Impatto per gli acquisti MRO nella PA

La pandemia ha inoltre accelerato l'adozione di soluzioni tecnologiche per il processo di Purchase-to-Pay ed è probabile che il ricorso all’eprocurement mostri un ulteriore incremento in futuro Ma i cambiamenti non riguardano soltanto le tecnologie – anche la domanda di competenze "soft" è arrivata a livelli senza precedenti.

Il COVID-19 ha fatto aumentare l’importanza dei professionisti del procurement che interagiscono (spesso virtualmente) con i diversi stakeholder della propria organizzazione – un tipo di interazione che nel servizio pubblico riveste un ruolo ancora più cruciale.

RS lavora a stretto contatto con il settore da oltre 80 anni. In questo arco di tempo abbiamo assistito all’impatto di conflitti armati e crisi globali, ma nessuno di questi eventi ha cambiato le nostre vite quanto questa pandemia.

Da ciò che ho potuto osservare, la professione si sta dimostrando all’altezza della sfida, trovando nuovi modi per mantenere l’operatività del servizio pubblico nonostante i disagi nelle linee di approvvigionamento. E sebbene la crisi sia tutt’altro che conclusa, la professione può essere orgogliosa dei risultati raggiunti fino a oggi.

In un mondo che sta combattendo per contenere e arrivare ad estirpare il COVID-19, il procurement ha assunto un ruolo centrale, si tratti di acquistare vaccini e attrezzature medicali salvavita o di procurarsi DPI per tenere al sicuro i dipendenti della PA.

La forte attenzione verso le attività ad alto profilo ha fatto spesso passare in secondo piano il ruolo altrettanto cruciale degli acquisti MRO indiretti nel corso della crisi. Se da un lato è essenziale che gli ospedali dispongano dei dispositivi necessari, dall’altro lato non è possibile accettare interruzioni del servizio pubblico dovute al guasto dei macchinari.

E nonostante molti governi abbiano revocato diversi vincoli di spesa per evitare il crollo delle economie, la spesa per gli acquisti di MRO nella PA si è mossa ampiamente nella direzione opposta.

Tra i professionisti del procurement della PA che hanno partecipato al sondaggio globale per il report 2020 di RS sugli acquisti MRO indiretti, più di metà (56%) hanno dichiarato di avere dovuto fronteggiare una contrazione del budget operativo nel corso della pandemia.

Lo studio, condotto in collaborazione con il CIPS, ha rivelato che due quinti (40%) sono stati costretti a ridurre la spesa per gli acquisti di MRO, mentre solo il 38% ha potuto beneficiare di un aumento del budget. Quasi un terzo (32%) ha ricevuto pressioni per migliorare le prestazioni degli asset.

In diversi paesi, i governi hanno ammorbidito alcuni aspetti dei regimi di procurement per aiutare i fornitori a gestire le interruzioni delle supply chain, così come l’impatto del distanziamento sociale nei luoghi di lavoro sulla loro capacità di rispettare i tempi di consegna.

La Danimarca, ad esempio, ha autorizzato la proroga dei termini di consegna negli acquisti pubblici2, mentre la Polonia ha completamente sospeso le penali sui contratti di acquisto. Tuttavia, otto su dieci tra i professionisti del procurement nel settore pubblico ritengono tuttora che la puntualità delle consegne rappresenti l’indicatore più importante per le prestazioni dei fornitori.

Oltre metà dei professionisti intervistati per il report globale (54%) hanno dichiarato che alcuni dei loro fornitori hanno cessato l’attività a causa della pandemia, mentre quasi due terzi (62%) hanno dichiarato di avere subito interruzioni nelle supply chain.

Per alcuni team che gestiscono gli acquisti di MRO nel settore pubblico, la pandemia ha significato la perdita di una parte dei posti di lavoro. Quasi un quinto (19%) ha osservato una riduzione del personale nel team di procurement e il 18% il ricorso alla cassa integrazione per una parte dei colleghi.

“Non c’è dubbio che il COVID-19 abbia avuto un impatto ampio e profondo sulla pubblica amministrazione in tutto il mondo,” dichiara Diego Comella, Managing Director, RS Italia. “Oggi si è consapevoli del ruolo essenziale del procurement nell’erogazione dei servizi pubblici. Nel nostro sondaggio, più di un terzo dei rispondenti (34%) ha dichiarato che la pandemia ha accresciuto l’importanza della funzione di procurement nella propria organizzazione.”

Alla luce delle continue limitazioni agli acquisti indiretti di MRO nella PA, non è così sorprendente che un quinto dei partecipanti al sondaggio riferisca una razionalizzazione dei fornitori.

A livello mondiale, il numero medio di fornitori della PA è in genere inferiore a quello del settore privato; solo il 15% delle organizzazioni pubbliche supera la soglia dei 250. La maggior parte (37%) utilizza tra uno e dieci fornitori, a fronte di un 21% di aziende dei settori dell’energia e delle utility che ne utilizza più di 250.

Anche la collaborazione con i fornitori (tra quelli che rimangono sul mercato) tende ad aumentare in tutto il mondo. Oltre un terzo (34%) dei professionisti del procurement del settore pubblico ha dichiarato che la pandemia ha portato a una maggiore collaborazione con i fornitori, mentre il 33% ha optato per l’outsourcing completo degli acquisti di MRO.

Sebbene il 47% abbia dichiarato che l’invecchiamento degli asset rappresenti la difficoltà principale nella gestione degli acquisti MRO indiretti, una percentuale simile ha evidenziato il basso numero di persone che conoscono le best practice in questa categoria.

Il 43% delle persone intervistate ha dichiarato che la gestione del rispetto dei contratti rappresenta una sfida quotidiana, mentre un terzo considera problematico gestire gli stakeholder in una molteplicità di siti; a questo riguardo, vale la pena di osservare che nel 38% dei casi la gestione del procurement riguarda da una a cinque sedi operative.

Considerando che le organizzazioni della PA tendono ad avere svariati stakeholder e diverse sedi, il sondaggio fa pensare che, a livello globale, i responsabili del procurement stiano operando bene in questo contesto. Più di metà (56%) si è dichiarato d’accordo o molto d’accordo con l’affermazione secondo la quale i KPI del procurement sono in linea con quelli degli stakeholder dei reparti tecnici.

Quando si tratta tuttavia di persuadere gli stakeholder della necessità di un cambiamento, il quadro appare un po’ differente. Quasi due quinti (38%) hanno dichiarato che è stato abbastanza o molto difficile persuadere gli stakeholder della necessità di attuare cambiamenti.

“Quando si parla di acquisti indiretti, non è solo il team di procurement ad essere coinvolto,” dichiara Diego Comella, Managing Director, RS Italia. “Per realizzare una vera riduzione dei costi occorre avere un appoggio ad ampio raggio, dal top management in giù. Serve un approccio multi-stakeholder che deve includere, naturalmente, il Finance.”

È inoltre sorprendente che, in un settore in cui i processi di offerta con capitolati dettagliati sono la norma, il 10% delle organizzazioni non dispone di accordi con nessun fornitore in materia di prezzi o qualità. Solo il 17% ha dichiarato di avere stipulato accordi con la maggior parte dei fornitori.

“È importante essere chiari con i fornitori riguardo a ciò che ci si aspetta da loro,” dichiara Diego Comella, Managing Director, RS Italia. “Gli accordi ben definiti permettono a entrambe le parti di sapere con certezza ciò che sarà consegnato, ferme restando le possibilità di deroga in caso di mutamento delle circostanze.

“Ecco perché vale la pena di affidarsi a un fornitore come RS, che non solo dispone dei sistemi e della supply chain necessari per garantire la continuità del servizio, ma anche di una gamma di prodotti e di scorte sufficientemente ampie da poter gestire anche le richieste non pianificate."

Quali che siano le esigenze riguardo agli acquisti MRO indiretti, una delle principali difficoltà per i professionisti del procurement è quella di acquisire visibilità su quanto viene speso, in che cosa e da chi. Più di un terzo delle persone intervistate (37%) ha dichiarato che il problema principale è rappresentato dalla scarsa visibilità sulla spesa.

Due quinti (41%) hanno indicato, come causa di questa bassa trasparenza, la mancanza di investimenti in tecnologie per il controllo degli acquisti. Considerando la molteplicità degli stakeholder e dei siti, la gestione della spesa indiretta per l’MRO rappresenta una sfida impegnativa.

Gli strumenti digitali, in particolare l’e-procurement, non solo forniscono dati sul funzionamento degli acquisti MRO indiretti nell’intera organizzazione, ma aiutano anche a rafforzare i controlli sugli acquisti senza togliere ai committenti la libertà di ordinare gli articoli necessari velocemente, entro i limiti autorizzati.

Nel sondaggio globale, una percentuale incoraggiante del 46% ha osservato un maggiore utilizzo di strumenti digitali a supporto dei processi di Purchase-to-Pay nella propria organizzazione. Un altro 34% ha iniziato ad automatizzare le transazioni con sistemi di e-procurement e il 28% ha introdotto sistemi di gestione della spesa.

Naturalmente, una cosa è adottare il software, tutt’altra cosa è convincere gli stakeholder a utilizzarlo. Secondo il sondaggio, tuttavia, due quinti (40%) delle aziende stanno attivamente formando gli utenti finali sull’uso dei sistemi di gestione della spesa.

Oltre a migliorare la trasparenza e a creare audit trail automatizzati, gli strumenti digitali fanno sì che le forniture di MRO vengano ri-ordinate in funzione del consumo in modo da mantenere livelli di scorte ottimali. In effetti, oltre metà dei rispondenti (54%) si è dichiarato d'accordo sul fatto che le soluzioni VMI (Vendor Managed Inventory - scorte gestite dal fornitore) favoriscano procedure di lavoro migliori.

L’uso dei distributori automatici industriali durante la pandemia ha rappresentato un buon esempio a livello pratico. Non solo ha permesso di fornire DPI contro il COVID-19 direttamente ai dipendenti sui luoghi di lavoro, ma ha anche consentito ai responsabili di verificare che fossero usati correttamente.

Allo stesso tempo, occorre considerare che gli strumenti digitali non sono componenti a sé stanti. Possono infatti essere integrati con i sistemi finanziari per far sì che ogni acquisto venga registrato e contabilizzato correttamente. Considerando che in tutto il mondo i budget per le attività di MRO nella PA ono sotto pressione, questo aspetto risulta particolarmente mportante.

Diego Comella ritiene che l’appoggio del direttore Finance appresenti un requisito fondamentale per qualsiasi implementazione di e-procurement. “È essenziale che la funzione Finance riconosca i vantaggi degli strumenti digitali per assicurare maggiore efficienza,” aggiunge.

Gli esperti sono concordi sulla necessità di fare di più per rendere il procurement del settore pubblico più trasparente e ritengono che la tecnologia rappresenti l’elemento chiave. Secondo la Banca Mondiale, la tecnologia può svolgere un ruolo determinante per prevenire le frodi e la corruzione negli acquisti della PA.

È indubbiamente importante che i processi di acquisto siano sostenibili dal punto di vista finanziario. E per quanto riguarda la sostenibilità ambientale?

Più di metà (51%) dei rispondenti al sondaggio 2020 ha dichiarato che le maggiori pressioni riguardano l'adozione di processi di procurement sostenibili ed etici. In particolare, nel 56% delle organizzazioni è stata adottata una strategia per garantire la sostenibilità.

Per quanto riguarda il processo di verifica, il 69% ha dichiarato che la maggior parte dei fornitori devono superare una procedura di approvazione interna per essere accettati formalmente. La Banca Mondiale ritiene che le organizzazioni del settore pubblico debbano mantenere l’attuale tendenza verso una maggiore sostenibilità.

“La sostenibilità è un tema che resterà di importanza centrale,” dichiara Diego Comella, Managing Director, RS Italia. “Le organizzazioni della PA stanno guidando il cambiamento in tutto il mondo.”

Il 7% dei professionisti del procurement partecipanti al sondaggio ha visto sospendere le misure di riduzione delle emissioni inquinanti a seguito della pandemia di COVID-19.

“Il settore pubblico è sempre sotto esame,” dichiara Diego Comella. “La sostenibilità è oggi un tema che suscita grande preoccupazione in tutto il mondo e i cittadini si aspettano che i governi intervengano per affrontare il problema. Non è sorprendente che rimanga una questione centrale per i professionisti responsabili degli acquisti MRO indiretti nel settore pubblico in molte regioni del pianeta.”

Benché gli acquisti nella PA siano sempre sotto i riflettori, secondo l’Edelman Trust Barometer 20215 la fiducia nei governi e nelle istituzioni ha mostrato un forte calo in tutto il mondo nel periodo della pandemia.

Questo si traduce in maggiori pressioni sui professionisti del procurement della PA, che rispetto agli altri settori dovranno dimostrare in modo più visibile di tenere comportamenti conformi all’etica, di promuovere la sostenibilità e di operare le scelte d’acquisto economicamente più convenienti.

Come abbiamo visto, le tecnologie possono contribuire a migliorare l’efficienza e a dimostrare, attraverso un audit trail trasparente, la conformità agli standard elevati che i contribuenti si aspettano di vedere rispettati.

Il COVID-19 ha portato la PA in prima linea nella lotta mondiale contro la pandemia. In questo contesto, in cui le supply chain hanno subito forti scossoni e i processi di acquisto sono stati sottoposti a verifiche senza precedenti, appare sempre più chiaro che il settore pubblico emergerà dalla crisi pronto per assumere un ruolo guida nell’adozione delle tecnologie di procurement.

RS può contare su consulenti esperti in grado di fornire indicazioni utili su queste e altre problematiche, anche sulla scorta delle esperienze già acquisite presso aziende come la vostra.