Indicatori di prestazione per l'e-procurement

KPI è l'acronimo di Key Performance Indicator. Vari uffici li utilizzano per misurare l'efficacia globale di un piano di azione. E questo sia in ambito commerciale, di marketing, manageriale o relativo al web, in particolare per tutta la parte di e-commerce.

Questi indicatori di prestazione derivano da strumenti di analisi e generano dei report. Al fine di consentire il monitoraggio degli acquisti, i KPI sono spesso raccolti in pannelli di controllo, detti anche dashboard. Queste soluzioni sono connesse al sistema informativo, all'ERP o al software di gestione degli acquisti. Permettono di generare dei pannelli di controllo preconfigurati e dei report personalizzabili in base agli indicatori di ciascun ufficio: acquisti, contabilità, finanza, legale.

Tra i criteri di prestazione degli acquisti, quelli prioritari riguardano i costi, i tempi e la qualità dei prodotti o dei servizi. Ma negli ultimi anni sono emerse nuove esigenze, come la misurazione della prestazione in materia di RSI e quella della qualità del rapporto con i fornitori.

La valutazione delle prestazioni ruota intorno a tre aspetti principali: l'efficacia degli uffici acquisti, il rispetto delle condizioni generali pattuite con ciascuno dei fornitori e il monitoraggio delle abitudini di acquisto all'interno dell'azienda.

Efficacia degli uffici acquisti

Come si può misurare, in modo pertinente, la produttività di un ufficio acquisti? Occorre considerare il suo costo totale di esercizio, ovvero i risparmi ottenuti in relazione al tempo impegnato dagli addetti agli acquisti. E, più in generale, il TCO (Total Cost of Ownership) considerando sia i costi diretti che quelli indiretti, od occulti. Questo equivale quindi a calcolare il ROI, o ritorno sull'investimento.

Il secondo indicatore chiave riguarda la ripartizione degli acquisti diretti gestiti dall'ufficio acquisti rispetto agli acquisti indiretti non strategici, detti "selvaggi". È infatti importante che i dati analizzati siano effettivamente quelli attribuiti all'ufficio acquisti.

Rispetto delle condizioni generali di vendita

Assicurarsi che i fornitori rispettino i propri impegni è ovviamente un punto determinante. Ciò vale tanto per il rispetto dei prezzi pattuiti quanto per il rispetto dei termini di consegna. Sono due fattori chiave che, qualora non siano conformi ai contratti, possono rivelarsi estremamente complessi per l'azienda.

Rispetto delle procedure di acquisto all'interno

Il processo di digitalizzazione degli acquisti implica una trasformazione delle abitudini di acquisto all'interno dell'azienda. In questo caso si tratta di misurare il tasso di acquisti fuori contratto e il mancato introito per gli acquisti che si discostano dalle condizioni concordate. Anche la rapidità e la fluidità degli ordini trasmessi attraverso una soluzione di e-procurement sono oggetto di misurazioni per determinare la durata del processo di acquisto.

Monitorare e analizzare i dati raccolti attraverso una soluzione software dedicata permette alle direzioni acquisti di ottenere, in un dato momento, una fotografia estremamente precisa delle spese sostenute rispetto al budget previsionale assegnato. Si possono programmare degli alert affinché le direzioni acquisti siano immediatamente informate, non appena un indicatore chiave supera la soglia autorizzata. Questo monitoraggio in tempo reale consente di valutare le performance degli investimenti. Rappresenta inoltre uno strumento prezioso per prevedere i trend e prendere rapidamente le decisioni strategiche necessarie.

In materia di e-procurement, la misurazione delle prestazioni riguarda pertanto principalmente degli indicatori chiave legati alla produttività e alla redditività degli uffici acquisti. Ma può costituire anche un eccellente strumento di management per motivare, unire e sensibilizzare i team rispetto alle sfide future. Infine, queste misurazioni associate alla prestazione relativa alla RSI consentono alle aziende di spingersi ancora oltre, impegnandosi al massimo per raggiungere i loro obiettivi ambientali ed etici.