CMMS: come usare il software per la gestione della manutenzione

Il CMMS è un software che include tutte le informazioni utili per gestire le attività di manutenzione: dalle schede dei singoli asset ai piani di manutenzione, dalle richieste di intervento tecnico agli ordini di lavoro, permette di gestire interventi, rapporti di lavoro, pezzi di ricambio, contatti con tecnici e fornitori in maniera unica integrata.

Grazie a queste informazioni il CMMS può dunque aiutare l’impresa a ottimizzare i processi di manutenzione, fornendo tutti i dati per una valutazione dettagliata degli stessi, con monitoraggio di tempi e costi di ogni attività.

Tra i principali valori aggiunti del CMMS ricordiamo anche la capacità di automatizzare una parte dei processi, creando e assegnando ordini di lavoro alle risorse umane precedentemente individuate, o effettuando degli ordini di componenti di ricambio in magazzino nel momento in cui la loro disponibilità dovesse scendere al di sotto del livello predeterminato.

In sintesi, sebbene le funzioni di un CMMS possano variare a seconda del tipo di software individuato e adottato dall’impresa, possiamo certamente individuare alcune caratteristiche e funzionalità comuni a tutti i principali programmi gestionali, quali:

• schede tecniche degli asset e delle strutture
• gestione degli ordini di lavoro
• richieste di intervento
• asset management
• pianificazione delle attività di manutenzione
• gestione del magazzino
• gestione dei fornitori
• reportistica di fine intervento
• controllo delle prestazioni del sistema
• integrazione con altri sistemi aziendali
• monitoraggio dei principali KPI.

Come abbiamo condiviso in apertura di questo approfondimento, il CMMS è un software che può supportare l’impresa in numerosi aspetti relativi ai processi di manutenzione.

Tra i benefici più importanti condividiamo la semplificazione e l’automazione di numerose attività dei processi di manutenzione, con conseguente miglioramento delle prestazioni degli impianti, velocizzazione degli interventi di manutenzione e riduzione dei costi di manutenzione.

L’utilizzo accorto e consapevole di un buon CMMS determina anche maggiori efficienze in relazione all’affidabilità dell’impianto e della comunicazione in seno all’azienda, così come nella predisposizione dei piani e delle strategie di manutenzione.

A questo punto dovrebbe essere sufficientemente evidente come un buon CMMS possa essere una chiave vincente nella migliore conduzione del proprio business. Ma quali sono le caratteristiche che fanno di questo programma un buon software?

Considerato che il mercato offre oggi un’ampia gamma di soluzioni CMMS diverse, è bene valutare le migliori opzioni sulla base di alcuni aspetti che si ritengono essenziali per la scelta del miglior software in base alle proprie reali necessità.

È dunque utile comprendere se il software sia in grado di coprire o meno le necessità dell’azienda e se gli obiettivi dell’impresa siano o meno allineati con l’offerta del software, così come se il fornitore del CMMS ponga a disposizione le risorse utili per guidare l’implementazione del programma all’interno dell’azienda.

Per quanto intuibile, il CMMS dovrà inoltre disporre di un livello di usabilità e di facilità di fruizione tale da rendere più semplice l’adozione del programma da parte di tutta l’azienda.

Il CMMS non è l’unico software che può agevolare la gestione aziendale. Si pensi, tra le principali alternative, all’EAM (Enterprise Asset Management), un sistema che è in realtà spesso integrato nello stesso CMMS, tanto da aver fatto cadere in maniera quasi totale la differenza terminologica tra i due vocaboli.

Tra i due, però, rimane una differenza fondamentale: i primi sono usati in ogni settore, mentre gli EAM sono principalmente indirizzati all’industria produttiva. Rimangono però le medesime funzioni di supporto e monitoraggio nella gestione delle attività di manutenzione e di analisi delle performance.

Un altro software spesso diffuso nelle organizzazioni è il CAFM (Computer Aided Facility Management), un sistema informativo di manutenzione dedicato al facility management: così come l’EAM, anche il CAFM si distingue in modo sottile dal CMMS, considerato che è in grado di gestire gli stessi processi della sua principale alternativa.

La differenza principale tra il CMMS e il CAFM è un po' meno evidente rispetto a quella dell’EAM, poiché i sistemi computerizzati di manutenzione offrono spesso alcune funzionalità aggiuntive.

Esistono inoltre alcuni altri termini che vengono spesso associati al mondo della gestione della manutenzione, come l’ERP (Enterprise Resource Planning): sebbene quest’ultimo sia ben differente dal CMMS, si tratta comunque di un sistema che dovrebbe essere ben integrato con il CMMS, considerato che la sinergia che ne scaturisce permette lo scambio e il ritorno di informazioni decisive in termini di miglioramento delle attività di manutenzione, come l’acquisto di materiali di ricambio.

Un altro termine spesso associato al CMMS è quello di MES (Manufacturing Enterprise System). Anche in questo caso, le differenze sono tangibili: si consideri come il CMMS sia un software relativo alla manutenzione, mentre il MES sia invece un sistema di monitoraggio della produzione.

Pur evidentemente diversi tra loro, il beneficio di un’integrazione tra i due sistemi è determinato dall’interscambio di informazioni diverse, che si completano a vicenda generando un valore aggiunto per il business. Il sistema MES fornisce infatti dati sul funzionamento di un macchinario o di un impianto presente nel sistema produttivo, nella consapevolezza che ogni volta che l’azienda si trova ad affrontare un guasto macchina, sarà comunque il reparto manutenzione a dover intervenire.