Come formulare gare d'appalto per l'MRO

Le buone prassi sono importanti quando si tratta di preparare le gare d'appalto per gli acquisti indiretti di MRO (manutenzione, riparazione e operazioni). Tuttavia, poiché non esiste una formula valida per tutti i tipi di azienda, è essenziale che ognuna strutturi il processo di gara in modo che rifletta le esigenze della propria realtà quotidiana.

Le gare d’appalto vanno preparate pensando al futuro, non al passato − soprattutto considerando che viviamo in un’epoca di cambiamenti rapidi. La procedura di gara rappresenta inoltre un modo estremamente efficace per sottoporre alla prova del mercato i prezzi e la qualità dei servizi che si ricevono dai fornitori di MRO.

Tuttavia, la stesura di un bando di gara (ITT) è un’attività complessa, che ad alcuni può apparire un’impresa davvero ardua. Se da un lato è sconsigliabile fissare regole troppo prescrittive, che possano scoraggiare i potenziali candidati, dall’altro lato è giusto chiarire ciò che ci si aspetta e quali sono i fattori importanti per la propria attività.

Secondo il report 2020 sugli acquisti indiretti commissionato da RS insieme ad alcuni membri del Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), un quarto delle aziende ricorre ai marketplace online per indire gli appalti per le forniture di MRO.

Ma che si scelga il bandire una gara direttamente o tramite un marketplace online, l'aspetto realmente essenziale è essere aperti verso i fornitori che propongano soluzioni innovative e nuovi modi per soddisfare le esigenze di MRO.

“Il prezzo non può rappresentare l’unico criterio di valutazione quando si indice una gara di appalto” sostiene Diego Comella, Managing Director di RS Italia. “Se il fine di una gara di appalto è esclusivamente ottenere una riduzione dei prezzi, il risultato sarà inevitabilmente una corsa al ribasso.

La nostra value proposition non ruota intorno al prezzo del singolo prodotto, ma al valore della nostra offerta di soluzioni e servizi. Non solo offriamo la più ampia gamma di soluzioni industriali, ma servizi a valore aggiunto. Il fatto di affidarsi ad un unico fornitore di fiducia si traduce poi un abbattimento dei costi di processo legati all’approvvigionamento.”

Occorre avere le idee molto chiare sul risultato che si vuole ottenere con la gara.

Helen Alder, Head of Knowledge presso il Chartered Institute of Procurement & Supply.

Prima di iniziare, occorre farsi un’idea chiara sull’insieme delle esigenze di MRO dell’intera azienda e studiare tutti i processi di acquisto attualmente in uso. Così facendo si avrà la possibilità di migliorare le procedure − ad esempio, adottando soluzioni digitali come l’e-procurement.

“Occorre avere le idee molto chiare sul risultato che si vuole ottenere con la gara”, sostiene Helen Alder, Head of Knowledge del CIPS, “ed esistono diversi modi per affrontarla.

“Un primo metodo è quello del capitolato tecnico, in cui l’azienda specifica le caratteristiche di ciò che vuole – ad esempio, di una lavatrice. Un secondo metodo è quello delle specifiche di prestazione, in cui si indica, ad esempio, che si vuole ottenere della biancheria pulita. L’esito dipende in gran parte dalla domanda che viene posta.”

Un altro aspetto fondamentale è il coinvolgimento di tutti gli stakeholder a tutti i livelli dell'azienda. Qui vale la regola dell’80/20 – il tempo dedicato a studiare le esigenze interne produrrà risultati più che proporzionali quando si inizieranno a valutare i fornitori. E perché l’onboarding di un nuovo fornitore produca risultati positivi, il consenso deve essere il più ampio possibile.

“Le gare rappresentano un’ottima occasione per migliorare i processi esistenti,” commenta Alder. “Lo scopo del procurement non è quello di imporre alle persone ciò che devono ricevere, bensì quello di far sì che il processo adottato per ottenere quei risultati sia equo e trasparente.

“Il punto cruciale è porre agli stakeholder le domande giuste. Il compito del procurement è mettere alla prova gli stakeholder, riunirli tutti intorno a un tavolo e chiedere: ‘Esiste un metodo diverso per raggiungere questo risultato?’.”

Il fornitore deve essere un partner di business. Per questo la domanda da porgli non è soltanto ‘cosa farete con le nostre informazioni’ ma anche ‘cosa ci consigliate in base alle nostre esigenze e ai nostri consumi?

Diego Comella, Managing Director di RS Italia

Secondo Comella, un’organizzazione che voglia indire una gara per le proprie esigenze future deve necessariamente conoscere i suoi processi attuali. “Il fattore cruciale è la qualità delle informazioni di cui dispone il management.

"Si dice che, se i dati sono importanti, le analisi lo sono ancora di più," spiega. "La domanda da porre al fornitore non è soltanto 'cosa farete con le nostre informazioni' ma anche 'cosa ci consigliate in base alle nostre esigenze e ai nostri consumi? '"

Ma come si procede se non si dispone di tutti i dati necessari da inserire nel bando di gara? Magari si conoscono i prezzi unitari del fornitore attuale, ma si è in grado di risalire ad altri dettagli, ad esempio in materia di marchi e qualità?

È proprio qui che il tempo dedicato a esaminare ciò che viene effettivamente acquistato può rivelarsi ben speso. Un’analisi condotta da RS su una gara d’appalto di una società di utility ha fatto emergere alcuni dati che perfino il cliente ha trovato sorprendenti.

L’azienda aveva preparato un bando di gara basato su un paniere di 4.000 articoli, metà dei quali avevano prezzi sconosciuti al cliente stesso. Ma quando RS ha analizzato i dati di consumo dei tre anni precedenti, ha scoperto che solo 80 di quelle 2.000 voci erano state effettivamente acquistate in quel periodo.

Per contro, ha individuato altri 10.603 articoli non inclusi nell’elenco che erano invece stati acquistati nel triennio, di cui oltre 6.000 acquistati una sola volta e il 92% fino a cinque volte.

Indipendentemente dal settore, si calcola che l’80% degli acquisti MRO venga effettuato una sola volta e sia improbabile che venga ripetuto. Per loro natura, gli acquisti di materiali di consumo per la manutenzione tendono ad essere effettuati in risposta a un’esigenza specifica e in modo casuale.

A questo punto, perché non creare un campione casuale di articoli su cui chiedere i prezzi? Per approfondire, si potrà chiedere ai fornitori come si comporterebbero se venisse chiesto loro un articolo che non hanno in magazzino. La difficoltà è quella di stabilire quali prodotti dovrebbero essere inseriti nel paniere di articoli di cui si intende verificare i prezzi.

Come illustra l'esempio della società di utility, la semplice osservazione dei dati del passato recente può fornire un quadro tutt’altro che completo. Quando si tratta di acquisti non ripetuti, serve un approccio più sfumato.

“Un paniere di prodotti può essere utile per valutare la competitività dei prezzi dei fornitori sugli articoli di consumo che si prevede di acquistare in grandi volumi, come quelli utilizzati nei negozi; purché la seconda parte della gara sia diretta a valutare le capacità e il servizio dei fornitori,” dichiara Diego Comella.

“Un paniere può essere un riferimento utile anche per le esigenze non pianificate o reattive. Tuttavia, deve basarsi su un campione casuale di dati della propria azienda e comprendere, soprattutto, colonne aggiuntive che permettano di valutare ulteriori parametri per ogni prodotto; deve essere inoltre sottoposto a una prova di ‘acquisto’ fisico durante la procedura di gara.”

Seguendo un approccio di questo tipo è possibile realizzare risparmi concreti in tutti i tipi di acquisti MRO, aggiunge. Naturalmente, non tutte le organizzazioni sono in grado di gestire una gara d’appalto allo stesso modo.

“L’approccio alle gare è molto diverso tra il settore pubblico e quello privato,” dichiara Alder. “Il settore pubblico è fortemente regolamentato ed esiste un obbligo di legge a effettuare gli acquisti sulla base di gare d’appalto. Diverse aziende del settore privato che adottano proprie regole interne sono bravissime a gestire le gare, ma vi sono alcuni settori in cui questa strada non viene neppure considerata.”

Senza le gare d’appalto si perde la possibilità di attuare potenziali miglioramenti. Se si adotta l’approccio delle specifiche di prestazione, le gare sono uno strumento ideale per accogliere le innovazioni dei fornitori.

Helen Alder, Head of Knowledge presso il Chartered Institute of Procurement & Supply.

Non è un approccio che consiglierebbe a tutti. “Se un'azienda conosce un fornitore e ha instaurato una relazione solida, è improbabile che voglia richiedere altre offerte. Se tuttavia si esclude l’aspetto emotivo, ci si accorge che senza quel processo non si potranno mai conoscere le possibili proposte alternative.

“Senza le gare d’appalto si perde la possibilità di attuare potenziali miglioramenti. Se si adotta l’approccio delle specifiche di prestazione, le gare sono uno strumento ideale per accogliere le innovazioni dei fornitori.”

Comella concorda pienamente. A suo parere, le aziende dovrebbero invitare i fornitori a interagire in modo più stretto con la loro organizzazione per capire quali potrebbero essere le sue esigenze future. Occorre che anche i fornitori abbiano un atteggiamento mentale lungimirante, aggiunge.

“Si tratta di valutare non solo le capacità digitali, la solidità delle scorte e la supply chain dei fornitori, ma anche l’integrità dei prodotti dei loro brand e i controlli di qualità che adottano al loro interno. Le organizzazioni dovrebbero cercare fornitori che siano all’avanguardia nei prodotti e nei servizi di nuova generazione.”

Alder consiglia agli acquirenti di concentrarsi sul costo totale di proprietà (TCO). “Quale sarà il costo totale di ciò che intendiamo acquistare, considerando il suo intero periodo di utilizzo?” spiega. “Occorre inoltre pensare ai criteri di assegnazione. Questo aspetto viene quasi sempre trascurato perché va oltre le pure considerazioni sul prezzo.

“È importante chiarire quali saranno i criteri decisivi, che potranno discendere da un’analisi dettagliata dei prezzi, della qualità o, come si osserva in un numero crescente di aziende, di fattori come la sostenibilità.”

La trasparenza è un elemento essenziale nell’intera procedura di gara, sostiene Comella. “I clienti cercano un partner che si dimostri trasparente su tutti gli aspetti inerenti alle loro spese.

“I clienti iniziano a capire l’enorme valenza dei dati e ad apprezzare la capacità dei fornitori di aiutarli a organizzare le informazioni esistenti. Abbiamo sviluppato strumenti che ci permettono di acquisire i dati dei clienti e di associarli e incrociarli velocemente con i prodotti dei nostri brand per illustrare i potenziali risparmi.”

Questo approccio si rivela molto utile ogni volta che un’azienda è interessata a sondare il mercato. “Se i clienti adottano le nostre piattaforme, sia per l’e-procurement che per la vendita, possiamo supportarli con dati ogni volta che intendono indire una gara – ed è una opportunità di enorme valore,” afferma Comella.

La condivisione dei dati crea quella che Comella definisce una “relazione di lavoro arricchita” tra cliente e fornitore. E la pandemia ha permesso a molti clienti di riflettere sulla qualità effettiva dei loro fornitori e sulla robustezza delle loro supply chain, aggiunge. Le aziende devono sapere che i loro fornitori possiedono le piattaforme digitali giuste con cui eseguire le analisi corrette − oltre a un insieme completo di funzionalità.

“Le persone chiedono fiducia, processi strutturati e la garanzia che i fornitori resteranno al loro fianco, mese dopo mese, anno dopo anno,” sostiene Comella.

Indire una gara d’appalto può essere difficile. Tuttavia, insieme a un partner di fiducia come RS, diventa un’occasione per rendere più efficienti ed efficaci non solo i processi di procurement, ma l’intera attività aziendale.