MRO e come funziona il suo approvvigionamento

La pandemia ha scosso e sovvertito molti dei sistemi su cui le aziende e le persone fanno affidamento. Alcune aziende hanno visto le loro vendite crollare. Altre si sono trovate in grossa difficoltà, a causa di un'impennata senza precedenti della domanda. Le supply chain, in particolare, hanno subito importanti contraccolpi generati da queste turbolenze.

La sfida comune che le persone hanno dovuto affrontare in entrambi gli scenari è stata quella di affrontare e superare al meglio un periodo di grosse difficoltà. Dall'assicurarsi che il lavoro a distanza fosse un'opzione sostenibile, al valutare i requisiti delle strutture, dal gestire enormi disagi nell'approvvigionamento, al comprendere come evitare interruzioni in futuro, il procurement è diventato parte integrante del processo decisionale aziendale.

Il quarto sondaggio annuale sullo stato del procurement nell'MRO (manutenzione, riparazione e operazioni), condotto in collaborazione con il Chartered Institute of Procurement (CIPS), ha evidenziato che la metà dei professionisti degli acquisti nel Regno Unito ritiene che la pandemia abbia aumentato l'importanza del procurement all'interno della loro organizzazione. Questo genera un'interessante sfida secondaria. Se la vostra importanza in azienda è aumentata durante la pandemia, come potete mantenere il vostro ruolo strategico?

Un intervistato, che ha voluto rimanere anonimo, ha affermato: "La maggior parte dei principi operativi del procurement che conosco non contempla situazioni straordinarie come questa.”

Intervistato all'inizio di quest'anno da RS, John Glen, chief economic advisor del CIPS, ha così delineato il cambiamento: “Un numero significativo di addetti agli acquisti con i quali ho parlato è responsabile anche della gestione del business, degli immobili e delle proprietà”.

Tra le tante responsabilità, c'è stata quella di rendere agevole il passaggio al lavoro a distanza occupandosi di tutto, dai poggiapiedi e le sedie ergonomiche per le abitazioni dei dipendenti, all'analisi dei contratti di locazione per individuare clausole di recesso o opportunità per ridurre i canoni di affitto.

Un altro compito è stato quello di analizzare la supply chain, colmando le lacune e svolgendo una valutazione obiettiva della sua idoneità. Le aziende che operano nel settore dell'e-commerce, o quelle che lo riforniscono, hanno compreso il significato del detto "Attento a ciò che desideri, perché potresti ottenerlo", poiché hanno dovuto lottare per tenere il passo con la domanda.

Nel corso della pandemia, semplici oggetti come le scatole di cartone sono stati tra i prodotti più richiesti. I team del procurement hanno dovuto impegnarsi a fondo per mantenere costante l’approvvigionamento di prodotti di vitale importanza, senza cui le aziende non avrebbero potuto stare al passo con gli ordini, pagandone le conseguenze.

Rifornire rapidamente una catena di approvvigionamento garantisce ad un'azienda di continuare ad essere operativa. Esistono però dei rischi. Abbiamo dovuto affrontare un periodo complicato, impegnati a gestire la mancanza di trasporti dai centri di produzione asiatici, chiusure, lockdown, domanda estremamente altalenante. E' importante continuare ad essere prudenti.

Quando un'azienda acquista prodotti autorizzati presso distributori autorizzati, acquista anche fiducia sulla provenienza e sulla qualità di quei prodotti. Nei periodi di tensione e shortage, vi è sempre il rischio che prodotti di qualità inferiore o non autorizzati entrino nella catena di approvvigionamento.

Forse non è un caso, quindi, che il 39% degli intervistati abbia affermato che la pianificazione della continuità aziendale per le parti d'importanza critica è una priorità strategica, seconda solo all'approvvigionamento sostenibile ed etico.

L'acquisto di articoli di qualità inferiore o contraffatti può avere conseguenze spiacevoli, se non catastrofiche, a seconda del prodotto o della tecnologia.

Le piattaforme di acquisto digitali sono uno dei modi più efficaci per garantire la massima trasparenza e visibilità possibili nelle supply chain. Già prima della pandemia, più del 70% delle nostre transazioni commerciali avveniva in modo digitale.

Poiché le organizzazioni vogliono rendere le supply chain più resilienti, ad esempio inserendo nuovi fornitori, gli strumenti digitali sono destinati a diventare sempre più importanti, perché garantiscono flessibilità.

Infatti, un'altra evidenza della nostra ricerca è che la pandemia ha accelerato l'adozione della tecnologia purchase-to-pay. Ci aspettiamo che a questo faccia seguito un più diffuso utilizzo degli strumenti di eProcurement in futuro.

Ma non serve soltanto tecnologia. La pandemia ha fatto sì che i professionisti del procurement si confrontino oggi con numero maggiore di colleghi in azienda.

Per molti versi, questa è la chiave per garantire che il procurement mantenga lo status strategico recentemente acquisito. Una comunicazione chiara, aperta e onesta con tutte le parti interessate è vitale durante una crisi, naturalmente. Comprendere chi siano i fornitori dei vostri fornitori, sviluppare processi di approvvigionamento, assicurarne la conformità ed essere in grado di analizzare tutti costi dell'approvvigionamento sono buone pratiche che devono divenire la norma del procurement.

Per dati e analisi approfonditi su come la pandemia di COVID-19 abbia cambiato il ruolo dei professionisti del procurement, scarica il Report sugli acquisti indiretti 2020 qui.