E-procurement: benvenuti nell'era delle API

Già da parecchi anni le aziende si sono dotate di ERP (sistemi software di gestione) che permettono di razionalizzare un alto numero di operazioni e informazioni", spiega Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia. "Più aumenta il livello delle dotazioni delle aziende, più gli scambi di informazioni tra ERP diventano possibili: una condizione che spesso facilita l'adozione di soluzioni di e-procurement". Sebbene le basi siano favorevoli alla trasformazione digitale dei processi di acquisto, il proliferare degli ERP "conduce a continui cambiamenti e sviluppi sul piano tecnologico e informativo". In questo universo estremamente fluttuante, per poter mantenere lo scambio di informazioni tra piattaforme, l'intero ecosistema si basa sulle API

Osserva Marco Beltramo

Dietro l'acronimo API si nascondono tre termini inglesi: Application Programming Interface. Per descriverla in linguaggio corrente, un'API è un’interfaccia tra due programmi informatici. A metà strada tra un interprete e un ponte, l'API consiste semplicemente in alcune righe di codice senza le quali per due sistemi sarebbe impossibile comunicare tra loro. Le API sono ormai onnipresenti nelle nostre attività quotidiane digitalizzate e non sono limitate al mondo dell'e-procurement. Il fenomeno delle API ha fatto la sua comparsa all'inizio degli anni 2000. Via via che gli strumenti informatici guadagnavano progressivamente terreno e le risorse disponibili sul web tendevano a moltiplicarsi, gli sviluppatori hanno immaginato dei sistemi di collegamento a 360°. Da allora, il numero delle API in circolazione nel mondo ha continuato a crescere in modo esponenziale e attualmente esistono delle API in tutti, o quasi tutti, i settori di attività. Alcune sono molto complesse, altre piuttosto rudimentali.

Poiché il compito fondamentale di un'API consiste nel fungere da ponte tra due software, due sistemi o due ambienti, le API utilizzano un sistema a chiave che consente al richiedente (quello che chiede l'informazione) e a quello che possiede il dato di riconoscersi reciprocamente come autorizzati a interagire. Una volta stabilito questo contatto, gli scambi di informazioni possono avvenire liberamente e senza l'intervento umano. È questo il vantaggio offerto dall’utilizzo dell’API nell’e-procurement: creare dei ponti per scambi di informazioni automatizzati con l'obiettivo di facilitare le attività quotidiane degli utenti, consentire loro di essere più efficienti e limitare il rischio di errori.

La forza dell'API consiste nella sua capacità di rispondere a tutti i tipi di esigenze e di funzionalità. Dal momento che lo sviluppo di un'API si basa sul principio della realizzazione su misura, tutto diventa possibile, come hanno spiegato nell'estate 2020 gli esperti della società di analisi Wavestone: "Lo spettro delle funzionalità offerte da queste soluzioni è pertanto molto ampio e anche se varia da un produttore all'altro, è simile a quello coperto dai sistemi informatici per gli acquisti tradizionali. Dalla RFQ (Request for quotation – Preventivo dei costi) alla gestione della fatturazione, passando per i processi di validazione, le richieste fuori catalogo e la gestione multi-valuta, queste soluzioni traggono vantaggio dal loro funzionamento in API (interfaccia di programmazione) che le rende estremamente personalizzabili". "

Le API sono degli elementi determinanti per le aziende, osserva Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia, e la sicurezza dei dati così come l'affidabilità costituiscono due aspetti fondamentali sui quali noi di RS non transigiamo mai.

Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia:

Da tempo RS è impegnata nello sviluppo dell'e-procurement. È per questo motivo che siamo consapevoli della grande sfida costituita dall'apertura delle API agli ERP più comunemente utilizzati", spiega Marco Beltramo. Per essere all'altezza della trasformazione è necessario monitorare costantemente la situazione. "Lo sviluppo di un'API rappresenta un investimento importante sia in termini di risorse umane che finanziarie. Non possiamo permetterci di commettere errori e dobbiamo assicurarci che le nostre scelte ci consentano di rispondere, con la massima rapidità e nelle migliori condizioni, alle aspettative dei clienti di RS Italia.

Questo monitoraggio continuo si basa su vari criteri di valutazione. "Più un ERP è utilizzato, più una soluzione è soggetta a uno sviluppo rapido e consistente, e maggiore è l'attenzione che gli dedicheremo per mettere a disposizione della nostra utenza l'API corrispondente". Dove risiede la difficoltà? Individuare le soluzioni che troveranno un posto a lungo termine nel mondo dell'e-procurement e diffidare dell'effetto moda, un compito che richiede lucidità e dedizione, uno spirito visionario e un approccio pragmatico.