Cos’è l’e-sourcing e quali sono i suoi vantaggi

ll termine Sourcing, di origine anglosassone, è entrato nell’uso comune anche in Italia indicando l’attività di ricerca di una fonte. Originariamente, in ambito imprenditoriale, il suo riferimento era prevalente nel contesto delle risorse umane e ancor più precisamente in quello del reclutamento: individuare dei talenti e creare un pool di candidati validi è un’attività fondamentale per garantirsi i migliori valori aggiunti, soprattutto se la posizione da ricoprire è strategica.

Tuttavia, con il tempo il termine è stato riscontrato anche in altri settori, come quello dei servizi informatici. L’IT sourcing, per esempio, consiste proprio nel selezionare uno o più provider per lo sviluppo di software, la manutenzione applicativa o il supporto tecnico.

Anche nel settore degli acquisti si parla sempre più diffusamente di sourcing, sebbene in modo relativamente recente, così come in ambito marketing, dove indica l’attività di valutazione dei fornitori tra quelli già qualificati dall’azienda e, quindi, l’identificazione e la selezione di nuovi, che:

• offrano una risposta a un bisogno specifico
• abbiano un prodotto o servizio di qualità conforme agli standard richiesti
• propongano prezzi concorrenziali
• rispettino tempi di consegna adeguati alle aspettative.

La differenza principale tra il sourcing e l’e-sourcing consiste nell’utilizzo delle tecnologie informatiche e di internet, con gli uffici acquisti aziendali che oggi possono usufruire di piattaforme che consentono loro di confrontare facilmente i fornitori, soprattutto attraverso un marketplace di e-procurement, un servizio digitale che mette in contatto i buyer e i fornitori, allargando eventualmente i servizi offerti anche ad altri partner, come istituti bancari o provider di soluzioni di pagamento online.

Alcuni fornitori di soluzioni di e-sourcing hanno poi sviluppato delle reti di fornitori denominate suppliers networks, conferendo agli utilizzatori l’ulteriore vantaggio di una verifica delle informazioni a monte: una sorta di assistente elettronico che permette di individuare, qualificare e selezionare i fornitori che rispondono in modo più adeguato alle proprie esigenze.

Pertanto, una soluzione di e-sourcing è oggi in grado di recuperare in modo efficace tutte le informazioni dei fornitori attraverso un questionario riguardante i dati relativi al fatturato, alle condizioni generali di vendita, ai tempi di consegna, alla certificazione di qualità, agli impegni in materia di RSI e altro ancora, garantendo puntualità e trasparenza nella circolazione delle informazioni.

Gli effetti di quanto sopra sono notevoli: mentre una negoziazione tradizionale solitamente avviene di norma con 4-6 fornitori, gli strumenti di e-sourcing possono mettere in competizione centinaia di potenziali partner.

Insomma, l’e-sourcing è in grado di offrire un ventaglio di scelta molto più ampio, con la rilevanza delle offerte che sarà evidentemente un fattore determinante per arrivare alla scelta più appropriata del proprio nuovo fornitore.

Difatti, affinché il processo di e-sourcing sia pienamente efficace, i buyer e i fornitori dovranno essere chiari e trasparenti, su richieste e prodotti o servizi proposti. Trasmettere informazioni precise e dettagliate è pertanto l’unico modo per effettuare un confronto significativo tra i diversi fornitori individuati, in uno step che è indispensabile per assumere una decisione ponderata.

Nel quadro della trasformazione digitale delle aziende, lo sviluppo dell’e-sourcing ha dunque completamente modificato la funzione acquisti, richiedendo a tali funzioni maggiore agilità e capacità di adattarsi con costanza. In cambio, i benefici in termini di produttività, efficienza e redditività non mancheranno di farsi apprezzare.

Optare per una soluzione di e-sourcing significa consentire ai buyer di ampliare considerevolmente i loro elenchi dei fornitori: una maggiore conoscenza dei loro segmenti di mercato si traduce nell'ottimizzazione della qualità dei prodotti codificati.

Tuttavia, l'e-sourcing permette anche, e soprattutto, di mettere in competizione i fornitori e di negoziare i prezzi di acquisto. Il risultato è una riduzione dei costi in linea con la strategia di performance degli uffici acquisti: risparmi economici, aumento dei margini e riduzione del costo complessivo di acquisto sono solamente alcuni dei riflessi più diretti.

L'e-sourcing costituisce altresì un mezzo per valutare le performance dei fornitori (Supplier Performance Review), verificando la loro capacità di rispondere ai bisogni degli uffici acquisti.

I prodotti soddisfano le aspettative dell'azienda? Sono affidabili? I volumi delle scorte disponibili sono sufficienti? I tempi di consegna sono garantiti? Si tratta, evidentemente, di domande preliminari le cui risposte servono a garantire una gestione ottimale dei rischi.

Il processo di selezione deve infatti definire criteri che chiamano in causa la responsabilità dei fornitori. E poiché l'obiettivo del risk management è quello di ridurre al minimo l'impatto legato a un pericolo, la sua previsione consente di limitarne le conseguenze, che possono rivelarsi drammatiche per l'azienda, come nel caso di interruzioni dell'approvvigionamento o di fallimento di fornitori strategici.

Successivamente, i fornitori vengono monitorati attraverso una serie di indicatori con l'obiettivo di garantire la sicurezza della collaborazione. In questo modo l'e-sourcing contribuisce a limitare la dipendenza di un'azienda nei confronti di un fornitore.

L'implementazione di una soluzione di e-sourcing ergonomica e intuitiva facilita il compito di confrontare i fornitori. Gli uffici acquisti possono dunque approfittare di questa trasformazione digitale per inserire nelle loro specifiche delle condizioni relative alla RSI: criteri ambientali, requisiti stabiliti da standard, certificazioni o clausole sociali, ma anche criteri geografici per limitare l'impatto dei trasporti sull'ambiente. Parametri che, a ben vedere, contribuiscono ad acquisti più responsabili e più in linea con i valori e gli impegni in tema di RSI dell'azienda.

Insomma, la trasformazione digitale delle aziende sta rappresentando un ottimo strumento di gestione e un acceleratore di competenze. L'integrazione di soluzioni di e-sourcing consente inoltre di creare nuove dinamiche all'interno dell'ufficio acquisti: si tratta di un'opportunità per i collaboratori di formarsi su nuovi strumenti digitali, di acquisire nuovi know-how, ma anche di approfondire la conoscenza del loro mercato e di tenersi costantemente aggiornati sulle innovazioni.

Facilitando gli scambi con i fornitori, l'e-sourcing stimola i buyer a ripensare la relazione con i loro partner, soprattutto in un'ottica di lungo periodo. I buyer divengono allo stesso tempo attori, partecipanti e consumatori.

In questo senso, l'e-sourcing è pertanto un vero e proprio strumento di business intelligence, in grado di creare valore aggiunto per l'azienda. Uno strumento che permette di qualificare in maniera più puntuale nuovi fornitori, andare alla ricerca di innovazioni relative ai prodotti e - insieme - ridurre i costi di acquisto.