Implementazione delle soluzioni di e-sourcing

Come per ogni cambiamento organizzativo, ci sono dei passi fondamentali da considerare. Lo stato delle cose attuale, per iniziare. Quali sono le aspettative dei buyer, i loro volumi di acquisto, il numero dei fornitori da qualificare, le esigenze, i criteri indispensabili, gli utenti interessati ecc.? È solo dopo questa verifica, e con delle specifiche precise, che si potrà compiere la scelta degli strumenti. Tra i più diffusi troviamo: SAP Ariba, Sourcing Force, ProcurEnging, Jaggaer... software che possono o meno integrare tutto il processo di acquisto P2P.

L’e-sourcing consiste prima di tutto nel raccogliere informazioni che consentano di capire se l'azienda sia solvibile e se soddisfi determinati criteri, in particolare in termini di capacità di consegna e di impegno a livello di RSI. La qualifica dei fornitori è chiaramente di importanza cruciale. Gli strumenti di e-sourcing sono appositamente sviluppati per reperire i dati necessari e facilitarvi il compito.

Un'altra possibilità è quella di iscriversi a un marketplace B2B per individuare i migliori fornitori che offrono garanzie in termini di qualità e affidabilità. SAP Ariba Network, ad esempio, mette in contatto milioni di aziende attraverso quasi 200 paesi. Questa tipologia di strumento consente ai buyer di stipulare i contratti con i fornitori, trasmettere gli ordini e infine gestire la fatturazione e il pagamento. Una rete di fornitori dinamica è un mezzo efficace per costruire delle relazioni durature con partner identificati, le cui informazioni saranno state previamente verificate.

Un'accurata gestione di tutto il processo di e-sourcing è un prerequisito indispensabile. Come si potrebbe pensare di digitalizzare dei processi che non siano chiaramente definiti, formalizzati e utilizzabili da tutte le persone interessate?

Ricordiamo che la cosa importante è riuscire a redigere un contratto tra il buyer e il fornitore, un contratto che definisca in primo luogo i prezzi stipulati e le modalità di consegna dei beni o dei servizi. È dunque necessario svolgere questo lavoro prima di passare alla configurazione degli strumenti e alla formazione degli utenti.

La gestione del cambiamento è uno dei motori che conducono al successo di qualsiasi nuovo progetto. Rispetto alla digitalizzazione degli acquisti, come abbiamo già menzionato, le resistenze ai cambiamenti sono numerose. Ascoltare, coinvolgere, informare, confrontarsi e comunicare sono tutte azioni di "change management" che mettono il fattore umano al centro della strategia di trasformazione.

Grazie all'e-sourcing, il mestiere del buyer subirà un'evoluzione. In passato, i buyer avevano i loro fogli Excel e passavano/perdevano molto tempo a incontrare i fornitori, in particolare durante le fiere. Gli scambi erano di tipo umano e il "feeling" aveva una certa importanza, un criterio estremamente soggettivo che è difficile ritrovare con gli strumenti digitali. D'altra parte, nel 2022 il 70% dei clienti che ha avuto degli scambi con i fornitori, ha ripreso gli incontri di persona. Ciò dimostra che le mentalità e le abitudini sono difficili da abbandonare, ma è anche vero che ormai sono obsolete, considerati gli innegabili vantaggi dell'e-sourcing.

Per concludere il tema dell'e-sourcing, ripensiamo all'incredibile passo avanti rappresentato dalla digitalizzazione degli acquisti in materia di Responsabilità Sociale d'Impresa. Le questioni ambientali, sociali e di governance sono al centro delle strategie ESG delle imprese. E con l'e-sourcing, le direzioni acquisti hanno un ruolo importante da svolgere affinché lo sviluppo sostenibile diventi la norma anziché il risultato di una politica di RSI.