Un catalogo online è molto più di un semplice PDF interattivo di un fornitore dal quale il buyer sceglie i prodotti prima di ordinarli telefonicamente o per e-mail. Se è evidente che un catalogo digitale è più ecologico di un catalogo stampato su carta, con l'e-procurement o approvvigionamento online è stata raggiunta una tappa importante nel percorso di dematerializzazione degli scambi con i fornitori.
Ciò che caratterizza un catalogo online è il fatto di essere composto da file di alta qualità, detti "statici", riportanti, ad esempio:
- i codici degli articoli
- le loro descrizioni, il peso, le dimensioni
- i prezzi pattuiti
- il codice del produttore
- i codici UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un sistema di codifica a 8 cifre che consente di classificare i prodotti e i servizi nei sistemi di commercio elettronico,
- il numeroeClass, uno standard internazionale per i dati industriali conforme alle norme ISO e CEI.
Questi file vengono caricati direttamente nel sistema PHP o attraverso un sistema di gestione dei contenuti di terze parti. Pertanto, sono "alloggiati" nel software degli acquisti o nell'ERP aziendale. La consultazione del catalogo elettronico ha un accesso protetto e riservato ai soggetti autorizzati a effettuare gli acquisti, previa configurazione dell'accesso da parte dell'amministratore.