Il Procure to Pay per ottimizzare il processo d’acquisto aziendale

Nell'ambito delle attività B2B (Business to Business), P2P è la sigla utilizzata per indicare "Procure to Pay", che significa "dall'acquisto al pagamento". Si incontra di frequente anche la denominazione "Purchase to Pay". Questa sigla non va confusa con quella che indica "Peer to Peer", vale a dire "da pari a pari", che consente a due utenti di condividere dei file.

Il P2P consiste nell'intero processo di acquisto dematerializzato di un'azienda. Con una soluzione Procure to Pay, la digitalizzazione, e di conseguenza l'automazione, avviene dall'inizio alla fine del processo, a partire dalla ricerca di prodotti o servizi fino alla gestione dell'ordine di acquisto, alla ricezione delle fatture e infine al pagamento.

Il processo P2P ha inizio dopo la fase di e-sourcing, quando i fornitori sono stati identificati, qualificati e i loro cataloghi prodotti sono stati integrati in una soluzione di e-procurement.

Ogni buyer che dispone di un accesso alla soluzione di approvvigionamento online può quindi ordinare i propri prodotti presso fornitori autorizzati dalla direzione acquisti. Dopo un'approvazione automatizzata dell'ordine, secondo criteri precedentemente definiti dall'ufficio acquisti, al fornitore viene inviato un ordine di acquisto; di ritorno, viene trasmessa la conferma dell'ordine. Una volta ricevuta e validata la consegna, la fattura viene confrontata con la bolla di consegna validata dal buyer, e viene attivato il pagamento elettronico secondo le condizioni generali di vendita pattuite tra l'azienda e il fornitore, senza dimenticare la registrazione e l'aggiornamento automatico dei registri contabili.

Poiché il Procure to Pay è un processo lungo e complesso da attuare, sono disponibili diverse soluzioni, suite o moduli per facilitarne l'implementazione. Tra i più noti, in particolare presso i produttori di sistemi ERP, possiamo citare SAP Ariba Buying and Invoicing, Oracle Procurement, Proactis e Ivalua. La vera sfida consiste nel riuscire a gestire gli acquisti, e di conseguenza le spese, nella loro totalità, tenendo sotto controllo il ciclo dei fornitori dalla A alla Z.

Alcuni esempi di funzionalità:

• Centralizzazione dei dati per una migliore gestione degli acquisti
• Automazione del processo di fatturazione
• Riconoscimento automatico dei caratteri per leggere gli ordini di acquisto ed emettere le fatture
• Gestione dei costi e dei rischi
• Gestione della conformità
• Migliore visibilità dei pagamenti
• Analisi delle spese
• Migliore gestione dei fornitori

A partire dal 1° gennaio 2020, tutte le aziende che trattano con il settore pubblico devono trasmettere le loro fatture in formato elettronico. Ad oggi, sebbene il 75% delle aziende con 500 o più dipendenti abbiano adottato una soluzione di fatturazione elettronica, il 45% di quelle con un numero di dipendenti compreso tra 250 e 499 non dispone ancora di una soluzione dematerializzata. La dematerializzazione delle fatture si rivela un enorme vantaggio dal punto di vista finanziario e una significativa fonte di risparmi. Si consideri, infatti, che il costo complessivo di una fattura emessa in formato cartaceo ammonta a 9 euro, contro i 3 euro per la stessa fattura in formato dematerializzato: un budget che per le aziende risulterebbe quindi diviso per 3.

Eliminando tutte le elaborazioni manuali, l'automazione delle operazioni amministrative accelera il processo di acquisto, consentendo ai collaboratori di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto. All'incremento della produttività, si aggiunge una diminuzione degli errori di inserimento, delle duplicazioni delle fatture e dei pagamenti errati.

Potente leva di crescita per l'azienda, la digitalizzazione degli acquisti passa necessariamente per il P2P. La posta in gioco è alta, sia dal punto di vista finanziario che della sicurezza del processo di acquisto. Per ottenere degli indicatori di performance positivi, l'ottimizzazione dei sistemi informativi relativi agli acquisti ha pertanto assunto un'importanza strategica.