Che cos'è l'e-procurement?

L'e-commerce B2C (Business To Consumer), che gestisce le relazioni tra le aziende e i consumatori finali, è nato negli anni '90. Il vero decollo dell'e-procurement è invece avvenuto negli anni 2000, con l'avvento della banda larga che ha contribuito allo sviluppo dei siti internet, delle applicazioni e dei data center. Destinato alle attività B2B (Business To Business), inizialmente l'e-procurement era stato concepito per facilitare gli appalti pubblici online e si riduceva alla dematerializzazione dei cataloghi prodotti per agevolare gli ordini degli acquisti di forniture. Successivamente si è trasformato in piattaforme che consentono di inviare e ricevere ordini elettronici.

L'e-procurement non va confuso con l'e-commerce B2B o e-business. Quest'ultimo riguarda le vendite, mentre l'e-procurement è una soluzione software online che permette di centralizzare e di guidare la gestione degli acquisti per tenere meglio sotto controllo le spese dell'azienda. Pertanto, le piattaforme di e-commerce rispondono alle aspettative commerciali del venditore, mentre le piattaforme di e-procurement sono concepite per i buyer, il cui compito consiste nello scegliere i prodotti e negoziare i prezzi in base alle esigenze aziendali.

Con l'emergere di operatori come Amazon, eBay, AOL e successivamente l'esplosione della bolla internet nel 2000, a cui ha fatto seguito la crisi finanziaria, gli uffici acquisti hanno progressivamente abbandonato le soluzioni di e-procurement. Sviluppate frettolosamente, sono state giudicate instabili, e la loro affidabilità è stata messa in discussione. Pertanto, le soluzioni di Spend Management che vengono proposte oggi sono in realtà piuttosto recenti.

All'inizio i principali obiettivi delle soluzioni di e-procurement consistevano nel migliorare la produttività e ridurre i costi di acquisto mediante l'automazione dei processi. Successivamente sono stati presi in considerazione dei criteri legati al miglioramento dell'esperienza dell'utente. Oggi la fluidità degli scambi, sia interni che esterni, l'adattabilità al mercato e al contesto socioeconomico (particolarmente nel periodo della pandemia), così come la responsabilizzazione dei collaboratori sono diventati dei punti fondamentali.

Un'altra evoluzione consiste nel fatto che l'e-procurement è ormai strettamente legato all'e-sourcing: due soluzioni complementari, soprattutto in periodo di crisi. Gli uffici acquisti devono dunque essere in grado di adeguarsi per qualificare dei nuovi fornitori qualora se ne presenti la necessità. L'e-sourcing consente infatti di identificare rapidamente i fornitori più idonei in termini di rapporto qualità/prezzo, che sappiano inoltre condividere i valori e soddisfare i requisiti di RSI dell'azienda.

Queste soluzioni sono particolarmente adatte ad aziende caratterizzate da grossi volumi di acquisti. Sono adottate anche da key account, grandi aziende, aziende di medie dimensioni e aziende di dimensioni medio-piccole. Si dimostrano inoltre molto utili per fornire un supporto alle organizzazioni che non possiedono una strategia di acquisti chiaramente definita.

Ma la chiave per il loro successo risiede prima di tutto nell'adesione di tutti gli utenti/buyer e di tutti gli uffici coinvolti (acquisti, contabilità, finanziario, legale ecc.). Una soluzione di e-procurement deve infatti essere semplice da utilizzare e facilitare gli ordini e i pagamenti, oltre a essere personalizzabile e comprendere delle funzioni di ricerca.

Consentendo la dematerializzazione e la centralizzazione degli scambi commerciali, l'e-procurement offre dunque degli strumenti che forniscono ai buyer una migliore visibilità dei propri acquisti. Maggiore razionalità, maggiore affidabilità e maggiore competitività si traducono in numerosi benefici per le aziende.