Procure to Invoice: dall’automatizzazione degli ordini alle fatture elettroniche

In una configurazione di e-procurement, o di approvvigionamento online, l'ordine elettronico viene effettuato dall'azienda cliente a un fornitore qualificato, secondo delle condizioni commerciali pattuite in precedenza dalla direzione acquisti. L'ordine viene trasmesso mediante un sistema di interscambio dati tra sistemi informativi denominato EDI, ovvero Electronic Data Interchange. L'EDI può essere integrato nell'ERP aziendale, ospitato all'interno di un portale o esternalizzato. Il suo utilizzo si serve di un flusso di messaggi elettronici che automatizzano il processo di acquisto a partire dall'ordine fino all'emissione dell'ordine di acquisto e alla fattura.

I dati dell'ordine vengono quindi salvati nella soluzione di e-procurement dell'azienda e inviati alla piattaforma del fornitore, che a sua volta trasmette la conferma di ricezione dell'ordine.

Attualmente esistono diversi formati di fatture elettroniche; tra quelli autorizzati vi sono i formati EDI, XML, PDF firmato, Factur-X. La normativa specifica anche che tutte le registrazioni contabili devono essere giustificate in modo da spiegarne la fonte o il CRC, vale a dire il percorso di revisione contabile. Lo scopo è quello di poter documentare che le fatture corrispondano esattamente alle prestazioni erogate, applicando al contempo le corrette aliquote IVA.

Occorre precisare, inoltre, che tutte le fatture elettroniche devono essere archiviate in modo identico dal cliente e dal fornitore, vale a dire così come sono state emesse o ricevute. L'archiviazione viene effettuata in un Sistema di Archiviazione Elettronica (SAE). Si tratta di soluzioni SaaS offerte in un'API o su un portale web certificato.

Nel ciclo di vita degli acquisti, viene denominato "Procure to Invoice" il processo di digitalizzazione di un acquisto, dall'ordine fino alla fatturazione. Una dematerializzazione completamente automatizzata che può arrivare a comprendere anche il saldo della fattura; in questo caso si parla di "Procure to Pay", o P2P.

I vantaggi degli ordini elettronici sono evidenti sia per il cliente che per il fornitore. Automatizzando l'ordine in formato EDI a partire dall'ERP, la sua ricezione avviene in tempo reale e i dati sono inseriti direttamente nel sistema di gestione in modalità protetta. Successivamente, viene inviata automaticamente una conferma di ricezione per informare il cliente che l'ordine è stato preso in carico; l'eliminazione dell'elaborazione manuale ha praticamente azzerato il rischio di errori.

Infine, le fatture elettroniche vengono generate automaticamente. Le soluzioni Procure to Pay (articolo non ancora online) ottimizzano l'elaborazione delle informazioni, i circuiti di validazione, le riconciliazioni tra ordini e fatture o i flussi di cassa. Ma è anche la qualità della relazione tra cliente e fornitore a risultare migliorata, in particolare grazie alla riduzione dei tempi di pagamento resa possibile da un sistema automatizzato e sicuro. Niente più solleciti da parte della contabilità o dell'ufficio legale, così come niente più documenti stampati e archiviazione fisica. Ora non vi sono più scuse per il mancato ricevimento della fattura. Le elaborazioni automatizzate permettono di migliorare la competitività dal punto di vista amministrativo, offrendo allo stesso tempo agli uffici acquisti e contabilità una visione globale e in tempo reale del processo di approvvigionamento.

L'automazione è quindi il pilastro principale della trasformazione digitale dei processi di acquisto delle aziende. Adottare una soluzione di ordini e fatture elettroniche non solo risponde a dei requisiti normativi, ma offre una migliore efficacia operativa e una riduzione dei costi di gestione amministrativa, rafforzando al contempo l'impegno delle aziende verso un approccio sempre più etico e rispettoso dei fornitori.