Cosa significa RPA e perché è così importante per ogni azienda?

La prima cosa che vogliamo chiarire è che l'automazione robotica dei processi (RPA) non è altro che l'applicazione della tecnologia guidata dalla logica aziendale e da input strutturati, con l’obiettivo – appunto – di automatizzare i processi aziendali.

Utilizzando gli strumenti RPA, in altri termini, un'azienda è in grado di configurare un software, o un "robot", che possa acquisire e interpretare le applicazioni per l'elaborazione di una transazione, la manipolazione dei dati, l'attivazione di risposte e la comunicazione con altri sistemi digitali.

Con un simile biglietto da visita, è facile immaginare che gli scenari RPA siano molto vari, spaziando dalla generazione di una risposta automatica a un'e-mail alla distribuzione di migliaia di bot, ciascuno programmato perautomatizzare i lavori in un sistema ERP.

È altresì facile cercare di comprendere quali potrebbero essere i grandi vantaggi della RPA per la propria azienda: l’automatizzazione dei processi offre alle organizzazioni la possibilità di ridurre i costi del personale e gli errori umani, lasciando che i dipendenti lavorino su ciò in cui gli umani eccellono, e affidando ai robot le attività che sono di intralcio.

Inoltre, i bot sono in genere a basso costo e facili da implementare, non richiedono software personalizzati o una profonda integrazione dei sistemi: caratteristiche che sono fondamentali quando le organizzazioni perseguono la crescita senza aggiungere spese significative o attriti tra i lavoratori.

Se configurati correttamente, i robot software possono aumentare la capacità di lavoro di un team anche del 50%: attività semplici e ripetitive come il copia e incolla di informazioni tra i sistemi aziendali possono essere significativamente accelerate se completate con i robot. L'automazione di queste attività può anche migliorare l'accuratezza eliminando le opportunità di errore umano, come la trasposizione di numeri durante l'inserimento dei dati.

Inoltre, le aziende possono ulteriormente potenziare i loro sforzi di automazione integrando l'RPA con tecnologie cognitive come il riconoscimento vocale e l'elaborazione del linguaggio naturale, automatizzando compiti di ordine superiore che in passato richiedevano le capacità percettive e di giudizio degli esseri umani.

Con un così ampio ventaglio di opportunità, l’azienda che non ha sufficiente esperienza in questo ambito potrebbe affrontare un po' di imbarazzo nel cercare di comprendere come comportarsi. Ebbene, effettivamente con l'RPA è possibile ottenere risultati rapidi, ma la spinta dell'RPA a funzionare su scala è ben altra cosa.

Per evitare di sterilizzare il notevole impatto positivo che la RPA potrebbe avere sul proprio business, per esempio, è bene partire con la definizione delle proprie aspettative. L’automazione è infatti spesso promossa come un meccanismo per aumentare il ritorno sugli investimenti o per ridurre i costi, ma può anche essere utilizzata per migliorare l'esperienza del cliente: si pensi ai chatbot che possono essere impiegati dalle aziende per ridurre le attese di chi contatta il customer care.

Inoltre è sempre bene ricordare che molte implementazioni RPA falliscono perché la progettazione e il cambiamento sono gestiti male: in altre parole, nella fretta di implementare qualcosa, alcune aziende trascurano gli scambi di comunicazione tra i vari bot, che possono interrompere il processo aziendale. Insomma, prima di implementare un’automazione è bene pensare alla progettazione del modello operativo, tracciando una mappa di come ci si aspetta che i vari bot lavorino insieme.

Anche per questo motivo, la governance del progetto diventa fondamentale: i manager devono infatti verificare costantemente la presenza dei punti di forza e di debolezza delle varie soluzioni RPA, verificando i risultati del proprio sistema di monitoraggio per comprendere che cosa può influenzare le prestazioni.

Inoltre non è certo una novità o una sorpresa riflettere sul fatto che le implementazioni delle automazioni dei processi di maggior successo sono quelle che includono la presenza di un centro di eccellenza composto da persone responsabili del successo dei programmi di efficienza all'interno dell'organizzazione. Non tutte le aziende, tuttavia, dispongono del budget necessario e… può essere un problema, considerato che il centro RPA per le aziende sviluppa delle attività ad alto valore aggiunto che possono fare la differenza tra le organizzazioni di maggiore successo e quelle che stanno invece rinunciando a beneficiare del pieno potenziale della RPA.

Infine, è sempre bene non sottovalutare l’impatto che la RPA può avere sulle persone: alcune organizzazioni si concentrano infatti talmente tanto sull'implementazione da trascurare il coinvolgimento delle risorse umane, creando scenari nefasti per i dipendenti che si vedono stravolgere i processi e i flussi di lavoro quotidiani. Ecco dunque che, ancora una volta, spetterà ai manager intervenire positivamente su tutto il processo, ispirando un'etica dell'automazione intelligente che possa trasferire nella propria azienda tutti i vantaggi tipici dell’automazione dei processi.