Come implementare delle soluzioni di e-procurement?

Avete scelto i vostri software di e-procurement sulla base delle vostre esigenze in termini di funzionalità, di compatibilità con il vostro sistema informatico oppure di sincronizzazione dei dati... Ora dovete implementarli nei diversi uffici interessati: acquisti, contabilità, finanza. Come portare a buon fine questa integrazione? I vostri team informatici si sono organizzati e hanno definito un piano d'intervento. È stato nominato un project manager di riferimento che fungerà da interfaccia con gli utenti. Avete programmato un rinfresco per ufficializzare il lancio. Ma i vostri collaboratori sono davvero pronti?

Qualsiasi cambiamento organizzativo ha un impatto non solo sui processi di lavoro, ma anche sulla vita quotidiana e sullo stato d'animo dei collaboratori. Come sappiamo, le abitudinistrutturano e rassicurano. Pertanto, di fronte ai cambiamenti, possono emergere alcune resistenze.

Prima e durante l'adozione di nuovi strumenti digitali, è opportuno che le direzioni acquisti coinvolgano i loro team per ottenere la massima adesione. Talvolta si sottovaluta l'importanza della comunicazione in questa fase della gestione del cambiamento.

Come deve avvenire la comunicazione? Informando i collaboratori dei vantaggi offerti dalle soluzioni di e-procurement. Spiegando come il risparmio di tempo, ad esempio ottenuto eliminando le varie operazioni manuali, rappresenta una preziosa opportunità di sviluppare le competenze a livello interno. Valorizzando in questo modo il contributo dei vostri collaboratori nel rispondere alle importanti sfide in termini di produttività e performance dell'azienda. Infine, specificando che questi cambiamenti saranno a lungo termine e che sarà fornito un accompagnamento e un supporto.

Non si può gestire il cambiamento senza formazione. Considerato che molto spesso gli strumenti digitali sono ritenuti complessi dai loro utenti, questo rappresenta un vero e proprio ostacolo per la trasformazione digitale delle aziende. L'adozione di nuove soluzioni di e-procurement richiede un certo tempo di apprendimento. E per arrivare a padroneggiarne tutte le funzionalità, la cosa più efficace consiste in una formazione erogata dal produttore dei software.

Le formule possono essere diverse: formazione in presenza o a distanza, sotto forma di e-learning o in aule virtuali... L'attuale diffusione dello smart working ha indotto un cambio di mentalità, anche se con tutta probabilità i collaboratori preferiranno ritrovare la convivialità delle aule didattiche. Risulta infatti che il 43% di loro si augura questo ritorno nel 2022.

È inoltre consigliabile fornire un supporto continuo agli utenti ed è in questo campo che il digital learning ha saputo adattarsi e innovarsi. Alcuni produttori offrono anche dei supporti applicativi integrati, disponibili in qualsiasi momento in modalità autonoma.

La digitalizzazione degli acquisti, come tutte le altre trasformazioni digitali delle aziende, è un processo che va considerato nel lungo termine. Pertanto, prevedere degli step di confronto e valutazione sarà non solo utile, ma anche ben accolto dai collaboratori. Anche in questa circostanza, valorizzare le loro esperienze e raccogliere le loro opinioni contribuiscono al successo del progetto.

Gli strumenti rispondono alle aspettative e sono all'altezza delle sfide? Quali sono gli aspetti positivi e negativi, in termini di qualità del lavoro, di produttività ecc.? Vi sono delle opportunità di miglioramento da perseguire? Organizzare delle riunioni di lavoro su questi temi rappresenta un modo efficace per tenere uniti i team in questo periodo di transizione.

Inoltre, le direzioni acquisti e le direzioni sistemi informativi provvederanno a stabilire degli indicatori di performance per assicurarsi che gli strumenti svolgano i compiti desiderati e rispondano agli obiettivi fissati. Tali indicatori potrebbero essere relativi al TCO (costo totale di proprietà), all'analisi dei benefici (TBO), del valore (TVO), dei rischi (TRO) o dell'impatto economico (TEI).

Anche dopo avere eseguito tutti i passaggi relativi alla scelta e all'implementazione di una soluzione di e-procurement , può accadere che la soluzione non risponda alle aspettative o si riveli difficile da mettere in pratica da parte degli utenti. A questo punto è importante poter decidere di cambiare soluzione. Prima verrà messa in discussione, più rapidamente l'azienda sarà in grado di ripartire.