Che cos'è un catalogo online?

Un catalogo online è molto più di un semplice PDF interattivo di un fornitore dal quale il buyer sceglie i prodotti prima di ordinarli telefonicamente o per e-mail. Se è evidente che un catalogo digitale è più ecologico di un catalogo stampato su carta, con l'e-procurement o approvvigionamento online è stata raggiunta una tappa importante nel percorso di dematerializzazione degli scambi con i fornitori.

Ciò che caratterizza un catalogo online è il fatto di essere composto da file di alta qualità, detti "statici", riportanti, ad esempio:

• i codici degli articoli
• le loro descrizioni, il peso, le dimensioni
• i prezzi pattuiti
• il codice del produttore
• i codici UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un sistema di codifica a 8 cifre che consente di classificare i prodotti e i servizi nei sistemi di commercio elettronico,
• il numeroeClass, uno standard internazionale per i dati industriali conforme alle norme ISO e CEI.

Questi file vengono caricati direttamente nel sistema PHP o attraverso un sistema di gestione dei contenuti di terze parti. Pertanto, sono "alloggiati" nel software degli acquisti o nell'ERP aziendale. La consultazione del catalogo elettronico ha un accesso protetto e riservato ai soggetti autorizzati a effettuare gli acquisti, previa configurazione dell'accesso da parte dell'amministratore.

Dopo una fase di e-sourcing che consente di identificare e selezionare i fornitori secondo delle specifiche predefinite, perciascunaazienda viene realizzato un catalogo personalizzato, che tiene conto delle esigenze, dei criteri e delle abitudini di acquisto. Questo catalogo contiene un numerolimitatodi articoli i cui prezzi sono stati precedentemente negoziati e validati dalla direzione acquisti. Contrariamente a quanto avviene nel catalogo denominato "PunchOut", i prezzi non vengono aggiornati in tempo reale. La ricerca dei prodotti è integrata nel software aziendale, generalmente a partire da un file CSV o XLS. L'aggiornamento è pertanto manuale e può essere effettuato dai buyer e dai fornitori, previo controllo e validazione da parte dell'ufficio acquisti.

In un'ottica di digitalizzazione degli acquisti, il catalogo online è consigliato alle aziende che gestiscono un numero limitato di prodotti, generalmente poche centinaia di articoli, che sono oggetto di ordini ricorrenti. Il catalogo online può anche rappresentare un primo passo nel percorso di trasformazione digitale degli uffici acquisti, prima di implementare altre soluzioni di e-procurement.

Digitalizzare i propri acquisti presenta numerosi vantaggi per le aziende, come una migliore redditività e una maggiore produttività, anch'esse legate all'integrazione di una soluzione di e-procurement come il catalogo online.

Si possono ottenere dei risparmi economici e di tempo optando per un'interfaccia del catalogo user-friendly, che offra una migliore esperienza utente. I prodotti vengono scelti tra quelli i cui termini sono già stati negoziati con i fornitori e approvati dalla direzione acquisti e le descrizioni dei prodotti sono precise e perfettamente corrispondenti alle aspettative dei buyer, dal momento che sono state realizzate su misura in base alle esigenze dell'azienda.

Infine, grazie al "Procure-to-pay", l'elaborazione degli ordini e delle fatture è completamente elettronica, facilitando in questo modo il controllo degli acquisti e ottimizzando il tasso di conformità.

Personalizzazione dell'offerta di prodotti, semplificazione del processo di acquisto, visione globale dei prodotti, prezzi prestabiliti... con i cataloghi online, ora la gestione degli acquisti avviene in tutta sicurezza e secondo i termini contrattuali pattuiti.