Creare un servizio di manutenzione efficiente

Richard Jeffers, Director for Industrial Solutions di RS Components, spiega come strutturare il team di manutenzione per realizzare un processo ottimizzato per la manutenzione, la riparazione e le operazioni (MRO)

Gli elementi chiave di un servizio di manutenzione efficiente si basano sempre sugli stessi principi, quindi se nel nostro caso ci concentriamo su impianti di produzione piuttosto complessi, gli stessi concetti valgono anche per le organizzazioni più piccole (anche se in questo caso, gli individui svolgono funzioni in più ruoli).

Naturalmente non esiste un servizio di manutenzione "ideale" in quanto troppi fattori sono unici di ogni organizzazione e impianto di produzione, non ultima la capacità delle persone coinvolte.

Tre sfide organizzative comuni

Vi sono tre sfide che sono certo siano familiari alla maggior parte dei professionisti della manutenzione, anche a coloro che hanno il privilegio di far parte di un team di manutenzione altamente efficiente. Le ho vissute personalmente, sia come tecnico che come manager operativo.

1. Esecuzione della manutenzione
   • La disciplina nell'esecuzione è carente, la realizzazione di quanto pianificato lascia a desiderare
   • Storia di tentativi falliti di integrare la manutenzione preventiva in turni di lavoro con una scarsa supervisione e leadership del personale di manutenzione
   • Le diverse attività di manutenzione non sono allineate tra loro o con il programma di produzione
2. Concentrazione e abilità
   • Eccessiva attenzione alla riparazione dei guasti, che genera l'abbandono dell'attività preventiva e pianificata in quanto il personale addetto si precipita a risolvere le emergenze a mano a mano che si verificano
   • Nessuna "specializzazione" e "padronanza" delle attrezzature da parte del personale addetto alla manutenzione Mancanza di capacità di risoluzione dei problemi o di comprensione dei principi operativi fondamentali dei sistemi
   • Scarsa comprensione dell'ambiente di controllo, che fa sì che semplici problemi di automazione generino guasti di durata eccessiva
3. Priorità e collaborazione
   • La manutenzione programmata è l'ultima priorità
   • Mancanza di capacità di pianificazione e manutenzione
   • Scarso allineamento tra reparti tecnici e operativi

Principali compiti del manutentore

L'efficienza di un servizio di manutenzione presuppone capacità ben definite in ambiti specifici. Queste sono:

• Titolare della risorsa produttiva - Il titolare della risorsa produttiva deve essere al centro della funzione di manutenzione, poiché lui solo utilizza la risorsa per generare valore. È molto facile che i manager operativi abbiano scarso interesse per la manutenzione delle risorse e nessuna comprensione della strategia di manutenzione in atto. Ciò è normalmente aggravato dal fatto che i professionisti della manutenzione non riescono a comunicare questa strategia in modo efficace. Tutti noi adottiamo una strategia di manutenzione per le nostre case o le nostre automobili, ma molti dimenticano che questa strategia è necessaria anche nell'ambiente di lavoro. Il titolare della risorsa definisce:
  • I requisiti della risorsa per la creazione di valore: quale volume è richiesto ed entro quale lasso di tempo
  • Le risorse a disposizione per la cura della risorsa: finanziarie e di personale
  • Il profilo di rischio accettabile in relazione ai guasti: una linea di imballaggio può fermarsi, ma un aereo non può precipitare Eventuali tempi programmati di inattività della risorsa.
• Manutenzione autonoma - È la semplice attività eseguita dall'operatore che riduce il deterioramento della risorsa e permette di rilevare precocemente il deterioramento che non può essere evitato. Consiste generalmente in attività di pulizia, lubrificazione, ispezione e serraggio e richiede una buona comprensione di quale dovrebbe essere lo standard richiesto. Siamo tutti in grado di gonfiare gli pneumatici della nostra auto, ma dobbiamo sapere quale pressione utilizzare. Vi sono molteplici vantaggi nell'operare correttamente:
  • Migliore conoscenza della risorsa e un maggior grado di padronanza della stessa
  • Manutenzione eseguita ad un costo inferiore
  • Identificazione più rapida del deterioramento rispetto allo standard
  • Liberare i tecnici dalle attività di routine, permettendo loro di concentrarsi sull'eliminazione dei danni. Esecuzione della manutenzione correttiva - Molte organizzazioni si concentrano sui meriti della persona che ha rimesso in funzione una risorsa produttiva, senza chiedersi in primo luogo perché si sia verificato il guasto. Per molte risorse produttive è invece previsto un servizio di manutenzione a chiamata, pronto a entrare in azione per ripristinare l'operatività in caso di guasto. Troppo spesso, però, il ciclo di manutenzione si ferma a questo punto e l'attenzione si concentra sull'eliminazione del malfunzionamento piuttosto che sulla risoluzione del problema alla radice. Il tecnico che esegue la manutenzione correttiva, nel mondo sempre più automatizzato delle moderne risorse di produzione, dovrà comprendere a fondo l'ambiente di controllo e i sistemi di automazione in uso. Naturalmente, occorrerà programmare la sua presenza in servizio durante il funzionamento pianificato del sistema produttivo.
• Esecuzione della manutenzione preventiva - Quando la pianificazione e lo sviluppo della manutenzione supportano l'implementazione di questo tipo di servizio, si verifica il passaggio da una cultura reattiva a una cultura proattiva. I tecnici che supportano questo servizio devono conoscere a fondo le risorse ed essere in grado di guardare oltre il sintomo più immediato di un guasto, per arrivare ai problemi sottostanti che possono causare un guasto reale o potenziale. A differenza del team che svolge la manutenzione correttiva, devono essere disponibili anche al di fuori dei tempi programmati di funzionamento del sistema. Il tentativo di organizzare questa attività in base a turni di lavoro generalmente fallisce, non consentendo mai il superamento del ciclo reattivo.
• Pianificazione della manutenzione - Un ruolo molto sottovalutato da chi non comprende la manutenzione. La pianificazione garantisce che il servizio operi con la massima efficienza e non sia ostacolato dalla mancanza di pezzi di ricambio, strumenti, risorse e simili. La persona che pianifica la manutenzione non si limita a utilizzare il Sistema Computerizzato di Gestione della Manutenzione (CMMS), ma assicura l'allineamento tra manutenzione e attività operative garantendo la disponibilità di tutte le funzioni e risorse necessarie per ridurre al minimo i tempi di inattività dei sistemi produttivi per gli interventi programmati e massimizzare la loro disponibilità per generare ricchezza.
• Sviluppo della manutenzione - Questo ruolo definisce la corretta strategia di manutenzione, tenendo conto della criticità del sistema produttivo, delle possibili tipologie di guasto, della disponibilità di risorse e dell'attitudine del titolare del sistema rispetto al rischio. Questo ruolo definisce il giusto equilibrio tra il run to fail, la sostituzione programmata, l’ispezione programmata e il monitoraggio basato sulle condizioni, per garantire che la probabilità di un guasto legato alla manutenzione sia ridotto al minimo ed economicamente sostenibile e che l'impatto di un eventuale guasto di questo tipo sia contenuto. Questo è il ruolo che definisce e sviluppa la strategia di manutenzione.
• Supporto alla manutenzione - La funzione di manutenzione deve essere supportata da un'ampia gamma di attività. La portata e il contenuto di tali attività dipendono dalle risorse produttive e dal tipo di organizzazione. Le funzioni pertinenti a quest'area generalmente includono:
  • Documentazione tecnica e documentazione delle risorse produttive
  • Controllo dei cambiamenti e delle modifiche minori, compreso il controllo delle versioni del software
  • Gestione dei fornitori esterni
  • Controllo legislativo, ispezione e documentazione.

Reality check

Non esiste un servizio di manutenzione perfetto o una struttura ideale. Tuttavia, qualsiasi programma sviluppato per la vostra struttura insieme al vostro team richiede responsabilità e ruoli specifici all'interno del team basati sulle attività sopra descritte, oltre che una equilibrata distribuzione del lavoro dei tecnici tra turni e giornate.

Un’organizzazione in cui i tecnici lavorano soltanto a turni non uscirà mai da una cultura reattiva. Allo stesso modo, un'organizzazione che non è in grado di pianificare e programmare efficacemente le proprie risorse di manutenzione non potrà mai ottimizzare l'efficienza e i costi dei servizi di manutenzione. In particolare, un team di manutenzione che non pone il titolare della risorsa produttiva al centro della strategia di manutenzione, non sarà mai allineato alla strategia aziendale e deluderà le aspettative.

RS dispone di esperti in grado di comprendere le vostre sfide e offrire soluzioni per ottimizzare e la gestione aziendale dell’MRO.