Riduzione dei costi di processo con una gestione esterna delle scorte

I team tecnici e gli uffici acquisti incontrano numerose sfide nell’approvvigionamento dei materiali di consumo industriali e nella gestione delle supply chain. Oltre alla molteplicità degli stakeholder, alla frammentazione della base di fornitura e alla varietà di prodotti suddivisi in più categorie, vi è anche la pressione del senior management per la riduzione dei costi.

Secondo una recente ricerca condotta da RS e dal CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply), tra le sfide principali che i professionisti del procurement di trovano ad affrontare quotidianamente vi sono la necessità di realizzare risparmi anno dopo anno e la mancanza di visibilità sulla spesa, due fattori indicati rispettivamente dal 41% e dal 40% dei rispondenti al sondaggio (Indirect Procurement Report 2018: Drivers of change – and how to respond).

RS, nella sua qualità di grande distributore di prodotti industriali ed elettronici, si trova in una posizione privilegiata per aiutare le aziende a razionalizzare i loro processi e a renderli economicamente più efficienti. Una parte considerevole dei costi del processo può derivare da una gestione inefficiente delle scorte, in particolare per quanto riguarda i materiali di consumo industriali di basso valore e largo consumo. I problemi legati all’eccesso di scorte, a un monitoraggio inaccurato del magazzino e all’indisponibilità di alcuni prodotti portano a perdite di produttività e a interruzioni delle attività. Tuttavia, RS può offrire soluzioni innovative e dedicate.

Un’importante società privata del settore delle utility, responsabile per la distribuzione dell’acqua pubblica e per la raccolta e il trattamento dei rifiuti in una regione di grande estensione, voleva consolidare la spesa riducendo il numero dei fornitori, semplificare i suoi processi di Source-to-Pay emigliorare la gestione del magazzino. L’organizzazione stava passando da un modello di manutenzione reattiva a uno di manutenzione programmata. Di conseguenza, era particolarmente interessata a collaborare con un unico fornitore di MRO che potesse standardizzare l’inventario e fornire i quantitativi richiesti di componenti in tempo utile per consentire ai tecnici MEICA (Mechanical, Electrical, Instrumentation, Control and Automation) di completare gli interventi di manutenzione programmati.

In precedenza, i tecnici MEICA erano soliti acquistare i componenti su base reattiva, in funzione delle esigenze dei singoli interventi da eseguire. Questo portava spesso a ritardi, in quanto i tecnici dovevano recarsi presso diversi fornitori per procurarsi i materiali o dovevano attendere la loro consegna. Inoltre, i tecnici tendevano spesso ad acquistare più componenti del necessario, creando scorte non catalogate che successivamente restavano inutilizzate perché nessun altro ne era a conoscenza. Di conseguenza, una parte del capitale della società restava vincolato in scorte che non venivano utilizzate, monitorate o sottoposte a manutenzione. Una gestione più efficiente del programma di manutenzione, con interventi pianificati e un monitoraggio più accurato dell’inventario, avrebbe inoltre permesso al cliente di migliorare le sue prestazioni rispetto ai concorrenti.

Poiché l’azienda era un cliente di lunga data, RS possedeva le conoscenze e i dati necessari per capire come gestire le forniture di articoli di basso valore e largo consumo per le attività di MRO (Maintenance, Repair & Operations). La soluzione è stata quella di realizzare un magazzino a livello regionale, comprendente gli articoli ad alta movimentazione per le attività di MRO, a cui i tecnici potessero attingere senza bisogno di rivolgersi ad altri fornitori. In collaborazione con diversi stakeholder del cliente, RS ha implementato una soluzione ScanStock, un sistema di gestione del magazzino con cui la stessa RS si fa carico del controllo e del reintegro delle scorte per insieme di prodotti concordati. Questo offre al cliente la possibilità di dedicarsi ad altre aree della sua attività, elimina i ritardi nelle procedure d’ordine e impedisce l’accumulo di scorte in eccesso non catalogate.

Le soluzioni VMI (Vendor Managed Inventory - scorte gestite dal fornitore) come ScanStock rappresentano la strategia di MRO più usata dalle aziende, adottata dal 39% dei rispondenti al sondaggio condotto da RS e dal CIPS per il report “Indirect Procurement Report 2018: Drivers of change– and how to respond”. I sistemi VMI forniscono una maggiore visibilità sulla spesa e garantiscono, al contempo, che i prodotti chiave siano prontamente disponibili. Inoltre, riducendo i tempi di emissione degli ordini e i tempi di attesa delle consegne, questi sistemi migliorano la produttività.

Il team di RS ha preparato un elenco di 10 possibili siti pilota. Dopo una serie di incontri e sopralluoghi, sono stati selezionati oltre 600 prodotti. Questo insieme è stato successivamente esteso e i controlli sui movimenti di magazzino vengono eseguiti regolarmente anche su altre linee, con procedure di reintegro settimanali.

Assumendo il controllo del rifornimento dei prodotti concordati, ScanStock ha ridotto il tempo precedentemente impiegato per gestire i fornitori di MRO, oltre a ridurre le interruzioni operative per il cliente.

Il tempo risparmiato dai dipendenti nei vari passaggi del processo di Purchase-to-Pay e nell’attesa dell’arrivo dei componenti si traduce direttamente in un risparmio finanziario. Il costo originario del processo, pari a 74 sterline per ordine, è sceso a 22 sterline. Si tratta di una riduzione del 70%. Considerando gli ordini emessi nell’arco dell’anno, il risparmio annuale ammonta a ben 46.176 sterline; si tratta di una cifra ragguardevole, soprattutto perché il processo comporta anche meno lavoro per il cliente e i suoi dipendenti.