Ora che abbiamo inquadrato correttamente il tema, possiamo compiere un ulteriore sforzo per cercare di comprendere come effettuare una corretta digitalizzazione degli acquisti.
Per capirlo in modo più consapevole, abbiamo schematizzato di seguito i 5 passi fondamentali per riuscirci senza indugio.
Mappare il processo degli acquisti
Per sapere dove si vuole arrivare, occorre sapere da dove si parte. Ecco perché il primo passo lungo il percorso della digitalizzazione degli acquisti consiste nel fare il punto sulle proprie pratiche attuali: chi acquista, per quale importo, per quale scopo e da chi?
Si tratta di alcune semplici ma fondamentali domande iniziali, che consigliamo di porre il prima possibile al fine di identificare sia la soluzione da implementare, sia i soggetti da coinvolgere nel progetto.
Peraltro, è sempre in questa fase iniziale di analisi che dovrebbero trovare spazio le valutazioni sulle motivazioni che inducono ad avviare il processo di digitalizzazione degli acquisti. Tra i principali spunti che potrebbero indurre verso questo cambiamento potrebbero esserci:
- riduzione delle interruzioni di approvvigionamento
- ottimizzazione delle tempistiche
- miglioramento della gestione dei sospesi
- ampliamento del portafoglio fornitori
- garanzia di continuità degli acquisti, anche in caso di collaboratori che si assentano o che lasciano l’azienda.
Qualificare i fornitori
Passare da un ciclo di acquisto tradizionale a un modello 100% digitale in pochi giorni può destabilizzare l’azienda. Per essere efficaci e pertinenti è invece più opportuno avviare il progetto di e-procurement con alcuni fornitori pilota, volontari e partecipi al proprio fianco in questa trasformazione.
Agendo in veste di partner nella trasformazione digitale, questi operatori aiuteranno a valutare e adattare in tempo reale i processi predisposti.
Ridefinire i processi di validazione
L’e-procurement si basa su una strategia precisa: sapere chi può acquistare cosa e a che prezzo costituisce la struttura dell’equazione da risolvere, impegnandosi a eliminare gli attriti in tutte le fasi, e sapere chi potrà o dovrà validare o meno un ordine internamente.
Ridefinendo con precisione il processo di validazione, i benefici in termini di risparmio di tempo non mancheranno a manifestarsi.
Ripensare le relazioni con i fornitori
L’e-procurement si basa su un principio fondamentale: l’interconnessione tra il fornitore e il cliente, in un rapporto che dovrebbe facilitare gli scambi di informazioni rendendoli più rapidi ed efficaci.
Gli scambi di dati standardizzati possono d’altronde limitare gli errori e rafforzare il legame di fiducia tra il cliente e il fornitore: con l’e-procurement i fornitori diventano un’estensione naturale dell’attività, i cui confini si sfumano grazie alla presenza di processi standardizzati che rendono più fluide le interazioni. In questo contesto, il concetto di fiducia assume un ruolo centrale.
Misurare, adattare e valutare
Nessuna azienda decide di digitalizzare gli acquisti per il puro piacere di accettare una sfida o seguire una tendenza passeggera: considerato che l’ottimizzazione dei processi di acquisto costituisce una delle leve essenziali della propria crescita economica, occorre agire con rigore.
Dunque, dopo aver implementato la soluzione di e-procurement, è necessario controllare scrupolosamente l’evoluzione di alcuni dei principali indicatori: costo medio degli ordini, tempo medio di elaborazione di un ordine, riduzione dei costi, numero di controversie sono solamente alcune delle variabili che consentiranno di identificare possibili aree di progressione e cercare di migliorare costantemente il ROI del progetto.