Inventario di magazzino: come gestirlo in modo efficiente

L'inventario di magazzino è un requisito legale per alcune imprese, (Art. 14 co. 1 lett. D del D.P.R. 600/73) ma anche le attività che non sono obbligate a presentare l’inventario delle scorte, devono comunque compilarlo.

L'inventario di magazzino consente di fare il punto sullo stoccaggio della propria merce e di aggiornare la corretta quantità rimanente. Inoltre, è un'occasione per:

• Controllare la corretta collocazione dei prodotti e per riordinare e riorganizzare gli scaffali;
• Sostituire articoli danneggiati, scaduti, deprezzati o fuori commercio;
• Correggere le discrepanze nelle scorte, legate al conteggio manuale degli operatori, agli incidenti (rottura o smarrimento) e ai furti;
• Evitare di fare scorte eccessive o insufficienti;
• Conoscere il valore e il costo della merce;
• Chiudere l'anno contabile, fondamentale per preparare la dichiarazione dei redditi e un conto economico previsionale.

Durante l'inventario, devono essere registrati i seguenti elementi:

• Materiali che entrano nel processo di trasformazione;
• Prodotti non completati, in corso di costruzione;
• Prodotti finiti in attesa di consegna;
• Servizi.

Il conteggio varia a seconda dell'attività dell'azienda. Se si tratta di una società commerciale di acquisto-rivendita, l'inventario consisterà essenzialmente nella contabilità di tutti i beni acquistati, ma non venduti. Nel caso, invece, di un magazzino produttivo il processo si estenderà al conteggio delle materie prime, delle forniture industriali e dei semilavorati.

Per portare a termine questo processo con successo è necessario disporre delle risorse tecniche opportune e di personale competente. Una pianificazione inadeguata dell’inventario o una preparazione insufficiente delle attività causeranno un aumento dei tempi e dei costi di elaborazione.Per fare l'inventario è quindi importante:

Scegliere il periodo di minore attività per l'azienda;Comunicare tempestivamente a fornitori e clienti che, durante l'inventario, gli spazi di carico, scarico e vendita potrebbero essere temporaneamente inaccessibili;Essere preparati a mettere in pausa alcune operazioni che porterebbero ad alterare le giacenze.

Chi effettua l'inventario

Il personale incaricato di effettuare l'inventario deve conoscere il funzionamento degli strumenti e delle procedure da mettere inatto. In caso di un numero molto elevato di referenze da conteggiare, l'inventario può essere affidato a personale temporaneo sotto la supervisione di un responsabile dell'azienda.

Tipi di inventario, in base alla loro frequenza

Esistono 4 tipi principali di inventario:

1. Inventario intermittente: viene effettuato una volta all'anno, generalmente qualche giorno prima della fine dell'anno fiscale;
2. Inventario ciclico: viene effettuato più volte, in periodi diversi dell'anno, su gruppi di riferimento. Si evita così il fermo completo delle attività;
3. Inventario periodico: viene pianificato regolarmente, ad esempio ogni mese, ogni trimestre oppure ogni semestre. Questo aggiornamento costante limita eccessive differenze di stock;
4. Inventario permanente (o informatizzato): lo stato dell'inventario viene aggiornato man mano che le merci vengono ricevute ed emesse utilizzando software di gestione dell'inventario (WMS) o software di contabilità. Le quantità indicate, quindi, sono sempre realistiche e aggiornate.

Fasi di un inventario fisico

Durante un inventario fisico, tutta o parte dell'attività viene temporaneamente interrotta, motivo per cui è necessario agire rapidamente per ridurre le perdite finanziarie. Grazie ad una buona organizzazione e ad alcuni strumenti, è però possibile lavorare in modo più efficiente:

1. Formare i gestori dell'inventario: fornire al personale e ai lavoratori temporanei le istruzioni sulla procedura da seguire e come usare gli strumenti assegnati;
2. Pianificare la data in cui effettuare l’inventario: in un periodo dell'anno con poca attività e in una fascia oraria con basso traffico di clienti (per i negozi);
3. Contare tutti i prodotti e controllare: attendere la validazione da parte del gestore;
4. Regolarizzare le scorte: lo stock fisico viene confrontato con lo stock teorico, e quindi adattato;
5. Valutare le scorte in contabilità: assegnando un valore unitario a ciascun articolo. Le materie prime sono valutate in base al costo di acquisto (prezzo di acquisto + costi accessori). I prodotti finiti e semilavorati sono valutati in base al costo di produzione (costo di acquisto + costi di produzione).

Le diverse modalità di realizzazione dell'inventario

A seconda delle dimensioni e dell'attività dell'azienda, del personale disponibile e del budget da dedicare all'inventario di magazzino, si hanno a disposizione diverse possibilità:

• Inventario manuale: il più classico e il meno costoso (basta un foglio di carta o un foglio di calcolo Excel). Questo metodo è praticato ancora oggi da diverse piccole aziende con poca merce in magazzino;
• Inventario con codice a barre: la soluzione più comune attraverso la quale gli articoli vengono scansionati utilizzando terminali elettronici a radiofrequenza (scanner). I dati digitalizzati vengono trasferiti direttamente al software di gestione dell'inventario;
• Inventario con etichette RFID (identificazione a radiofrequenza): accurato, affidabile e rapidissimo. Ogni articolo è dotato di un chip che racchiude informazioni come una vera e propria carta d'identità. Il processo è completamente automatizzato, e non è necessario aprire la scatola per identificare il prodotto. Inoltre, la tecnologia può essere dotata di tracker per monitorare il prodotto e localizzarlo facilmente in caso di smarrimento o furto.

Niente è più efficace di un software di gestione dell'inventario (tipo WMS) e delle soluzioni di inventario come RS VendStock® ed RS ScanStock®. Tali soluzioni sono in grado di aumentare di dieci volte l'efficienza dell'impresa e, in combinazione con il metodo dell'inventario permanente, non lasciano spazio ad errori o imprecisioni.

I 5 principali vantaggi di queste soluzioni digitali:

1. Risparmio di tempo: da dedicare ad altre attività a maggior valore aggiunto;
2. Stock esaurito limitato: perché i riassortimenti sono anticipati e gestiti in automatico;
3. Rispetto dei tempi di consegna: che migliora le relazioni con i clienti e la qualità della fornitura del servizio;
4. Perfetta tracciabilità dei prodotti: con la possibilità di reindirizzare i clienti verso un altro negozio o punto di riconsegna;
5. Meno resi di articoli per non conformità.

Con le soluzioni digitali RS Inventory è quindi possibile migliorare la produttività dell'azienda, ridurre i costi di stoccaggio e rendere più affidabile la gestione delle scorte e dell'inventario.