TCO: Cos’è e come ottimizzarlo con soluzioni di manutenzione efficaci

Ridurre il TCO è importante per ottimizzare le spese e aumentare la redditività. Un modo efficace per farlo è razionalizzare la manutenzione delle attrezzature di produzione e dei materiali utilizzati dall'azienda. Ne parliamo in questo articolo, dove presentiamo anche le soluzioni di manutenzione ideate da RS per raggiungere questo obiettivo.

Il TCO (Total Cost of Ownership) è il costo totale di proprietà e designa il costo di un bene o servizio durante tutto il suo ciclo di vita. Il calcolo del TCO è importante per ottimizzare le spese e aumentare la propria redditività. In questo articolo approfondiamo l'argomento total cost of ownership, spieghiamo come calcolarlo e perché sia fondamentale ridurlo.

Il TCO è un concetto che ritroviamo storicamente in ambito militare: si ritiene che già in epoca napoleonica i progettisti di cannoni si preoccupassero di valutare il costo complessivo delle loro armi, tenendo conto della durata dell'apparecchiatura e delle riparazioni necessarie. È però alla fine degli anni ’90 che il TCO viene formalizzato dalla difesa americana fino a diventare uno standard militare.

In seguito, tutti i produttori hanno adottato questo principio per calcolare i costi di produzione nel modo più accurato possibile e adattare il proprio margine.

Il costo totale di proprietà (o di possesso), detto TCO dall'inglese Total Cost of Ownership, consiste nel calcolare il costo reale di un prodotto, compresi i costi di produzione, acquisizione, utilizzo, gestione e ritiro.

Il calcolo del TCO tiene conto, quindi, non solo dei costi diretti (produzione, commercializzazione, ecc.) ma anche dei costi indiretti o “nascosti” (Bill Kirwin, 1987). Questi ultimi sono costituiti, ad esempio, dai costi di manutenzione o dai consumi energetici indotti dal prodotto.

In sostanza, il TCO rappresenta l’importo totale speso dal proprietario durante il ciclo di vita di un bene o servizio.

Non esiste una formula standard per calcolare il TCO: dipende dalla tipologia di prodotto/servizio, dalle diverse tipologie di acquisti, e dal settore di attività. Ad esempio, il costo totale di proprietà di una flotta automobilistica non tiene conto degli stessi dati di un sistema IT.

Possiamo, però, individuare 8 principali famiglie di costi:

• Prezzo d'acquisto: comprende il prezzo di costo e il margine, nonché i costi di produzione;
• Costo sostenuto per trasporto, imballaggio e assicurazione;
• Acquisizione: comprende le spese sostenute per il funzionamento dell'ufficio acquisti dell'azienda;
• Possesso: comprende la gestione delle rimanenze e il costo di ammortamento;
• Manutenzione: comprende il prezzo dei pezzi di ricambio e della manutenzione;
• Uso e funzionamento del prodotto;
• Non qualità, ad esempio il prezzo per l'elaborazione dei resi o della non conformità;
• Rimozione: comprende il riciclaggio o la distruzione del prodotto a fine vita.

La difficoltà nel determinare il valore del TCO sta proprio nel fatto che alcuni costi sono abbastanza semplici da identificare, mentre altri sono più complessi, in certi casi addirittura nascosti. Ecco perché è fondamentale conoscere e padroneggiare perfettamente le componenti dell'azienda.

Il costo totale di proprietà consente di confrontare i costi reali di diversi prodotti, in questo modo l'ufficio acquisti può prendere decisioni più semplici, mirate e consapevoli. Ad esempio, un prodotto venduto ad un prezzo inferiore può avere un TCO maggiore rispetto a un prodotto venduto ad un prezzo più alto, ma che include il servizio di manutenzione.

I responsabili degli acquisti sono, di conseguenza, molto attenti al TCO e alla sua riduzione. Questo rappresenta infatti una delle leve strategiche per la creazione di valore. Calcolare e monitorare il total cost of ownership è essenziale per ottimizzare le proprie spese. Come?

• Permette di ottimizzare i costi diretti, indiretti e le negoziazioni con i fornitori;
• Viene preso in considerazione quando si misura il ROI (ritorno sull'investimento);
• Permette di anticipare i costi sull’intero ciclo di vita del dispositivo o del servizio;
• Aiuta nella decisione di esternalizzare o internalizzare gli acquisti;
• Migliora la performance finanziaria a lungo termine.

Come ridurre il total cost of ownership (TCO)

Il TCO è uno strumento di analisi che fornisce una visione complessiva del valore di un bene o servizio. Permette di confrontare il prezzo di prodotti o beni al momento dell'acquisto, ma anche di monitorarne il costo di utilizzo. Ridurre il TCO è essenziale per ottimizzare le proprie spese attraverso diversi sistemi, complementari tra loro. Vediamone alcuni:

• Individuando gli sprechi in azienda, modificando il comportamento di utilizzo del personale. Nel settore IT, ad esempio, questo significa disdire le applicazioni inutilizzate e proseguire l'aggiornamento delle licenze in uso;
• Condividendo le risorse con un fornitore di servizi o un'altra società e limitando il numero di fornitori;
• Ricorrendo a sistemi di approvvigionamenti online, dematerializzando gli scambi commerciali con i fornitori per ottimizzare l'atto dell'acquisto;
• Mantenendo correttamente la propria attrezzatura e seguendo le raccomandazioni di manutenzione per prolungare la durata della risorsa;
• Monitorando i dati di impiego effettivo delle macchine per rilevarne l'uso eccessivo o il sottoutilizzo e il consumo energetico dei macchinari.

In particolare, razionalizzare la manutenzione dei dispositivi di produzione e dei materiali utilizzati dall'azienda è un ottimo modo per ridurre il TCO. Ma per ridurre in modo efficiente i costi di manutenzione è necessaria anche un'attenta gestione delle scorte.

Per raggiungere questo obiettivo, RS offre diverse soluzioni di Vendor Managed Inventory, come: RS VendStock® ed RS ScanStock®.

Le diverse attività di manutenzione possono essere gestite in modo automatico, grazie all'impiego di software specifici. Questo sistema è chiamato CMMS (Computerized Maintenance Management System), e si riferisce alla gestione della manutenzione assistita da computer.

La soluzione CMMS trova applicazione nei settori industriali o terziari, con l'obiettivo di ottimizzare il parco macchine e facilitare la gestione di diversi ambiti:

• attrezzature (inventario, ubicazione, identificazione);
• interventi correttivi o preventivi;
• richieste di intervento su macchinari;
• scorte (stato, ricostituzione, valutazione);
• acquisti (ordini, fatturazione, ecc.);
• personale (attività, pianificazione del carico di lavoro);
• costi (manodopera, inventario, acquisti, monitoraggio del budget, ecc.).

Il software CMMS è generalmente integrato su un'applicazione mobile, ideale per l'utilizzo in loco e offre numerosi vantaggi che facilitano l’attività quotidiana di monitoraggio e manutenzione.Una gestione più attenta consente, quindi, di ridurre i costi, e in particolare il TCO complessivo. Grazie alla pianificazione degli interventi e al monitoraggio della manutenzione preventiva, l'affidabilità delle apparecchiature migliora e i tempi di fermo macchina in caso di guasti divengono meno frequenti.

Inoltre, la gestione accurata dell'inventario consente di ottimizzare gli acquisti e tracciare in modo più dettagliato l'attività dei prestatori di servizi e dei fornitori.

Una manutenzione efficace deve poter contare su uno stock di ricambi sufficiente a consentire interventi rapidi e non bloccanti. Tuttavia, lo stoccaggio è costoso e aumenta il TCO complessivo della macchina e dell’azienda.

Uno dei problemi ricorrenti nel settore, è il tempo perso dagli operatori nella ricerca di materiali di consumo o strumenti presso punti vendita (quando esistenti). Più il negozio è lontano, minore è la produttività del personale addetto.

Grazie a distributori automatici industriali installati in loco, i materiali di consumo e gli strumenti di lavoro diventano subito disponibili: tutto questo grazie alla soluzione RS VendStock®, che consente di decidere i livelli delle scorte e la frequenza di fornitura.

Attraverso una connessione con il negozio RS e lo shop RS online, il software integrato nei distributori ordina automaticamente gli articoli prossimi all'esaurimento. Questo sistema garantisce che siano continuamente disponibili parti, strumenti e DPI.

RS VendStock® migliora la tracciabilità delle spese legate all'inventario e permette di monitorare i consumi di ciascun operatore. Inoltre, il distributore automatico riduce il consumo di prodotto di quasi il 40%.

L'azienda che ha necessità di aumentare la disponibilità di prodotti, materiali di consumo e DPI, può anche affiancare ai distributori RS VendStock® un magazzino RS autonomo. Si tratta della soluzione RS ScanStock® che permette un notevole risparmio di tempo e di mantenere la tracciabilità dei prodotti in entrata e in uscita.

RS ScanStock® mira a gestire stock di forniture ad alta rotazione, di piccole dimensioni e di basso valore, come: elementi di fissaggio, connettori, viti o chiodi. Il monitoraggio regolare ottimizza il rifornimento delle scorte riducendo i costi di inventario; inoltre, questo permette di risparmiare tempo nella ricezione, nell'ordine e nello stoccaggio delle scorte.

Una migliore gestione delle spese di manutenzione consente di adeguare i costi legati a pezzi di ricambio, forniture e materiali di consumo.

Agire sull'inventario è dunque un'azione importante per ottimizzare il costo totale di proprietà (TCO).

Il corretto monitoraggio della manutenzione, soprattutto preventiva, è quindi una garanzia di qualità che porta a ridurre il TCO attraverso la minimizzazione del rischio di guasti.