Quale futuro per l'approvvigionamento digitale?

D’altronde, c’è poco di cui valga la pena stupirsi: il bisogno di migliorare l'efficienza operativa e eliminare la complessità interna sono i principali driver dell'adozione dell'eProcurement, con il 27,2% delle imprese che intende investire in digitalizzazione (Industry 4.0 – Internet of Things) e con il 15,1% che dichiara che la digitalizzazione delle relazioni con i fornitori è una tecnologia in cui si intende investire (una percentuale superiore a quella degli investimenti previsti sulla sicurezza informatica).

Tra i vantaggi dell'adozione di strumenti digitali le aziende del campione hanno a più riprese evidenziato una migliore visibilità delle spese, seguita da un miglioramento delle informazioni di gestione, da una riduzione dei costi del processo di ordinazione e da un minor tempo destinato agli ordini.

Si può dire con certezza che eliminare carta e penna e sostituirli con un cruscotto personalizzabile e con avvisi in tempo reale renderebbe felice qualsiasi responsabile degli acquisti: ecco perché un software di approvvigionamento digitale può automatizzare molti dei processi noiosi con cui i dipendenti devono interfacciarsi quotidianamente. Certo, una trasformazione digitale può essere costosa, ma i risparmi ottenuti dopo un'integrazione di successo compenseranno facilmente la spesa iniziale.

Anche il report sull'approvvigionamento digitale 2022 di PwC riflette i risultati dello studio RS, affermando come il 77% delle aziende abbia in dotazione soluzioni digitali per l'intero processo di approvvigionamento e come i team per l’approvvigionamento a livello globale stiano stabilendo obiettivi sempre più ambiziosi di digitalizzazione entro il 2025.

In questo ambito, si consideri che dopo la riduzione dei costi il sondaggio di PwC ha rilevato che la seconda priorità più importante per l'approvvigionamento digitale è il miglioramento della gestione delle relazioni con i fornitori. Una consapevolezza che è motivata dal principale vantaggio della digitalizzazione identificato nel rapporto RS: i dati di qualità.

"I dati di scarsa qualità sono ancora la principale barriera che impedisce anche ai migliori professionisti degli acquisti di essere compliance", afferma Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia. Anche in questo caso, è facile trovare dei parallelismi statistici con il report RS, che rende evidente quanto sia fondamentale che i team per gli acquisti adottino le ultime tecnologie che permettano di visualizzare con precisione e puntualità le spese per gli acquisti.

Le funzioni di visualizzazione forniscono agli utenti informazioni operative sui loro processi di approvvigionamento. Non solo, gli strumenti di previsione possono fornire una roadmap per la domanda fluttuante e delineare possibili percorsi da seguire per ottenere i maggiori guadagni, per passare da un'azienda ancora immersa in pratiche analogiche di registrazione ad un’azienda impegnata nell’approvvigionamento digitale – processo che può richiedere molto tempo, ma che può fornire immediati vantaggi a tutte le aree strategiche dell’organizzazione.

"Se rafforzate i vostri acquisti attraverso l'analisi digitale - combinata con un modello operativo agile - e date ai dipendenti sul campo gli strumenti giusti, ci sono enormi benefici che possono essere immediatamente conseguiti. – ha poi proseguito Beltramo, aggiungendo che – L’abilitazione dell'utente finale è probabilmente il più grande facilitatore per l'approvvigionamento indiretto (…) Un modello più agile e ibrido che sfrutta i dati può consentire un modello self-service per le forniture indirette, che utilizza strumenti digitali per applicare le migliori pratiche di approvvigionamento. Invece di avere un esperto di approvvigionamento che costruisce un processo di RFP, si può dare il potere agli utenti finali di gestire autonomamente un processo di approvvigionamento competitivo".

Gli spunti di cui sopra sono pienamente condivisibili ma… come tradurli nella pratica quotidiana delle aziende più o meno strutturate?

A rivelarlo è uno studio di Deloitte, che illustra come i dati generati dall'approvvigionamento digitale creino un circolo virtuoso di maggiore visibilità sull’intera catena, aiutando l’impresa a migliorare le proprie decisioni di approvvigionamento.

Ad esempio, lo studio dimostra che il software che gestisce l'approvvigionamento dalla fonte al contratto mantiene costantemente aggiornati i prezzi dei fornitori e la loro disponibilità per funzionare correttamente. Dati che consentono poi ai team di approvvigionamento di individuare le tendenze di mercato prima che abbiano un impatto sul business.

"Con miglioramenti nei dati, nell'analisi, nella potenza di calcolo e nella visualizzazione, l'approvvigionamento digitale offre opzioni basate su evidenze che aiutano a migliorare sia il valore che l'accuratezza delle decisioni strategiche e la velocità di esecuzione", afferma lo studio.

Sebbene tre quarti delle grandi aziende utilizzi già qualche forma di strumento di approvvigionamento digitale, non tutte le piccole e medie imprese si sono pienamente lanciate nel mondo digitale. Per coloro che si apprestano a intraprendere un percorso digitale, PwC afferma che è fondamentale trovare strumenti adatti alla propria azienda. "Non si tratta solo di dire 'digitalizziamo l'approvvigionamento', ma quando e cosa deve essere digitalizzato", afferma Yoliana Bayona, Direttore dei Servizi di Consulenza presso PwC Luxembourg. "Diversi elementi devono essere valutati affinché la strategia di approvvigionamento digitale sia in linea con gli obiettivi dell'azienda", aggiunge.

Risulta sempre più fondamentale che i team di approvvigionamento giochino un ruolo centrale nei progetti digitali aziendali più ampi, come l'implementazione di sistemi ERP: gli strumenti digitali possono porre fine all'incubo delle rilevanti spese residue, rendendo visibile ogni onere man mano che viene generato e prevenendo spese fuori contratto.

Per gli ingegneri e il personale di produzione, infine, i benefici della digitalizzazione possono essere altrettanto trasformativi: essere in grado di ordinare pezzi, inviare requisiti, tracciare attività e visualizzare i prezzi da un dispositivo, senza dover tornare in ufficio, libera tempo per svolgere altre attività.

Insomma, il prossimo passo per l'approvvigionamento digitale è quello di sfruttare appieno i vantaggi dei dati, migliorando l'analisi, l'efficienza e l'agilità delle decisioni. In tale ottica, gli strumenti digitali possono consentire una maggiore visibilità, una più efficiente gestione delle relazioni con i fornitori e una maggiore autonomia degli utenti finali.