Software ERP: definizione e funzioni

Per comprendere in misura ancora più puntuale che cos’è l’ERP e quali siano i suoi impatti nell’organizzazione di un’impresa è certamente utile partire dal suo acronimo: in ERP coesistono infatti tre elementi distinti, ma integrati, come Enterprise, Resource e Planning.

Il sistema ERP è pertanto inquadrabile come un software di gestione aziendale che centralizza e integra le diverse attività operative di un’azienda, con l’obiettivo di permettere una gestione più efficiente dei dati aziendali, collocandoli in un unico sistema che può aiutare a ridurre gli errori, migliorare la qualità del processo decisionale e accelerare i processi operativi. La comprensione di ERP ruota, dunque, intorno a un software che ha molte funzioni integrate, utili per la gestione degli ambiti introdotti dall’acronimo, in modo tale che l’azienda possa contare sulla corretta pianificazione delle sue risorse aziendali.

Ciò premesso, esistono molti usi e funzioni di ERP particolarmente utili per le aziende. Proviamo a comprendere insieme quelle più importanti.

Monitoraggio efficace

In un’azienda sono tante le attività che meritano di essere monitorate: dalla finanza alla logistica, dalle risorse umane alla gestione del tempo.

In questo senso, ERP svolge un ruolo molto importante per facilitare il controllo efficace di tutto ciò che accade a livello organizzativo. Quando l’imprenditore si trova nella posizione di dover prendere una decisione, potrà così farlo con maggiore consapevolezza osservando i dati presenti nel sistema e immediatamente elaborabili.

Maggiore automazione

Un beneficio che le imprese sono solite apprezzare dei sistemi ERP è costituito dalla possibilità di automatizzare diverse fasi dei processi aziendali, che rende più veloce la trasmissione dei dati, incrementando la qualità nel funzionamento dell’intero sistema aziendale.

Migliore efficienza operativa

ERP può automatizzare e semplificare i processi operativi, con riduzione degli errori e l’accelerazione dei tempi di elaborazione. Ricordiamo, altresì, che il sistema può fornire in tempo reale la visione dell’intera organizzazione, permettendo così un migliore processo decisionale. Inoltre, può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i dipartimenti dell’azienda, sviluppando positivamente l’efficienza e la qualità del lavoro.

Riduzione dei costi

Il sistema può ridurre le spese consolidando i processi e automatizzando le attività più routinarie, migliorando così l’uso delle risorse.

Facilità di integrazione

Altro beneficio evidente nel sistema ERP è la sua facilità di integrazione all’interno di ogni organizzazione.

Difatti, il software è oggi integrabile in modo efficace con tutti i componenti presenti all’interno dell’azienda, al fine di assicurarsi che tutto funzioni in modo sinergico e sincronizzato, ottimizzando le risorse e riducendo gli sprechi.

Un sistema ERP funziona collegando diversi moduli, ciascuno dei quali in grado di rappresentare diversi processi aziendali. Ognuno di questi moduli, infatti, raccoglie e archivia i dati sulle attività dell’azienda, che potrà usare tali informazioni per automatizzare e semplificare questi processi.

Sebbene ogni sistema ERP possa avere un funzionamento diverso, di norma gli step sequenziali che vengono posti in essere sono i seguenti:

1. Inserimento dei dati da parte degli addetti, nel modulo di riferimento (si pensi agli ordini di vendita, agli stipendi dei dipendenti, ai dati finanziari);
2. Archiviazione dei dati, con l’input immesso che viene archiviato in un database centralizzato, fornendo così una visione in tempo reale delle informazioni dell’azienda;
3. Elaborazione dei dati nei vari moduli ERP, che li utilizzano per eseguire attività come la pianificazione della produzione, la gestione finanziaria e la gestione delle risorse umane;
4. Generazione di report, per aiutare chi deve prendere decisioni a farlo in modo più consapevole e informato (ad esempio, i report possono includere dati come le vendite, le spese e le prestazioni dei dipendenti);
5. Collaborazione, con i vari moduli ERP che sono connessi tra loro, permettendo la cooperazione in tempo reale tra i diversi dipartimenti dell’azienda.

Gli step di cui sopra ci permettono pertanto di condividere come l’ERP lavori raccogliendo e archiviando i dati sulle attività dell’azienda: l’uso di questi dati permetterà di automatizzare e semplificare i processi operativi, conseguendo i benefici che abbiamo cercato di riassumere nei paragrafi precedenti.

L’azienda potrà dunque godere di una visione centralizzata e in tempo reale delle sue informazioni, rendendo il processo decisionale più informato.

Un ERP dalle caratteristiche sopra individuate non deve essere confuso con il CRM, che è invece il sistema che cura e gestisce le relazioni con i clienti, un software con cui l’azienda potrà migliorare le proprie interazioni con i customer.

Uno strumento CRM potrà certamente rafforzare i termini di redditività dell’azienda, poiché potrà contribuire ad aumentare il volume delle vendite facilitando le prestazioni del ma, contrariamente al più organico ERP, sarà usato principalmente dal reparto commerciale per il follow-up, l’automazione e la gestione dei clienti di campagne di marketing, di gestione dei prodotti e così via.

Di contro, un ERP non si limita a gestire le relazioni con i clienti, ma sovraintende tutte le funzioni aziendali di un’organizzazione: è infatti un sistema integrato che collega una serie di applicazioni aziendali con l’obiettivo di migliorare la produttività e l’efficienza di tutta l’impresa.

Come abbiamo visto, il sistema ERP è un modello flessibile e versatile che include diversi moduli che aiutano l’impresa a gestire e automatizzare vari processi aziendali.

Tra i più noti e diffusi troviamo quelli per la gestione di:

• Finanze: contabilità finanziaria, bilancio, rendicontazione;
• Catena di approvvigionamento: ordini di beni e servizi, inventario;
• Risorse umane: ferie, turni, buste paga;
• Clienti: vendite e marketing, servizio clienti e assistenza;
• Progetti: avanzamento dei programmi, allocazione delle risorse e dei budget;
• Produzione: progettazione e programmazione del processo produttivo.