- Pubblicato il 2 ott 2023
- Ultima modifica 30 nov 2023
- 5 min
La digitalizzazione dell'approvvigionamento per migliorare l’efficienza aziendale
Gli strumenti digitali aggiungono valore restituendo tempo disponibile per le funzioni principali del proprio business, afferma Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia.
Una delle sfide più difficili affrontate negli ultimi anni è stata la necessità di supportare coloro che lavorano nel settore manifatturiero e produttivo a fare di più, con meno risorse.
La nostra osservazione è peraltro confermata dai risultati del recente report *Il procurement dei materiali indiretti in Italia 2022 *di RS, secondo cui le sfide più difficili da affrontare per la funzione acquisti nei prossimi 12 mesi sono l’inflazione e l’aumento dei costi, insieme alla qualificazione delle fonti di rischio nei mercati di fornitura e alla gestione di eventuali interruzioni di fornitura. Inoltre, le imprese hanno indicato alcune sfide specifiche per il team di manutenzione e ingegneria aziendale, come assicurare la disponibilità di parti di ricambio per gli asset aziendali, gestire i leadtime di approvvigionamento per i pezzi di ricambio e rimpiazzare gli asset obsoleti.
Ebbene, in questo scenario un modo per rispondere alla sfida anticipata in apertura di questo intervento è perseguire una strategia di efficienza degli acquisti, sempre più gettonata dalle imprese italiane.
È proprio in tale contesto che le soluzioni digitali hanno un ruolo importante. Tra i tanti esempi facilmente condivisibili, si consideri come uno strumento di approvvigionamento dalla fonte al pagamento possa ridurre notevolmente il tempo (e quindi il denaro) speso per ordinare gli articoli, fornendo un luogo facile in cui trovare ciò di cui si ha bisogno. Insomma, niente più ricerche per trovare chi ha disponibili i componenti di cui si ha bisogno e quale sia il miglior prezzo: i responsabili dell’azienda potranno fruire di soluzioni smart per esaudire tali fabbisogni, concentrandosi nel fare il proprio lavoro a maggiore valore aggiunto.
Maggiore governance porta a maggiori efficienze
Oltre a rendere più efficiente il processo di approvvigionamento, le soluzioni di approvvigionamento di RS e - tra di essi - gli strumenti come RS PurchasingManager, offrono una struttura di governance che consente di implementare controlli puntuali e costanti sulle spese.
Tale processo riduce infatti gli acquisti non conformi, che rendono più difficile abbassare i costi e ottenere il massimo dell’ottimizzazione dai contratti di approvvigionamento concordati. Di contro, con gli strumenti di approvvigionamento digitali gli ordini seguono un percorso di approvazione più rapido e più facile da tracciare rispetto a un foglio di carta o a un’e-mail, contraendo così le opportunità di spese non coerenti.
Non è un caso, in fondo, che nel report sugli acquisti indiretti il 70% degli intervistati abbia menzionato una migliore visibilità delle spese quale principale vantaggio di un servizio di approvvigionamento digitale.
Risparmiare tempo significa risparmiare denaro
Grazie alla corretta implementazione delle soluzioni di approvvigionamento digitale è possibile valutare quali siano i vantaggi che tali scelte possono condurre alle aziende.
Di recente, per esempio, in RS abbiamo lavorato con un'importante azienda operante nel settore della riparazione di attrezzature, in cui il management ha riconosciuto che le persone facevano acquisti in molti modi diversi: evidente era l’interesse nel comprendere come la digitalizzazione degli approvvigionamenti potesse rendere più efficiente tutta la struttura.
Nel sistema esistente, che coinvolgeva centri di riparazione a livello nazionale e 250 ingegneri sul campo, la funzione aziendale preposta riceveva delle chiamate dagli stessi ingegneri per comprendere di quali pezzi avessero bisogno e, successivamente, si occupava di procurare tali componenti per loro, generando flussi che richiedevano tempo per definire chi dovesse fornire quel determinato elemento, se vi fossero già dei contratti esistenti e quali metodi di pagamento bisognerebbe utilizzare.
Come sempre, il nostro team ha fatto visite in loco per incontrare i principali responsabili della manutenzione e degli acquisti, acquisendo così una conoscenza diretta e approfondita del modo in cui operavano attualmente.
Abbiamo quindi mappato ogni fase del processo e, sulla base di questo, del numero di siti, di ingegneri e del numero di ordini effettuati ogni giorno, siamo riusciti a calcolare il valore del tempo impiegato: in tutto, 8767 giorni all'anno in termini di ore, per un controvalore stimabile in circa 7,4 milioni di euro.
Avendo individuato diverse opportunità per eliminare costi, migliorare l'efficienza e ottenere vantaggi immediati, abbiamo riprogettato il processo di approvvigionamento: utilizzando il nostro sistema digitale RS PurchasingManager, abbiamo dunque ricalcolato i dati in forte riduzione, pari a 2257 giorni, per un controvalore di 1,9 milioni di euro.
È necessario ottenere l'approvazione degli stakeholder
In questo percorso di revisione è fondamentale ottenere l’approvazione degli stakeholder: l’introduzione degli strumenti digitali in azienda cambia effettivamente il modo di lavorare delle persone. Dunque, non è certo qualcosa che può essere imposto dall'alto!
In tal senso, uno dei principali aspetti da considerare è la volontà di cambiare accertandosi che tutti coloro i quali sono coinvolti in questo processo vedano la necessità di apportare i miglioramenti previsti: collaborare con un partner che si impegni con diversi stakeholder aiuterà a dimostrare i vantaggi che i sistemi digitali possono apportare.
Non solo: il coinvolgimento degli stakeholder può anche rivelare ulteriori opportunità per offrire valore. Ad esempio, nell'organizzazione che abbiamo già citato qualche riga fa, visitando i siti e parlando con coloro che erano coinvolti nella manutenzione e negli acquisti il nostro team ha potuto individuare altre aree in cui gli strumenti digitali potevano aumentare l'efficienza e i risparmi.
Abbiamo infatti notato in che modo venivano conservati i prodotti in loco e come venivano ripetutamente ordinati gli stessi articoli, di scarso valore, che richiedevano molto tempo per essere procurati.
A margine di tale rilievo, abbiamo suggerito di implementare in azienda la soluzione per l'inventario RS ScanStock in alcuni siti, e l’ulteriore soluzione per la distribuzione automatica RS VendStock in altre sedi. Entrambe offrono un facile accesso agli articoli più richiesti, riducendo il numero complessivo degli ordini e utilizzando al meglio le capacità digitali di RS per fornire i componenti alle persone che ne hanno bisogno presso il sito o sul campo.
Il bisogno di un partner di fiducia
Ricordiamo infine come sia fondamentale lavorare con un partner di fiducia, affidabile e in grado di accompagnare nel tempo il soddisfacimento delle esigenze aziendali. Quali esperienze ha avuto con organizzazioni che affrontano sfide simili alle tue? Dispone di casi di studio di aziende in cui ha aiutato ad implementare soluzioni digitali? È interessato realmente a conoscere i tuoi punti critici specifici?
All'interno del team RS cerchiamo sempre di interpretare e analizzare il processo dal punto di vista del cliente e di comprendere le sfide del proprio settore. Solo in questo modo è possibile costruire una combinazione di servizi ad alto valore aggiunto su misura, come i servizi di gestione dell'inventario, le soluzioni per la manutenzione e gli strumenti digitali di approvvigionamento, al fine di risolvere con successo i problemi aziendali e liberare tempo utile per dedicarsi alle funzioni principali del proprio business.