Statistiche aggiornate sugli acquisti indiretti MRO: ecco l’ultima Ricerca di RS Italia

Per scoprirlo, è utile dare uno sguardo all’ultimo report condotto da RS Italia e ADACI (Associazione Italiana Acquisti e Supply Management) che, in collaborazione con l’Università Europea di Roma, hanno promosso la terza ricerca italiana sul procurement dei materiali indiretti (MRO – Mainteinance, Repair and Operations).

Il documento – ricco di spunti sull’evoluzione del settore in Italia e che introduce per la prima volta una tabella di sintesi sulla maturità digitale del procurement MRO – offre una visione esclusiva e approfondita dei processi di acquisto degli MRO nelle imprese italiane, evidenziando prassi e criticità più diffuse. Scopriamole insieme.

Cominciamo subito con l’individuare i fattori critici della spesa per MRO. In questo ambito, il primo dato che viene restituito dall’indagine 2024 è il fatto che più del 45% delle imprese italiane ha speso in media dal 3% al 20% del budget totale in MRO, mentre solamente l’8,3% delle imprese ha speso più del 35% del budget totale in MRO.

A fronte del peso economico di questa categoria, le difficoltà più frequentemente citate nella gestione quotidiana degli MRO sono tre:

1. presenza diffusa di asset obsoleti;
2. scarsa visibilità dei fabbisogni e della spesa totale;
3. insufficiente disponibilità di personale qualificato per gli acquisti MRO.

Molto chiare sembrano essere anche le pressioni a cui la funzione acquisti deve rispondere. Quella menzionata più spesso è relativa alla riduzione del budget operativo (61%), davanti alla quota di campione che lamenta la necessità di ridurre i costi di gestione del magazzino (59%) e quella che cita le nuove esigenze da soddisfare, come i nuovi macchinari aziendali (58%). Di rilievo anche la quota di imprese che cita come pressione commerciale di influenza degli acquisti la maggiore rilevanza assegnata alla sostenibilità (45%).

Particolare interesse è poi manifestato dalla domanda legata all’individuazione delle barriere interne che rendono difficoltosa la quantificazione dei fabbisogni MRO. Ebbene, il 63% delle imprese cita in questo caso la numerosità dei codici prodotto per gli MRO, mentre il 56% lamenta le frequenti situazioni emergenziali, come le rotture e i fermi macchina. Il 51% del campione sottolinea invece le inefficienze varie nel monitoraggio degli asset.

A queste si aggiungono poi anche altre barriere interne all’organizzazione, che impediscono la razionalizzazione della spesa MRO, come i comportamenti consolidati da parte delle principali funzioni operative (66%) e procedure operative non chiare e non formalizzate (52%).

La sintesi di questi dati è univoca: le fonti di inefficienza sono molteplici e si riferiscono sia ad aspetti di natura strategica (ad esempio, il livello di obsolescenza degli impianti), sia organizzativa (ad esempio, i comportamenti sedimentati).

Ma come intendono reagire le imprese dinanzi a queste condizioni di criticità?

È ancora il report a rilevare come le direzioni intraprese dalle aziende siano principalmente tre:

1. investire nella digitalizzazione del processo di acquisto;
2. ridurre la numerosità dei fornitori;
3. investire nella qualificazione delle risorse umane, ampliando competenze e mandato dell’ufficio acquisti.

Nell’indagine condotta è risultato chiaro come siano necessarie competenze specifiche e aggiornate per la gestione più efficace degli acquisti MRO (la pensa così il 45% delle imprese consultate). Ma quali sono queste competenze?

In prima battuta si possono citare quelle tecniche (analisi dei dati e process management), ritenute indispensabili se si considera come vengono raccolti i fabbisogni degli acquisti indiretti. Il 60% delle imprese effettua infatti stime di fabbisogno sullo storico dell’ordine, mentre il 55% usa fabbisogni generati dai sistemi informativi aziendali e il 44% calcola i fabbisogni analizzando i rendiconti e le carte di controllo aziendale. Vi è poi il 25% del campione che dichiara di procedere agli acquisti MRO senza alcun metodo strutturato, basandosi così su scelte approssimative.

Vi sono poi le competenze organizzative, utili per risolvere alcuni dei problemi più comuni che le imprese sperimentano, come la prassi di procedere ad acquisti MRO su base emergenziale (off-contract). Solamente un terzo del campione ammette che questa prassi capita sporadicamente, mentre la maggior parte del campione identifica tale pratica come frequente (e il 15% delle imprese afferma che circa il 50% degli acquisti MRO avviene su base emergenziale).

Ancora, il 31% delle imprese dichiara che gli acquisti off-contract sono più frequenti per gli MRO di quanto accada per altre categorie di acquisti indiretti. Si consideri inoltre un 20% del campione che non fa uso dei contratti per gli acquisti MRO.

Infine, vi sono le competenze necessarie per gestire i tender MRO, la cui durata media è di 1-2 anni: il 72% delle imprese è convinta che le gare d’appalto conducano a un significativo cost saving e ad una più accurata selezione dei fornitori.

Dall’indagine emerge anche come la digitalizzazione dei processi rappresenti una risorsa con grande potenziale per gli acquisti indiretti, quale strumento di supporto alle imprese che faticano a quantificare correttamente i fabbisogni di MRO per eccessiva numerosità dei codici prodotto o per migliorare la capacità di prevenire situazioni emergenziali.

Crescente è dunque l’utilizzo di tecnologie funzionali a tali scopi. Il 65% delle imprese, per esempio, utilizza già sistemi informativi integrati oltre al pacchetto Office mentre il 42% delle imprese usa sistemi di e-marketplace per gli acquisti, e il 53% usa sistemi di e-procurement. Meno del 12% delle imprese del campione usa invece stabilmente tecnologie evolute come il cloud computing, l’intelligenza artificiale e i big data, mentre è solo del 10% la quota di imprese che usa l’Industrial Internet of Things.

Chiarito il crescente ricorso alle tecnologie digitali, l’indagine ha approfondito quali sono le barriere che ostacolano una transizione più convinta e matura, condividendo i seguenti tre principali ostacoli:

• mancanza di dati coerenti e di alta qualità;
• assenza di investimento strategico a fare della transizione digitale;
• difficoltà di integrazione dei sistemi digitali con quelli dei fornitori.

Infine, l’indagine ha anche valutato il grado di digitalizzazione delle differenti fasi del processo, rilevando come quella più digitalizzata sia quella della fatturazione (72%), davanti a quella dell’invio dell’offerta da parte dei fornitori (54%) e della quotazione del prezzo (50%). Il 44% delle imprese dichiara invece di aver digitalizzato la fase di trasmissione e visibilità del catalogo, mentre l’order tracking e i tender sono digitalizzati per il 41% e il 38%.

Una quota di imprese pari al 28% afferma di non aver digitalizzato nemmeno una fase del processo di acquisto.

Il report si è poi occupato di comprendere in che modo le aziende coltivano relazioni strategiche con i loro fornitori.

Dall’indagine è dunque emerso come la tendenza prevalente in ambito MRO sia quella di sviluppare diversi canali di fornitori rispetto ai quali costruire relazioni consolidate e orientate al lungo periodo (74%). La concorrenza tra fornitori è finalizzata principalmente a ottenere un risparmio dei costi (56%). Solo il 16% delle imprese, invece, dichiara di usare un unico fornitore per tutti i fabbisogni di MRO.

Per quanto attiene la natura dei rapporti fornitori per gli MRO, di solito sono caratterizzati da approcci di tipo collaborativo (55%) e nel 34% del campione anche di coinvolgimento nei processi decisionali dell’impresa.

Tra le altre statistiche di maggiore rilievo citiamo anche il fatto che il 46% delle imprese afferma di aver sviluppato un sistema di valutazione oggettivo per selezionare e valutare i fornitori MRO, includendo in tale sistema dei KPI specifici per la misurazione della sostenibilità economica, sociale e ambientale.

In misura più dettagliata, il 77% delle imprese premia i fornitori che possono aggregare e consolidare gli ordini, e sono altresì apprezzati i fornitori che offrono packaging sostenibili (64%) e quelli che si impegnano in politiche finalizzate a tutelare i dipendenti e la comunità di riferimento (61%). Poco più del 54% dei rispondenti afferma di prediligere fornitori locali mentre il 57% premia fornitori che usano fonti di energia rinnovabile.

Per quanto infine riguarda le preferenze, le qualità più apprezzate per i fornitori di MRO sono l’affidabilità (91%), la puntualità (88%) e la flessibilità (88%). Solamente al quarto posto il prezzo e la qualità delle forniture (87%). Si noti inoltre come il 54% delle imprese dichiari apertamente di privilegiare fornitori certificati e socialmente responsabili, mentre il 69% afferma di preferire fornitori disponibili a offrire servizi a valore aggiunto. Il 52% del campione comunica di aver necessità di fornitori flessibili e disponibili ad adattare le procedure alle specifiche esigenze dei clienti.

L’indagine 2024 condivide inoltre un approfondimento sul Vendor Managed Inventor (VMI), una procedura che prevede che al fornitore venga delegata la responsabilità di riassortire le scorte in esaurimento, avendo visibilità dei fabbisogni e delle disponibilità dell’impresa acquirente. La pratica, tipica degli approcci collaborativi B2B più evoluti, è oggi una delle strategie più efficaci per consolidare i seguenti benefici:

• minori costi di gestione del magazzino;
• maggiore efficienza e produttività aziendale;
• maggiore disponibilità fisica dei prodotti;
• minori costi di approvvigionamento.

Infine, l’indagine ha cercato di scoprire che cosa limiti la diffusione di approcci strategici e collaborativi in tema di MRO

1. paura di aumentare la dipendenza da un solo fornitore con conseguente aumento di switching costs;
2. costi fissi da ammortizzare (es. magazzini);
3. necessità di diversificare il portfolio di fornitori per garantire la resilienza all’impresa in caso di interruzioni o altri eventi perturbanti;
4. perdita di autonomia decisione e controllo sul processo di acquisto;
5. scetticismo della governance nei confronti di tali approcci.

Nell’ultima parte dello studio, l’indagine comunica come nel 2024 sia cresciuta la collaborazione tra l’ufficio acquisto e i clienti interni per gli acquisti MRO. Il 70% delle imprese dichiara infatti di riconoscere nell’ufficio acquisti il referente principale per gli approvvigionamenti di MRO e sebbene non siano certo sparite le pratiche non strutturate (per esempio l’invio di richieste spot a singoli fornitori, frequenti nel 49% dei casi), la spesa MRO è oggi più frequentemente gestita usando procedure formalizzate o budget di reparto, ma con voci dedicate agli MRO (46%).

Ne consegue che la funzione acquisti è oggi sempre più accreditata all’interno della gerarchia aziendale e un'evoluzione crescente delle politiche di approvvigionamento. Per esempio, il 49% delle imprese adotta logiche di portfolio nel definire le strategie di acquisto, mentre il 45% delle imprese conosce e ragiona in termini di Total Cost of Ownership nella gestione degli acquisti indiretti (la percentuale scende al 39% quando si parla specificatamente di MRO).

In termini di metodologia di acquisto, l’indagine evidenzia come nell’ipotesi di MRO ad alta rotazione e basso valore le pratiche più diffuse siano quelle del sottoscorta via MRP (37%), del kanban (31%) e dei sistemi di conto deposito (23%). Per le categorie merceologiche a bassa rotazione e alto valore, gli strumenti più fruiti sono l’uso delle giacenze (53%), le soluzioni digitali di e-procurement (36%) e il sistema kanban limitato ad alcune specifiche voci (21%).

Tale crescente consapevolezza si riflette anche in diversi ambiti operativi, come la valutazione delle prestazioni e la gestione del personale. Il 63% afferma ad esempio che l’ufficio acquisti viene valutato in modo sistematico non solo per il cost saving, ma anche per il cost avoidance, cioè la capacità di prevenire problemi e costi aggiuntivi.

A queste evidenze si aggiunge anche l’aumento del budget destinato agli MRO, in aumento rispetto all’anno precedente per il 43% delle aziende, e l’aumento del personale dell’ufficio acquisti, per il 26% del campione.

A ulteriore integrazione delle osservazioni precedenti, l’indagine si conclude con una serie di valutazioni positive sull’operato dell’ufficio acquisti. Nella maggior parte dei casi gli stakeholder lo giudicano positivamente sia per la capacità di aggregare i fabbisogni (50%) che di razionalizzare la spesa (47%). La qualità del servizio offerto agli altri dipartimenti aziendali è considerata elevata dal 57% dei rispondenti, ma il coinvolgimento dell’ufficio nei team interfunzionali è comunque limitato al 35%. Rimane incerto il giudizio sulle competenze, ritenute adeguate solo dal 28% dei rispondenti.

È altresì importante sottolineare che, pur nell’evidenza che la relazione tra l’ufficio acquisti e gli stakeholder (e in primis i clienti interni) è considerato collaborativo e fiduciario nel 45% dei casi, l’indagine è rivolta a manager degli acquisti, che, come tali, hanno spesso una percezione indiretta. Pertanto, i risultati qui condivisi dovrebbero essere interpretati con la necessaria cautela e consapevolezza.

Tutto ciò premesso, dall’analisi delle informazioni raccolte emerge un quadro in cui in molti casi permane la necessità di migliorare la trasparenza, la comunicazione tra le funzioni e, soprattutto, di rafforzare la professionalizzazione. Preoccupante è il dato secondo cui solo il 15% degli uffici acquisti riceva risorse per l’aggiornamento professionale, come così come il 26% degli uffici ritenuto nelle condizioni di suggerire miglioramenti nelle procedure o nei prodotti.

Per questi e tutti gli altri approfondimenti sulle novità MRO, ti invitiamo a scaricare la ricerca completa qui sotto.