Cos’è lo Spend Management e quali sono i suoi vantaggi

Come abbiamo visto in un precedente articolo, la digitalizzazione degli acquisti, insieme all'e-sourcing e all'e-procurement, permette di centralizzare e rendere più fluidi sia gli approvvigionamenti che gli acquisti. Questo processo globale è indispensabile per controllare meglio il costo totale di proprietà o TCO (Total Cost of Ownership). Con lo Spend Management, rivolgiamo la nostra attenzione più specificamente alla gestione delle spese in azienda. Quali sono i suoi obiettivi? Razionalizzare gli acquisti, incrementare la produttività e ottenere dei risparmi significativi.

Per mantenere il controllo sui propri acquisti ed evitare gli ordini "selvaggi" emessi dai diversi collaboratori, l'e-sourcing aiuta a selezionare a monte, attraverso una piattaforma online, i fornitori validati dall'ufficio acquisti. Tale qualifica dei fornitori rientra nella strategia RSI e nella politica commerciale aziendale. Riducendo il numero dei fornitori, l'effetto volume favorisce trattative che consentono di ottenere condizioni di prezzo più vantaggiose.

In abbinamento a un ERP o a un sistema di gestione finanziaria, le soluzioni di gestione delle spese vengono definite "source to pay". In questo caso comprendono la gestione dei contratti, delle richieste di acquisto, degli ordini, della fatturazione e del pagamento. Il controllo tra gli ordini di acquisto e le fatture dei fornitori viene effettuato mediante una riconciliazione automatizzata.

I benefici della gestione delle spese ottenuti mediante la digitalizzazione degli acquisti vanno a vantaggio di diversi uffici aziendali. L'ufficio acquisti, in primo luogo, dispone di una migliore visibilità e di un migliore monitoraggio dei fornitori. L'ufficio finanziario può conoscere in ogni preciso istante la situazione delle spese dell'azienda. L'ufficio contabilità, a sua volta, può accedere in qualsiasi momento alle fatture e agli ordini di acquisto, e l'ufficio legale ha accesso ai contratti e agli accordi quadro sottoscritti con i fornitori. Infine, grazie a una scelta di prodotti limitata, un migliore rapporto qualità/prezzo e minori errori di inserimento, tutti i collaboratori sono responsabili dell'effettuazione dei loro ordini. È finito il tempo dei lunghi processi di validazione presso i superiori: ora ogni collaboratore si può dedicare ad attività a più alto valore aggiunto.

Automatizzando i processi, la digitalizzazione degli acquisti consente di ridurre significativamente i costi di transazione, in particolare grazie a un incremento della produttività a tutti i livelli dell'organizzazione.

Nel mondo digitale di oggi, i tempi di analisi e riflessione all'interno delle aziende si riducono inevitabilmente. Le decisioni devono essere in grado di adattarsi in qualsiasi momento al mercato in continua evoluzione. La crisi sanitaria che stiamo attraversando ne è un esempio perfetto, prima di tutto con l'implementazione e la diffusione dello smart working, ma anche con la gestione delle assenze, la carenza di alcune materie prime, i tempi di consegna ecc.

Questa accelerazione dei processi decisionali si verifica anche a livello degli uffici acquisti comportando una necessità di adattamento che può essere ampiamente facilitata dalla digitalizzazione. Infatti l'e-procurement offre l'opportunità di disporre di una visione globale e centralizzata degli acquisti e delle spese. Con lo Spend Management, i processi decisionali risultano semplificati, più razionali, più rapidi e più affidabili.

A breve, la gestione delle spese potrà anche integrare una dimensione predittiva, con l'aiuto di strumenti in grado di prevedere gli acquisti futuri. In che modo? Le soluzioni di acquisto elettronico permettono già di raccogliere e classificare una grande quantità di dati. I buyer hanno a disposizione diversi pannelli di controllo per ottimizzare le loro politiche di acquisto. E per le organizzazioni all'avanguardia nell'innovazione, l'Intelligenza Artificiale (IA) può dimostrarsi un'alleata preziosa per prevedere con precisioni le performance e il ritorno sull'investimento dei loro futuri acquisti.