Che cos'è un catalogo PunchOut?

Il PunchOut è una soluzione elettronica di e-procurement o di approvvigionamento online che consiste nel collegare il catalogo di un fornitore al CRM o all’ERP di un'azienda. Indipendentemente dalle soluzioni software scelte, il PunchOut è compatibile con SAP, Oracle, Ariba e tutti i moduli di e-procurement.

Questo collegamento tra i due soggetti coinvolti (i buyer e i venditori) offre un accesso diretto alla piattaforma di e-commerce dei fornitori selezionati. Una volta negoziate le condizioni commerciali, il catalogo PunchOut riporta i prezzi, i costi e i tempi di consegna specificamente accordati all'azienda. Al momento del processo di acquisto online, le modalità registrate si applicano automaticamente e gli ordini vengono trasmessi al sistema di acquisto del fornitore.

In questo modo il PunchOut contribuisce alla dematerializzazione dell'intero processo di approvvigionamento, dalla selezione dei prodotti alle transazioni commerciali tra le aziende e i loro fornitori. Ciò riguarda tanto gli ordini di acquisto quanto le fatture, i pagamenti online e le bolle di consegna. Questo processo è infatti denominato "Procure to Pay", vale a dire dall'approvvigionamento al pagamento.

Con il PunchOut, il numerodei cataloghi e degli articoli codificati è molto maggiore rispetto alla soluzione del catalogo online. Dal momento che le ricerche vengono effettuate direttamente sul sito del fornitore, i cataloghi sono dinamici e consentono di aggiornare in tempo reale i prezzi, le scorte o i tempi di consegna. Possono anche venire proposti nuovi prodotti o prodotti sostitutivi.

Dalla sua interfaccia di e-procurement, il buyer sceglie il fornitore che commercializza i prodotti o i servizi di cui necessita. Dopo un'autenticazione automatizzata, viene collegato direttamente al sito di e-commerce del fornitore selezionato. A quel punto, dal suo account cliente, il buyer può navigare all'interno del catalogo, scegliere i prodotti e i quantitativi desiderati e aggiungerli al suo carrello. Contrariamente a un sito di e-commerce B2C rivolto ai consumatori, con il PunchOut il processo di acquisto non richiede di effettuare l'ordine sul sito del fornitore. L'ordine viene esportato direttamente sulla piattaforma di e-procurement dell'ufficio acquisti dell'azienda. L'ordine di acquisto viene generato automaticamente e inviato al modulo di e-commerce del fornitore, facendo così partire l'ordine, la consegna e il pagamento.

Essendo rivolto in modo più specifico agli acquisti non strategici delle aziende, il catalogo PunchOut è consigliato per grandi volumi di ordini, con una vasta gamma di prodotti interessati.

Con questa soluzione, i buyer rimangono sulla loro interfaccia di approvvigionamento interna e la gestione è più semplice e sicura. Grazie all'automazione, non occorre procedere a inserimentimanuali, che spesso richiedono molto tempo e costituiscono una fonte di errori.

Centralizzando le transazioni, il PunchOut permette agli uffici acquisti di mantenere il controllo sulle proprie spese, oltre ad autorizzare un numero maggiore di utenti ad accedere al sistema.

Uno dei principali vantaggi del PunchOut? Gli aggiornamenti dei dati sono effettuati in tempo reale. Oltre a ottimizzare il processo di acquisto, ciò significa anche che la manutenzione è esclusivamente a carico dei fornitori, contrariamente a ciò che avviene con i cataloghi online. In questo modo, i vari risparmi di tempo aggiuntivi si traducono in incrementi della produttività ed economie di scala.