Sourcing: vantaggi e strumenti digitali per le aziende

Sourcing: significato e ruolo nel procurement

Con sourcing si intende il processo di identificazione, selezione e gestione dei fornitori più adatti a soddisfare le esigenze di un’organizzazione. È una componente centrale della supply chain e del procurement strategico, che incide direttamente su costi, qualità e tempi di approvvigionamento.

Non va confuso con il procurement, che rappresenta l’insieme delle attività legate all’acquisto vero e proprio (ordine, ricezione, pagamento). Il sourcing è invece la fase che precede e indirizza il procurement, attraverso l’analisi delle offerte e la scelta dei partner giusti.

Differenze tra sourcing, e-sourcing e procurement

Per comprendere meglio il ruolo e le funzioni di ciascuno, è utile distinguere tra sourcing, procurement ed e-sourcing. Il sourcing riguarda il “chi”: ovvero la selezione e la gestione dei fornitori da cui l’azienda si approvvigiona.

Il procurement invece identifica il “cosa”, cioè l’insieme delle attività legate all’acquisto di beni e servizi necessari al funzionamento aziendale, che includono anche aspetti come la gestione degli ordini e la logistica.

Infine, l’e-sourcing rappresenta la digitalizzazione del sourcing: grazie a strumenti tecnologici avanzati, permette di automatizzare e ottimizzare il processo di individuazione, valutazione e selezione dei fornitori, rendendo l’intero processo più trasparente, efficiente e basato sui dati.

Quali sono le principali strategie di sourcing aziendale

A seconda del contesto e degli obiettivi, un’azienda può adottare diverse strategie di sourcing, sempre più spesso supportate da strumenti di e-sourcing che digitalizzano e semplificano i processi. Le più comuni sono:

Outsourcing

Consiste nell’affidare a fornitori esterni attività non strategiche o non core (come logistica, IT, customer care o produzione secondaria), al fine di concentrarsi sul core business. Questa strategia consente di ridurre i costi fissi, aumentare la flessibilità operativa e accedere a competenze specialistiche. È molto usata nel settore manifatturiero, nell’ICT e nei servizi. Per esempio, soluzioni come RS ScanStock aiutano a gestire l’inventario in modo efficiente, supportando l’outsourcing delle attività di approvvigionamento.

Insourcing

Rappresenta il processo inverso, ovvero il reintegro interno di attività precedentemente esternalizzate. Viene adottato quando l’azienda vuole recuperare controllo diretto su qualità, sicurezza, innovazione o know-how, oppure quando i costi dell’outsourcing superano i benefici. È una strategia tipica di settori ad alta regolamentazione o con processi critici.

Near sourcing

Si basa sull’individuazione di fornitori localizzati in aree geografiche vicine (es. Europa dell’Est per aziende italiane). È utile per ridurre i tempi di consegna, abbattere i costi logistici, migliorare la collaborazione e mitigare i rischi legati a eventi globali (crisi geopolitiche, pandemie, blocchi doganali). Sempre più aziende lo adottano in un’ottica di resilienza post-Covid.

Global sourcing

Prevede la ricerca di fornitori su scala internazionale, con l’obiettivo di accedere a condizioni economiche più vantaggiose, materie prime particolari o competenze tecnologiche non disponibili localmente. È una strategia che richiede una solida gestione dei rischi, soprattutto in termini di qualità, compliance e continuità della supply chain.

Single sourcing

Si affida a un solo fornitore per una determinata categoria merceologica o servizio. I vantaggi sono evidenti in termini di semplificazione dei processi, pricing negoziato, fidelizzazione e sinergie. Tuttavia, comporta anche rischi di dipendenza, che devono essere mitigati da contratti robusti e piani di continuità operativa.

Joint venture

Si tratta di accordi strategici tra due o più attori della filiera (es. produttori, distributori, system integrator) per condividere risorse, tecnologie, ricerca o mercati. Questa modalità consente di generare valore condiviso, innovazione e accesso a nuove opportunità commerciali. È molto diffusa nel settore automotive, aerospaziale e farmaceutico.

Sourcing strategico vs sourcing tattico: quali differenze?

Il sourcing strategico e quello tattico rappresentano due approcci distinti nella gestione degli approvvigionamenti, con impatti molto diversi sulla competitività aziendale.

Il sourcing strategico è un processo strutturato e proattivo, orientato al lungo termine: punta a costruire e consolidare partnership con fornitori che non offrono solo il miglior prezzo, ma anche valore aggiunto in termini di qualità, innovazione, affidabilità, sostenibilità e compliance normativa. Questo approccio prevede analisi approfondite dei fabbisogni, valutazione dei rischi, definizione di KPI e monitoraggio continuo delle performance dei fornitori, con l’obiettivo di migliorare l’intera catena di fornitura e creare un ecosistema collaborativo.

Al contrario, il sourcing tattico è reattivo e focalizzato su esigenze contingenti, come il reperimento rapido di beni o servizi a costi contenuti. Si basa spesso su criteri limitati, come il prezzo più basso o la disponibilità immediata, senza considerare l’impatto di lungo periodo su qualità, affidabilità o resilienza della supply chain.

Il passaggio da una logica tattica a una strategia di sourcing evoluta consente alle aziende di superare la logica dell’emergenza e acquisire un vantaggio competitivo sostenibile. Significa trasformare la funzione acquisti in un vero motore di innovazione e valore, capace di contribuire agli obiettivi di business, alla reputazione del brand e alla riduzione dei rischi lungo tutta la filiera.

Le fasi di un processo di sourcing ben strutturato

Un processo di sourcing efficace si sviluppa in più fasi, ciascuna delle quali è fondamentale per garantire l’allineamento tra gli obiettivi aziendali e le performance della supply chain. Ecco una panoramica completa delle fasi chiave:

Analisi dei fabbisogni aziendali e degli obiettivi

In questa fase iniziale si identificano le reali esigenze interne: quali prodotti, servizi o competenze devono essere acquisiti dall’esterno e con quali finalità. È fondamentale coinvolgere le funzioni aziendali interessate (acquisti, produzione, logistica, IT…) per definire requisiti tecnici, vincoli temporali, budget e priorità strategiche.

Definizione dei criteri di selezione e dei KPI

Vengono stabiliti i parametri per valutare i fornitori: prezzo, qualità, tempi di consegna, capacità produttiva, sostenibilità, certificazioni, solidità finanziaria… A questi si associano i KPI (Key Performance Indicator) che verranno utilizzati per monitorare le performance nel tempo.

Scouting e prequalifica dei fornitori

Si avvia la ricerca (scouting) di potenziali fornitori tramite canali diretti, piattaforme di e-sourcing, marketplace B2B, fiere di settore o segnalazioni.

I candidati vengono poi prequalificati sulla base di questionari, audit, referenze e documentazione tecnica, per restringere la rosa a fornitori realmente affidabili.

Richieste formali (RFI, RFQ, RFP)

Nel processo di sourcing, la scelta tra RFI, RFQ e RFP dipende dal livello di maturità del progetto e dal tipo di informazioni richieste. Sono strumenti fondamentali per strutturare in modo efficace l’interazione con i fornitori:

• RFI (Request for Information): è una richiesta di informazioni preliminari, utilizzata nelle fasi iniziali per comprendere meglio il mercato, le soluzioni disponibili e le capacità tecniche dei potenziali fornitori. Non comporta impegni commerciali, ma serve a raccogliere dati utili per una prima scrematura.
• RFQ (Request for Quotation): viene utilizzata quando le specifiche tecniche sono già definite e l’azienda cerca un’offerta economica precisa per un prodotto o servizio standard. L’obiettivo è confrontare prezzi, tempi di consegna e condizioni contrattuali.
• RFP (Request for Proposal): si adotta per progetti complessi che richiedono non solo una quotazione economica, ma anche una proposta tecnica e organizzativa. I fornitori devono illustrare come intendono soddisfare i requisiti richiesti, spesso proponendo soluzioni personalizzate.

Conoscere la differenza tra questi strumenti è fondamentale per scegliere il metodo più efficace in base al contesto, ottimizzando tempi, risorse e risultati anche attraverso l’uso di piattaforme di e-sourcing che automatizzano e tracciano l’intero processo.

Analisi comparativa delle offerte

Le proposte ricevute vengono valutate attraverso griglie di scoring e modelli di analisi multicriterio. Si confrontano i fornitori in base ai criteri stabiliti, considerando anche fattori nascosti come la flessibilità, la capacità di innovazione o il rischio di fornitura.

Negoziazione e stipula dei contratti

Si entra nella fase di trattativa con i fornitori selezionati per ottimizzare costi, condizioni di pagamento, tempi di consegna e SLA (Service Level Agreement). La stesura del contratto deve includere clausole su penali, revisioni periodiche, risoluzione delle controversie e gestione delle variazioni.

Monitoraggio continuo delle performance dei fornitori

Una volta avviata la collaborazione, il fornitore viene monitorato con regolarità tramite i KPI concordati. Questo consente di identificare tempestivamente problemi, attivare azioni correttive o premianti e mantenere alto il livello qualitativo della supply chain.

Queste attività possono essere semplificate e automatizzate grazie a strumenti digitali di e-sourcing, che vediamo nel prossimo paragrafo.

e-sourcing: cos’è e come funziona

Il termine e-sourcing indica l’uso di piattaforme digitali per gestire in modo integrato il processo di selezione e qualificazione dei fornitori. Questi strumenti permettono di:

• automatizzare gare d’appalto e aste elettroniche (eAuction)
• gestire RFI, RFQ e RFP online (eRFx)
• raccogliere documentazione standard da fornitori
• valutare offerte e performance attraverso dashboard, algoritmi e punteggi automatici
• archiviare e tracciare tutte le comunicazioni e i documenti relativi ai fornitori

L’e-sourcing consente di aumentare la trasparenza, la velocità e l’accuratezza del processo di approvvigionamento.

Vantaggi concreti dell’e-sourcing

Le aziende che adottano strumenti di e-sourcing registrano benefici concreti e misurabili in tempi relativamente brevi, sia in termini di efficienza operativa che di competitività strategica:

• Riduzione dei tempi operativi fino al 50%, grazie all’automazione dei processi di selezione, confronto e gestione dei fornitori.
• Risparmio sui costi d’acquisto, grazie all’apertura a un numero maggiore di offerte e a una maggiore competizione tra fornitori.
• Maggiore controllo e auditabilità, attraverso una gestione documentale centralizzata che consente tracciabilità, trasparenza e conformità.
• Capacità di gestire più vendor, anche su scala internazionale, ottimizzando l’organizzazione di gare, contratti e relazioni lungo l’intera supply chain.
• Decisioni basate sui dati, supportate da KPI, benchmark, dashboard analitiche e modelli predittivi che aiutano a valutare e prevenire rischi.
• ROI più elevato lungo tutta la catena di fornitura, grazie a una migliore allocazione delle risorse e a un approccio data-driven all’acquisto.
• Valutazione e gestione dei rischi: l'e-sourcing costituisce altresì un mezzo per valutare le performance dei fornitori (Supplier Performance Review), verificando la loro capacità di rispondere ai bisogni degli uffici acquisti. I prodotti soddisfano le aspettative dell'azienda? Sono affidabili? I volumi delle scorte disponibili sono sufficienti? I tempi di consegna sono garantiti? Si tratta, evidentemente, di domande preliminari le cui risposte servono a garantire una gestione ottimale dei rischi.

L'e-sourcing, quindi, è una leva strategica per migliorare la redditività, l’agilità e la resilienza dell’intera filiera. Le aziende che investono in queste tecnologie ottimizzano il presente, e si preparano a competere meglio nel lungo periodo, con processi più scalabili, trasparenti e sostenibili.

Tecnologie per il sourcing e l’e-sourcing: strumenti digitali al servizio della supply chain

La digitalizzazione sta trasformando radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono il sourcing. L’adozione di strumenti e tecnologie avanzate consente di automatizzare i processi, prendere decisioni più informate e aumentare la trasparenza lungo tutta la filiera.

Ma quali sono le soluzioni più utilizzate nel sourcing digitale?

Tra le tecnologie più promettenti troviamo l’intelligenza artificiale (AI), che permette di analizzare grandi quantità di dati in tempo reale, prevedere rischi nella supply chain e suggerire strategie di acquisto più efficaci. Per approfondire, leggi l’articolo dedicato: intelligenza artificiale al servizio degli acquisti.

Un’altra innovazione chiave è la blockchain, che garantisce la tracciabilità e l’immutabilità delle transazioni lungo il ciclo di approvvigionamento, migliorando la fiducia e la compliance. Ne abbiamo parlato qui: la blockchain nel processo d’acquisto aziendale.

Accanto a queste tecnologie, l’automazione dei workflow consente di semplificare attività ripetitive (come l’invio di RFQ o la gestione delle approvazioni), mentre le dashboard interattive offrono una vista centralizzata su KPI, performance dei fornitori e andamento delle gare, facilitando un controllo più efficace.

Infine, esistono piattaforme software dedicate al procurement e all’e-sourcing, tra cui SAP Ariba, Jaggaer, Coupa, Market Dojo, ProcurEnging e altri strumenti verticali. Si tratta di soluzioni che possono o meno integrare tutto il processo di acquisto P2P, permettendo di gestire l’intero ciclo di sourcing – dalla ricerca dei fornitori alla firma del contratto – in modo integrato, collaborativo e scalabile.

L’automazione e le piattaforme digitali per il sourcing permettono di gestire in modo più efficiente anche gli acquisti di MRO, migliorando la pianificazione e il monitoraggio delle forniture di materiali e servizi essenziali per la manutenzione.

L’integrazione di queste tecnologie è una leva strategica per affrontare un contesto sempre più complesso e competitivo.

Puoi approfondire questo argomento nell'articolo dedicato all'integrazione completa per la massima ottimizzazione di processo e gestione degli acquisti.

Sourcing e sostenibilità: l’impatto dei criteri ESG e della RSI

Sempre più aziende integrano criteri ESG (ambientali, sociali e di governance) nella valutazione dei fornitori, adottando un approccio che valorizza la sostenibilità come elemento chiave del sourcing. Questo consente di individuare partner che operano nel rispetto di standard etici e ambientali, contribuendo così a costruire una filiera più responsabile e trasparente.

La Responsabilità Sociale d’Impresa (RSI) si inserisce in questo contesto come principio fondamentale, spingendo le imprese a promuovere iniziative che migliorano il benessere delle comunità, la tutela dei diritti dei lavoratori e l’impatto ambientale positivo lungo tutta la supply chain.

Integrare la sostenibilità e la RSI nel sourcing significa anche garantire la conformità alle normative vigenti, come la direttiva CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), una normativa europea che obbliga le aziende a rendicontare in modo trasparente le proprie performance ambientali, sociali e di governance. La CSRD sta assumendo un ruolo centrale nelle politiche europee di rendicontazione e trasparenza, promuovendo una maggiore responsabilità e coerenza negli impegni di sostenibilità delle imprese.

I benefici di questa integrazione non sono soltanto di natura regolatoria: scegliere fornitori ESG e RSI compliant rafforza significativamente la reputazione aziendale agli occhi di stakeholder, investitori e clienti, aumentando la fiducia e il valore percepito del brand.

Inoltre, adottare pratiche responsabili nel sourcing aiuta a prevenire rischi lungo la catena di fornitura, riducendo l’esposizione a criticità legate a comportamenti non sostenibili o non conformi, e favorendo una gestione più resiliente e sostenibile del business.

Approfondisci i criteri ESG e la conformità alle normative nella nostra guida alla supply chain sostenibile

Change management e formazione interna

La digitalizzazione del sourcing passa dal change management. Per adottare con successo soluzioni di e-sourcing, infatti, non basta introdurre nuovi strumenti digitali: è essenziale gestire il cambiamento organizzativo attraverso un solido piano di change management.

Questo implica non solo la formazione adeguata del personale sull’uso delle piattaforme digitali e dei nuovi processi decisionali, ma anche la capacità di affrontare e superare le resistenze interne che spesso emergono durante la trasformazione digitale.

Le resistenze più comuni riguardano la paura di perdere il controllo, l’incertezza verso nuove tecnologie e la riluttanza a modificare abitudini consolidate. Per esempio, buyer e team procurement potrebbero sentirsi minacciati da un sistema automatizzato che rende più trasparente ogni fase del processo, o potrebbero temere un aumento della complessità nell’uso di software come SAP Ariba o Jaggaer.

È quindi fondamentale affiancare la formazione tecnica con momenti di ascolto e confronto per spiegare i benefici concreti e coinvolgere attivamente gli utenti nel processo di cambiamento.

Un’altra sfida riguarda l’integrazione dei sistemi: collegare l’e-sourcing a ERP, CRM e gestionali contabili richiede una pianificazione attenta per evitare disallineamenti e perdita di dati.

Inoltre, la comunicazione interna deve essere chiara, coerente e continuativa, evidenziando i vantaggi in termini di efficienza, riduzione dei tempi, controllo dei processi e trasparenza.

Raccontare casi di successo, anche di piccole vittorie ottenute con dashboard personalizzate o con l’uso di AI per la previsione delle performance dei fornitori, aiuta a creare consenso e a trasformare l’e-sourcing in un vero alleato del procurement strategico.

Solo con un approccio strutturato e condiviso, che include formazione continua, supporto operativo e una comunicazione efficace, la digitalizzazione del sourcing può diventare un acceleratore di innovazione, migliorando il posizionamento strategico della funzione acquisti e la competitività dell’intera organizzazione.

Conclusioni: sourcing aziendale ed e-sourcing come leva di efficienza

Comprendere il sourcing (significato, strategie, vantaggi) è oggi un passaggio imprescindibile per ogni impresa che voglia ottimizzare i costi, garantire la qualità e migliorare la sostenibilità della propria catena di fornitura. L’introduzione dell’e-sourcing permette di affrontare con strumenti più moderni e agili le sfide del procurement, in linea con le nuove esigenze di trasparenza, competitività e responsabilità.