accompagnare la transizione

Tra gli errori che vengono commessi più di frequente nella gestione del cambiamento (e questa osservazione non riguarda solo la digitalizzazione degli acquisti!), vi è quello di limitare la formazione all'utilizzo di uno strumento.

Le sfide poste dalla trasformazione degli acquisti mediante soluzioni digitali vanno tuttavia ben oltre la semplice indicazione operativa. Ed ecco dunque che per una gestione efficace del cambiamento, è indispensabile ottenere il pieno coinvolgimento degli utenti.

A questo scopo, prima di descrivere le operazioni o le procedure, è sicuramente più utile dimostrare con i fatti quali siano i benefici per gli utenti stessi.

Per facilitare l'adozione di una soluzione di e-procurement o l'utilizzo di un catalogo online, è fondamentale sensibilizzare gli utenti sui vantaggi immediati che potranno ricavare nella quotidianità.

Occorre pertanto condividere come queste soluzioni contribuiscano a limitare il rischio di errori negli acquisti, facilitare il ciclo di validazione degli approvvigionamenti, evitare quanto più possibile il reinserimento dei dati durante l'effettuazione o la preparazione di un ordine, disporre di una visibilità a 360° sulla gestione degli acquisti.

Insomma, prima ancora di parlare della soluzione stessa e del suo utilizzo, cercate di sensibilizzare gli utenti e mettete in evidenza i numerosi vantaggi che ne derivano!

Posto che la formazione sull’uso degli strumenti tecnici è essenziale, che misurare e mantenere il coinvolgimento di tutti i team è indispensabile per il successo del progetto, e che poter contare sull'appoggio incondizionato dei responsabili è uno degli ingredienti fondamentali della trasformazione degli acquisti, esiste tuttavia un'altra condizione imprescindibile: la partnership.

"Per snellire e accelerare la digitalizzazione degli acquisti, le aziende devono poter contare sul supporto di partner che le assistano nell'adozione delle soluzioni – dichiara infatti Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia – Ecco perché in RS abbiamo sviluppato degli strumenti per supportare le aziende e facilitare l'adozione dei nostri servizi e-business".

Sia che optiate per un catalogo online o per una soluzione di e-procurement, vi troverete sistematicamente di fronte alla necessità di supportare il cambiamento. Oltre a tutti gli sforzi di comunicazione, sensibilizzazione e formazione che potrete attuare, ricordate di incoraggiare i team. In che modo?

In primo luogo, fissate degli obiettivi progressivi da raggiungere. Più procederete per step adottando una logica di Quick Wins e più riuscirete a incoraggiare i collaboratori più motivati, fornendo allo stesso tempo un sostegno misurato a quelli più restii ad accettare la trasformazione.

Ora che abbiamo inquadrato correttamente il tema, possiamo compiere un ulteriore sforzo per cercare di comprendere come effettuare una corretta digitalizzazione degli acquisti.

Per capirlo in modo più consapevole, abbiamo schematizzato di seguito i 5 passi fondamentali per riuscirci senza indugio.

Mappare il processo degli acquisti

Per sapere dove si vuole arrivare, occorre sapere da dove si parte. Ecco perché il primo passo lungo il percorso della digitalizzazione degli acquisti consiste nel fare il punto sulle proprie pratiche attuali: chi acquista, per quale importo, per quale scopo e da chi?

Si tratta di alcune semplici ma fondamentali domande iniziali, che consigliamo di porre il prima possibile al fine di identificare sia la soluzione da implementare, sia i soggetti da coinvolgere nel progetto.

Peraltro, è sempre in questa fase iniziale di analisi che dovrebbero trovare spazio le valutazioni sulle motivazioni che inducono ad avviare il processo di digitalizzazione degli acquisti. Tra i principali spunti che potrebbero indurre verso questo cambiamento potrebbero esserci:

• riduzione delle interruzioni di approvvigionamento
• ottimizzazione delle tempistiche
• miglioramento della gestione dei sospesi
• ampliamento del portafoglio fornitori
• garanzia di continuità degli acquisti, anche in caso di collaboratori che si assentano o che lasciano l’azienda.

Qualificare i fornitori

Passare da un ciclo di acquisto tradizionale a un modello 100% digitale in pochi giorni può destabilizzare l’azienda. Per essere efficaci e pertinenti è invece più opportuno avviare il progetto di e-procurement con alcuni fornitori pilota, volontari e partecipi al proprio fianco in questa trasformazione.

Agendo in veste di partner nella trasformazione digitale, questi operatori aiuteranno a valutare e adattare in tempo reale i processi predisposti.

Ridefinire i processi di validazione

L’e-procurement si basa su una strategia precisa: sapere chi può acquistare cosa e a che prezzo costituisce la struttura dell’equazione da risolvere, impegnandosi a eliminare gli attriti in tutte le fasi, e sapere chi potrà o dovrà validare o meno un ordine internamente.

Ridefinendo con precisione il processo di validazione, i benefici in termini di risparmio di tempo non mancheranno a manifestarsi.

Ripensare le relazioni con i fornitori

L’e-procurement si basa su un principio fondamentale: l’interconnessione tra il fornitore e il cliente, in un rapporto che dovrebbe facilitare gli scambi di informazioni rendendoli più rapidi ed efficaci.

Gli scambi di dati standardizzati possono d’altronde limitare gli errori e rafforzare il legame di fiducia tra il cliente e il fornitore: con l’e-procurement i fornitori diventano un’estensione naturale dell’attività, i cui confini si sfumano grazie alla presenza di processi standardizzati che rendono più fluide le interazioni. In questo contesto, il concetto di fiducia assume un ruolo centrale.

Misurare, adattare e valutare

Nessuna azienda decide di digitalizzare gli acquisti per il puro piacere di accettare una sfida o seguire una tendenza passeggera: considerato che l’ottimizzazione dei processi di acquisto costituisce una delle leve essenziali della propria crescita economica, occorre agire con rigore.

Dunque, dopo aver implementato la soluzione di e-procurement, è necessario controllare scrupolosamente l’evoluzione di alcuni dei principali indicatori: costo medio degli ordini, tempo medio di elaborazione di un ordine, riduzione dei costi, numero di controversie sono solamente alcune delle variabili che consentiranno di identificare possibili aree di progressione e cercare di migliorare costantemente il ROI del progetto.

Come abbiamo visto, la digitalizzazione degli acquisti può condurre le aziende a conseguire numerosi benefici, assicurando una migliore performance e una maggiore flessibilità. La possibilità di uniformare e automatizzare le diverse attività migliora l’intero processo di acquisto, che risulta inoltre più facilmente adattabile al nuovo contesto socioeconomico.

Ma come cambia il processo di acquisto da tradizionale a digitale? Valutiamolo con un esempio.

Esempio di processo di acquisto tradizionale

Prima della digitalizzazione, il ciclo di acquisto risultava essere particolarmente lungo e complicato.

L’iter più comune poteva cominciare con il ruolo di un tecnico, che sceglieva i prodotti su un catalogo cartaceo o digitale. Successivamente, emetteva e stampava una richiesta di autorizzazione o la spediva per e-mail al suo superiore. A quel punto, una volta concessa l’autorizzazione, la richiesta veniva indirizzata all’ufficio approvvigionamento, che verificava il prezzo prima di generare l’ordine di acquisto.

A sua volta, l’ordine doveva essere firmato dal responsabile degli acquisti, per poi essere inviato per posta elettronica al fornitore. Infine, dopo la consegna, occorreva verificare che la fattura corrispondesse correttamente all’ordine di acquisto: passaggi che causavano perdite di tempo ed erano fonte di numerosi errori.

Esempio di processo di acquisto digitale

Le cose cambiano, evidentemente, ricorrendo a un processo di acquisto digitale. In questo caso, una volta selezionati i fornitori, non si dovrà far altro che creare un catalogo personalizzato contenente i prodotti e i servizi accompagnati da un’accurata descrizione, dalle caratteristiche ai prezzi, dai tempi di consegna alle condizioni commerciali pattuite.

A quel punto l’utente che si è previamente identificato può contrassegnare i prodotti e le quantità desiderate. Gli ordini di acquisto verranno generati automaticamente secondo un processo di approvazione definito internamente. Sul loro portale dedicato, i fornitori possono successivamente caricare le loro fatture. Infine, gli strumenti di acquisizione o delle intelligenze artificiali effettuano la riconciliazione tra le fatture e gli ordini di acquisto.