Prima che il COVID-19 sconvolgesse la vita di tutti, i viaggi in treno avevano raggiunto una popolarità senza precedenti. Tuttavia, considerando lo stato non ottimale dell’infrastruttura e degli edifici ferroviari, gli operatori del settore hanno l’esigenza di ripensare alle spese per la manutenzione degli immobili.

Secondo il Ministero dei Trasporti britannico, i viaggi in treno effettuati nel Regno Unito negli anni 2018/19 sono stati 1,8 miliardi – una cifra record che segna un incremento del 97% rispetto a 20 anni prima.

Allo stesso tempo, gran parte dell’infrastruttura ferroviaria e degli edifici annessi, hanno subito un deterioramento, sia per effetto dell’incremento della domanda e dei livelli di utilizzo, sia perché in molti casi è ormai assolutamente improrogabile un intervento di aggiornamento e ammodernamento, come spiega Brendan Free, Industry Sector Manager di RS Group.

"Una delle difficoltà principali del settore risiede nel fatto che molti degli edifici – stazioni e aree di manutenzione – sono di vecchia costruzione. Sono state condotte numerose opere di ristrutturazione intorno alle stazioni per renderle più efficienti sotto il profilo energetico e lo stesso è stato fatto per le strutture di manutenzione, anche se in misura inferiore" spiega Free.

In questo scenario, le modalità con cui gli operatori gestiscono gli acquisti indiretti e le forniture industriali per le attività di manutenzione, riparazione e operazioni (MRO), rivestono un’importanza critica.

“È relativamente semplice far capire che serve un controllo rigoroso sulle spese di MRO associate agli impianti e ad altre macchine essenziali per l’operatività, ma è altrettanto importante tenere d’occhio le spese MRO degli edifici,” spiega Helen Alder, Head of Knowledge presso il Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). “Molte organizzazioni possiedono numerosi edifici di grandi dimensioni e, nell’arco di un anno, spendono cifre considerevoli per la loro manutenzione.

“È fondamentale predisporre un elenco di fornitori che siano in grado di consegnare le parti necessarie in funzione delle esigenze e nei tempi richiesti.”

Oltre agli articoli acquistati regolarmente, Free fa osservare che esiste un alto numero di acquisti non ricorrenti. “In genere, il 60-80% degli articoli acquistati dalle aziende di questo settore sono richiesti una volta sola,” aggiunge.

“Per questa ragione, è cruciale esaminare il processo di MRO vero e proprio per verificare che sia il più lineare ed efficiente possibile; diversamente, si potrebbe verificare un aumento incontrollato di diversi costi nascosti, come il tempo impiegato dai dipendenti per ordinare ogni singolo articolo.”

Per i responsabili degli acquisti, la priorità assoluta è quella di garantire la sicurezza dell’infrastruttura riducendo al minimo le interruzioni del servizio; una parte delle difficoltà nasce dal fatto che le reti ferroviarie tendono ad essere estese e disomogenee, con molti tipi di edifici diversi da manutenere in un’area geograficamente molto ampia. Altri problemi derivano dalla necessità di operare su o con attrezzature o tecnologie piuttosto datate.

Per il settore ferroviario, un mezzo che non funziona come dovrebbe o che si ferma scatena un effetto domino di notevole portata. Delle tre categorie di reclami più comuni riguardo ai servizi ferroviari, la puntualità e l’affidabilità sono di gran lunga le più frequenti con il 22%, seguite dai servizi di bordo e dall’eccessivo affollamento rispettivamente con il 9% e l’8%.

Come si deduce da questi dati, ogni ritardo comporta un disagio per tutte le persone che attendono di salire o di scendere dal treno e può avere diverse conseguenze, dalle perdite di produttività fino alle penali per gli operatori ferroviari.

Per quanto riguarda gli acquisti, tra i fattori potenzialmente pericolosi vi sono il ricorso a troppi fornitori “estemporanei”, il controllo insufficiente sulle spese e sulla congruità dei prezzi e l’eccesso di acquisti ‘spot’ e di spese non regolate.

“Una spesa non soggetta a regole precise per articoli come le lampadine o le guarnizioni di ricambio può sembrare di per sè innocua,” commenta Alder. “Se però diventa una prassi abituale nell’intera azienda, risulta pressochè impossibile tenere traccia di tutte quelle spese. Esiste la possibilità che il prezzo pagato sia eccessivo, oppure si rischia che gli articoli forniti siano di bassa qualità e abbiano una durata inferiore.”

Le problematiche legate alla gestione degli acquisti indiretti per le attività di MRO sono trattate in modo approfondito nel documento 2020 Indirect Procurement Report - Evolution of MRO, redatto congiuntamente da RS e dal CIPS.

L’adozione di un approccio più strategico all’MRO e la definizione di una strategia proattiva per queste attività può aiutare gli operatori a controllare i costi in modo più efficace e a rendere più efficiente la manutenzione degli edifici.

Ad esempio, in un contesto di forniture just-in-time sempre più digitalizzate, è importante prendere atto che non è sempre necessario tenere i magazzini pieni di ricambi, e che il capitale operativo destinato al loro acquisto può essere impiegato altrove in modo più proficuo.

Anche l’uso di un sistema di eProcurement integrato tra l’azienda e il sito web del fornitore, con un buon catalogo elettronico integrato, può essere utile per automatizzare e razionalizzare gli acquisti.

"Lo scopo di un MRO efficiente è, in buona sostanza, quello di tenere tutto in funzione ed evitare interruzioni". -Brendan Free, Industry Sector Manager, RS Group

In definitiva, per creare una buona strategia di MRO occorre osservare in modo critico come e perché l'azienda effettua gli acquisti con quelle modalità e, successivamente, analizzare ogni singolo passaggio per capire se e come si possa agire meglio.

“Gli acquisti, quando non sono gestiti con attenzione, possono creare facilmente disservizi e tensioni. È importante capire che, quando serve ad esempio una chiave inglese, non basta cercare il prodotto più economico; occorre anche verificare che quel prodotto sia adatto all’uso previsto,” sottolinea Free.

“Si tratta di bilanciare gli investimenti con l’esigenza di ammodernare gli edifici, dall’illuminazione al condizionamento o a qualsiasi altro servizio. Occorre trovare il giusto equilibrio tra l’esigenza di modernizzare e sostituire e, dall’altra parte, quella di tenere in funzione un’infrastruttura datata,” aggiunge.