Sviluppare capacità di base per la manutenzione

Questo è il primo di una serie di blog di Richard Jeffers di RS Group, che prendono in esame gli obiettivi dell'MRO (Maintenance, Repair and Operations) all'interno di un'organizzazione che fornisce servizi di manutenzione e gli elementi chiave per realizzarli

Si sente spesso parlare di manutenzione programmata e manutenzione autonoma come pilastri della Total Productive Maintenance (TPM), ma questi concetti ci aiutano davvero a comprendere cosa deve offrire un servizio di manutenzione? O come creare da zero un servizio di manutenzione? Molti programmi TPM presuppongono un livello di capacità all'interno dell'organizzazione che non può essere realizzato malgrado le migliori intenzioni del team di manutenzione. Le organizzazioni devono concentrarsi in primo luogo sulla capacità di manutenzione di base come punto di partenza per lo sviluppo delle attività future.

Io e un collega siamo rimasti bloccati in aeroporto in attesa di un volo in ritardo e, dato che siamo entrambi tecnici della manutenzione, abbiamo iniziato a riflettere sullo scopo di un servizio di manutenzione, cosa fornisce e di quali infrastrutture di supporto necessita per poter funzionare. Sebbene sprovvisti dei nostri notebook, ci siamo posti la sfida di rappresentare tutto questo su una "pagina" sfruttando il retro di una tovaglietta.

La prima domanda che ci siamo posti è stata: a cosa serve un servizio di manutenzione? Lo avevamo chiesto durante un recente corso di formazione del team di manutenzione presso una delle nostre sedi – un team noto per fornire buoni servizi. Dopo un'ora, i membri del team avevano ancora difficoltà a spiegare di cosa si occupano, quindi non sorprende che vi fosse una certa conflittualità con i colleghi del ramo operativo in relazione a ciò che ci si può aspettare dal team di manutenzione. Dopo una discussione su cosa scrivere sulla tovaglietta, abbiamo definito lo scopo del servizio di manutenzione in questi termini: "mantenere le risorse produttive in condizioni di idoneità all'uso, nella disponibilità dell'utilizzatore, al costo più conveniente". Forse non è la definizione perfetta, e sono sicuro che possa essere migliorata, ma l’abbiamo testata in diversi ambienti – e finora regge!

Questa semplice definizione solleva una serie di problemi che i professionisti della manutenzione devono considerare:

• Lo scopo, così definito, pone al centro l'utilizzatore, non il manutentore. Solo l'utilizzatore può definire ciò che costituisce l'idoneità all'uso, poiché lui solo genera ricchezza utilizzando la risorsa.
• La risorsa deve rimanere nella disponibilità dell'utilizzatore. Una risorsa ferma per manutenzione non sta svolgendo la funzione per cui è stata acquistata.
• Tutte le decisioni relative alla manutenzione devono basarsi sulla valutazione del costo più conveniente, ma cosa significa ‘conveniente’?
• Occorre considerare il contesto operativo. È probabile che una nuova risorsa produttiva con 30 anni di vita residua sia sottoposta a una manutenzione proattiva per molti anni. Per una risorsa che deve essere sostituita dopo sei mesi, il run to fail, ovvero la manutenzione reattiva, potrebbe essere la soluzione migliore. Le decisioni relative al costo più conveniente sono dettate dal contesto operativo della risorsa, ovvero da ciò che il suo titolare vuole ottenere utilizzandola.

Il punto successivo che abbiamo considerato è stato il contenuto dei servizi di manutenzione. Semplificando, i team di manutenzione svolgono una manutenzione reattiva o programmata, ma noi siamo scesi maggiormente nel dettaglio con le azioni:

• Riparare.

  Interventi correttivi per ripristinare una risorsa non funzionante. L'ambito nel quale troppe organizzazioni concentrano tutti o la maggior parte dei loro sforzi.

• Risolvere.

  L'attività, molto più complessa, che consiste nell'individuare le cause di una disfunzione.

• Sviluppare.

  Utilizzare il problem-solving di cui sopra per sviluppare nuove attività di manutenzione, o metodi operativi, che riducano la probabilità o l'impatto delle disfunzioni future.

• Programmare.

  Garantire la disponibilità di competenze, strumenti, pezzi di ricambio e risorse per eseguire gli interventi di manutenzione programmata quando si verifica un problema.

• Eseguire.

  Esecuzione perfetta per garantire sempre "il successo al primo tentativo" dell'attività di manutenzione programmata. Alla base, vi è il costante coaching dei tecnici della manutenzione in officina.

• Revisione.

  Monitorare i risultati della manutenzione per verificare se è andato tutto come previsto.

Abbiamo quindi passato in rassegna i sistemi e i processi di base necessari per garantire una brillante esecuzione delle attività di cui sopra. I fattori chiave che abbiamo identificato sono:

• Organizzazione della manutenzione.

  Si ottengono i risultati per i quali è stata impostata. Se tutti i vostri tecnici lavorano a turni, non uscirete mai da una cultura reattiva. Se non disponete di pianificatori della manutenzione, non riuscirete mai a programmare efficacemente le attività. Se non disponete di specialisti per lo sviluppo della manutenzione, non comprenderete mai le ragioni dei guasti dei componenti e le azioni necessarie per mitigare i guasti. Se chi opera sulla risorsa produttiva non è al centro del processo, non riuscirete mai a soddisfare le sue esigenze né a comprendere appieno il contesto operativo.

• Flusso di lavoro della manutenzione.

  Come desiderereste registrare, intensificare, affrontare e gestire il lavoro reattivo e pianificato? Come si fa a gestire tutto ciò su base giornaliera/ settimanale/ periodica? Benché un sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS) possa facilitare il flusso di lavoro, un buon CMMS implementato senza un efficiente flusso di lavoro fallirà.

• Pezzi di ricambio, lubrificanti e strumenti speciali.

  Cosa avete in magazzino? Come gestite le scorte? Dal punto di vista finanziario, le scorte sarebbero da evitare in quanto impegnano capitale d'esercizio, ma purtroppo i tecnici e gli operatori richiedono la disponibilità del 100% dei pezzi di ricambio. Senza una chiara visione della vostra strategia di stoccaggio, combinata con una buona gestione del magazzino, siete destinati a non disporre mai dei pezzi giusti al momento giusto.

• Gestione dei fornitori esterni e dei servizi.

  In tutte le organizzazioni che forniscono servizi di manutenzione, buona parte del lavoro viene appaltata a società esterne. È necessaria una chiara strategia che definisca le ragioni dell'esternalizzazione. Ho sempre pensato che un'attività venga esternalizzata quando è più conveniente economicamente oppure si tratta di un'attività specialistica o vi sono picchi di domanda. Se potete escludere questi casi, considerate la possibilità di svolgere l'attività internamente. Naturalmente, mentre è possibile esternalizzare un’attività, non si può mai esternalizzare la gestione: la gestione dei fornitori di servizi richiede altrettanto se non più impegno di quanto ne richieda la gestione delle proprie risorse.

• Gestione del budget e arretrati.

  Tutti i tecnici della manutenzione chiedono più fondi…. Ma pochi sono in grado di giustificare questa richiesta con una dettagliata analisi del rischio legato alle manutenzioni arretrate, il costo di esecuzione degli interventi e il rischio di eseguire o non eseguire gli interventi. La manutenzione è tutta una questione di gestione del rischio. L'analisi dettagliata dei rischi legati agli arretrati semplifica e rende più concrete le discussioni sul budget ed evita il taglio arbitrario delle risorse finanziarie per la manutenzione che molti hanno sperimentato.

• Sicurezza e conformità.

  Il lavoro di manutenzione, per la sua natura non routinaria, è più intrinsecamente pericoloso delle attività operative nella loro modalità standard. Il controllo del lavoro, la valutazione dei rischi, i permessi e l'isolamento delle macchine sono tutti elementi fondamentali delle attività di un manutentore. Tutti i professionisti della manutenzione dovrebbero essere coinvolti: non è un'attività del management, è un'attività di tutti.

Le organizzazioni che desiderano sviluppare le proprie capacità di manutenzione, devono affrontare ciascuno di questi fattori critici, garantendo solidità in ogni ambito. Una volta realizzati questi presupposti, le attività svolte dall'organizzazione diverranno molto più semplici per garantire, in ultima analisi, che il servizio di manutenzione possa mantenere le risorse produttive nella disponibilità dell'utilizzatore al costo più conveniente!