Il Chatbot, un assistente al servizio degli acquisti

Il Chatbot deve la sua origine a un professore americano del celebre MIT (Massachusetts Institute of Technology), culla dell'Intelligenza Artificiale. Nel 1966 nasce il primo Chatbot, a cui viene dato il nome Eliza, quasi 50 anni prima dell'arrivo di Siri nell'App Store o di Alexa, l'assistente vocale di Amazon. Chatbot deriva dall'unione di due parole inglesi: "to chat", che significa "conversare", e "bot", la contrazione di "robot". In altri termini, si tratta di un robot in grado di conversare con gli esseri umani grazie a un programma informatico. Viene denominato anche "agente conversazionale". Inizialmente gli scambi erano di tipo testuale, ma possono anche essere vocali. Eliza è stato dunque il primo robot-conversazionale-psicoterapeuta la cui particolarità era quella di riformulare, sotto forma di domande, ciò che gli comunicava il suo interlocutore. Possedeva un database contenente numerose domande che il robot identificava in funzione delle parole chiave individuate nelle frasi del paziente.

In sintesi, il Chatbot è programmato per fornire una risposta preregistrata e proporre delle soluzioni e dei servizi. Il suo compito è anche quello di migliorare la definizione dei bisogni per ottimizzare l'acquisto. Interagisce quindi in tempo reale, in un linguaggio chiaro e facilmente comprensibile per il maggior numero possibile di utenti.

I Chatbot possono assistere i buyer nella ricerca di nuovi fornitori proponendo prodotti e prezzi adeguati. Possono inoltre inviare delle richieste automatizzate ai fornitori già qualificati e in questo modo informare i buyer della disponibilità di un determinato articolo.

Collegando il Chatbot a una soluzione di e-procurement, le risposte dei fornitori possono venire inserite immediatamente nel sistema e diventare accessibili a tutti gli utenti in qualsiasi momento. Questi ultimi, dopo essersi identificati, hanno inoltre la possibilità di chiedere al Chatbot gli ultimi aggiornamenti dei dati dei fornitori. Ciò permette alle aziende di avere sempre accesso alle informazioni corrette.

Si può anche programmare il Chatbot in modo da avere una conoscenza completa di tutti i contratti, gli accordi e le condizioni di sconto pattuite. In questo modo, si assicura che tutti gli ordini siano conformi ai contratti sottoscritti con i buyer. Gli utenti non facenti parte dell'ufficio acquisti possono effettuare gli ordini in modo indipendente, venendo guidati, se necessario, attraverso uno scambio di domande/risposte o di consigli. Inoltre, grazie al rispetto delle direttive da parte dei Chatbot, i rischi di non conformità risultano ridotti.

Durante il processo di approvazione di un ordine, il Chatbot può anche invitare un soggetto con potere decisionale a partecipare alla conversazione. Se tale soggetto non è disponibile, avvia un nuovo dialogo con il responsabile. Il manager può, ad esempio, chiedere al Chatbot il budget ancora disponibile per poi decidere se accettare l'acquisto. Successivamente, il Chatbot può informare l'utente dell'approvazione o gestire lui stesso il resto dell'ordine.

Di grande utilità anche per l'elaborazione dei documenti, il Chatbot è in grado di identificare le informazioni mancanti o di strutturare documenti come fatture o bolle di consegna.

Infine, un Chatbot può venire interpellato anche nell'ambito di gare di appalto, dove sarà in grado di rispondere alle domande per aiutare a prendere una decisione o chiarire un'esigenza.

Il Chatbot è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, indipendentemente dal fuso orario. Sfrutta un database contenente il maggior numero possibile di informazioni necessarie per garantire una comunicazione naturale e in tempo reale con l'interlocutore. Oltre a semplificare il processo di acquisto e contribuire a migliorare l'esperienza dell'utente, consente all'azienda di far risparmiare tempo ai propri collaboratori affinché possano dedicarsi, faccia a faccia, alle richieste più complesse.