Impatto acquisti MRO per il settore manifatturiero

Il nostro quarto sondaggio annuale sullo stato del procurement nelle attività di MRO (maintenance, repair and operations), condotto in collaborazione con il Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), ha messo in luce il profondo impatto della crisi generata dal COVID-19 su questa professione. Dal nostro ultimo sondaggio del 2019, nel mondo del procurement sono cambiate molte cose.

Allo stesso tempo, tuttavia, la crisi ha aumentato l’importanza, e pertanto la statura professionale, degli esperti di procurement in molte organizzazioni. Ha offerto loro l’occasione di dimostrare ciò che il procurement può fare di fronte a un’emergenza globale.

La pandemia ha inoltre accelerato la diffusione delle soluzioni di procurement digitale. Ma i cambiamenti non riguardano soltanto le tecnologie – anche la domanda di competenze tecniche è arrivata a livelli senza precedenti. Il COVID-19 ha messo in luce l’importanza dei professionisti del procurement che interagiscono (spesso virtualmente) con i diversi stakeholder all’interno dell’azienda.

RS lavora a stretto contatto con il settore tecnico da oltre 80 anni. In questo arco di tempo abbiamo assistito all’impatto di conflitti armati e crisi globali, ma nessuno di questi eventi ha cambiato il modo di operare delle aziende quanto questa pandemia.

Nel corso della crisi siamo stati a fianco dei nostri clienti e abbiamo potuto constatare direttamente la pressione a cui sono stati sottoposti. Questa profonda conoscenza del modo di pensare e di sentire del settore è ciò che guida la nostra innovazione.

Che si tratti di gestire sfide perenni come quelle di abbassare i costi, ridurre i tempi di fermo e gestire l’invecchiamento degli asset, o di affrontare le problematiche nuove portate dal COVID-19, siamo orgogliosi di essere a fianco dei professionisti del procurement in questi tempi tutt’altro che normali.

"Ad eccezione delle aziende classificate come attività essenziali, tutte le altre hanno subito un impatto enorme. Il rispetto delle nuove normative è stato estremamente impegnativo per le aziende che cercavano di tornare ai livelli di produzione abituali" - Diego Comella, Managing Director, RS Italia.

Il COVID-19 ha diviso il settore manifatturiero in due tronconi. Da una parte vi sono le aziende che producono beni essenziali, che hanno visto un’impennata della domanda; in questo segmento, l’esigenza di creare ambienti di lavoro protetti contro il COVID e di distribuire dispositivi di protezione individuale (DPI) ai dipendenti ha creato una pressione particolarmente forte sui piani di manutenzione programmata.

Sul fronte opposto, diversi impianti di produzione sono stati costretti a chiudere a causa dei lockdown, creando una serie di problematiche a livello di MRO. Dopo diverse settimane consecutive di fermo dei macchinari, infatti, alla ripresa della produzione sono emersi innumerevoli problemi di manutenzione.

Ma anche all’interno dello stesso settore si è osservato un impatto molto differenziato tra una nazione e l’altra. Per l’industria alimentare, seppure penalizzata dalla chiusura di bar e ristoranti in molti paesi, la domanda al consumo ha fatto segnare una crescita.

Nestlé Malaysia – che rifornisce 50 paesi nella regione Asia-Pacifico – ha condotto 25.000 tamponi per il COVID-19 al mese per mantenere attiva la produzione alimentare nelle zone dello stato sottoposte a rigorosi lockdown.

In Sudafrica, il divieto del governo alla vendita di alcolici durante il lockdown ha portato alla chiusura delle linee di produzione, ha interrotto la filiera su scala più ampia e ha fatto sì che i principali produttori sospendessero i piani di investimento in nuovi stabilimenti.

“Il divieto sugli alcolici è stato naturalmente un duro colpo per i produttori, ma oltre a loro ha colpito l’intera catena di approvvigionamento,” dichiara Diego Comella, Managing Director di RS Italia. “I produttori di bottiglie, ad esempio, sono stati fortemente penalizzati e SA Breweries, uno dei principali birrifici, ha ridotto gli investimenti di circa 2,5 miliardi di rand (167 milioni di dollari).”

Le difficoltà non hanno riguardato solo il settore delle bevande. “Ad eccezione delle aziende classificate come attività essenziali, tutte le altre hanno subito un impatto enorme,” aggiunge Comella. “Uno dei problemi più grandi è stato l’adeguamento ai nuovi obblighi legislativi.

“Il rispetto delle nuove normative è stato estremamente impegnativo per le aziende che cercavano di tornare ai livelli di produzione abituali.”

A livello mondiale, più di metà (57%) dei professionisti del procurement del comparto manifatturiero intervistati per il report 2020 di RS sugli acquisti indiretti hanno dichiarato che la loro supply chain è stata interrotta dal COVID-19.

Il report, condotto in collaborazione con il CIPS, ha rivelato inoltre che più di un terzo (35%) delle aziende di produzione ha assistito alla scomparsa di una parte dei fornitori dal mercato a causa della pandemia.

Oltre due quinti (44%) dei produttori partecipanti al sondaggio hanno ridotto le spese MRO indirette in seguito al COVID-19. Quasi un quinto (19%) ha ridotto in modo permanente il personale addetto al procurement, mentre quasi un terzo (30%) ha fatto ricorso alla cassa integrazione per il personale degli uffici acquisti.

Ma non tutti gli impatti sono stati negativi. Più di un terzo (37%) dei rispondenti ha dichiarato di avere aumentato l’uso di strumenti digitali a supporto dei processi di Purchase-to-Pay, mentre il 35% ha rafforzato la collaborazione con i fornitori per effetto della pandemia.

Il dato forse più incoraggiante in assoluto è che il 39% si dichiara d'accordo nel ritenere che l’importanza della funzione di procurement sia aumentata all’interno delle organizzazioni dall’inizio della crisi sanitaria.

“Dopo la revoca dei primi lockdown, gli acquisti indiretti di MRO hanno ricevuto molta più attenzione,” osserva Diego Comella. “Le organizzazioni si stanno accorgendo di quanto siano importanti. Vediamo che sempre più persone del procurement sono oggi dedicate in modo specifico agli acquisti indiretti − una cosa che in passato non accadeva − e che questi ruoli stanno assumendo una funzione più strategica di quella di un semplice buyer addetto agli acquisti indiretti.”

Sebbene sia positivo vedere che il ruolo degli acquisti indiretti sia riconosciuto come una funzione essenziale per il business, il sondaggio mostra come la pandemia abbia intensificato le problematiche quotidiane legate alla gestione della categoria.

Benché a livello mondiale quasi un quarto delle aziende manifatturiere (24%) abbia razionalizzato il numero dei fornitori utilizzati, questo numero presenta una grande variabilità tra le diverse organizzazioni.

Mentre il 14% utilizza meno di 10 fornitori per gli acquisti diretti, quasi un quarto delle imprese (23%) ne ha più di 250. Un quinto (19%) ne utilizza tra 50 e 100, mentre per il 16% il numero varia tra 100 e 250. Lo schema è simile per gli acquisti indiretti generici.

Quanto tuttavia si tratta di acquisti indiretti per le attività di MRO, si osserva una tendenza molto più pronunciata verso il ricorso a un numero di fornitori ristretto. Il gruppo più numeroso (27% del totale) utilizza meno di 10 fornitori, mentre solo il 14% ne usa più di 250.

Solo il 13% delle aziende stipula accordi sui prezzi con la totalità dei fornitori, ma il 40% li utilizza nella maggior parte dei casi. Il prezzo, tuttavia, non è il criterio più importante usato dalla maggioranza delle imprese manifatturiere per misurare le prestazioni dei fornitori.

Con riferimento agli indicatori chiave di prestazione (KPI) usati come benchmark per i fornitori, il 77% delle aziende a livello mondiale utilizza la puntualità delle consegne, tre quarti (75%) misura la qualità e il 54% la reattività. Un terzo (34%) dichiara che i KPI applicati al procurement sono in linea con quelli del comparto tecnico.

Diego Comella ritiene che questo sia un fattore essenziale. “Una delle grandi difficoltà che osserviamo è la contrapposizione tra i KPI dei diversi reparti,” afferma. “Per un tecnico, gli aspetti che contano maggiormente sono la qualità dei prodotti e la velocità con cui è possibile riceverli – il prezzo è un fattore secondario. Se però tutti gli altri si preoccupano esclusivamente del prezzo, si viene a creare un problema.”

Un’altra difficoltà è quella di coordinare gli acquisti indiretti di MRO tra diversi siti, anche se la maggior parte dei produttori intervistati per il sondaggio (65%) dichiara di avere meno di cinque sedi operative. Ciò nonostante, più di un terzo (36%) ritiene che la gestione degli stakeholder in più siti rappresenti una difficoltà quotidiana.

Più di due quinti (41%) hanno dichiarato di incontrare difficoltà nel gestire il rispetto dei contratti da parte dei fornitori, mentre per il 39% la sfida principale è quella di trovare persone competenti nelle best practice di procurement per questa categoria.

A tutto questo si aggiungono le pressioni sui costi. Più di metà (57%) ha dichiarato di avere ricevuto pressioni per ridurre i costi di magazzino; una percentuale analoga ha dovuto fare i conti con la riduzione del budget operativo, mentre il 44% ha dichiarato che sono aumentate le iniziative di formazione continua destinate alla categoria.

team responsabili degli acquisti MRO indiretti avevano di fronte un duplice problema: gestire l’invecchiamento degli asset (44%) e, allo stesso tempo, migliorare il più possibile le loro prestazioni e i tempi di operatività delle macchine (46%). Oltre un terzo (33%) ha dichiarato di avere aumentato la spesa indiretta per l’MRO. Si osserva un maggiore utilizzo delle tecnologie e, in particolare, degli strumenti di procurement digitali. Più di due quinti (43%) dei rispondenti hanno dichiarato di avere adottato strumenti di e-procurement per automatizzare le transazioni indirette di MRO.

Secondo McKinsey, le aziende più evolute hanno approfittato della pandemia per adottare tecnologie di procurement allo scopo di ridurre i costi e migliorare l’efficienza. McKinsey ritiene che il procurement sarà una delle attività determinanti per far uscire il settore manifatturiero dalla crisi del COVID-19.

Una delle ragioni a favore dell’automazione è la mancanza di trasparenza nella categoria, composta da una molteplicità di stakeholder che acquista presso siti differenti; il 42% degli intervistati ha dichiarato che la scarsa visibilità sulla spesa rappresenta un problema quotidiano.

Per affrontarlo, un terzo delle aziende ha dichiarato di avere introdotto sistemi di gestione della spesa. Quasi tre quarti (71%) utilizzano i dati di un sistema SAP/ERP per gestire la spesa MRO indiretta, mentre il 36% si affida alle rendicontazioni dei fornitori.

Non va dimenticato che, nel settore manifatturiero, la spesa indiretta per le attività di MRO può essere considerevole – il 10% delle aziende partecipanti al sondaggio spende 1-2 milioni di sterline l’anno in forniture indirette per l’MRO e un altro 10% spende più di 5 milioni di sterline. All'estremo opposto della scala, il 21% spende meno di 250.000 sterline, mentre il 20% spende tra 250.000 e 500.000 sterline.

Ma la creazione di un audit trail, per quanto importante, non è l’unico obiettivo. Gli strumenti digitali permettono al procurement di fissare limiti di spesa individuali, offrendo la possibilità di delegare le decisioni di spesa ai team operativi e di aumentare la responsabilizzazione e l’efficienza.

Usate in combinazione con soluzioni VMI (Vendor Managed Inventory - scorte gestite dal fornitore) come il bin stocking e il kanban – già in uso nel 51% delle aziende partecipanti al sondaggio – le tecnologie digitali permettono di ottimizzare i livelli delle scorte e di far sì che i beni e i materiali siano sempre disponibili nel momento in cui servono. Questo è un aspetto particolarmente importante in tempo di COVID-19. I distributori automatici industriali permettono di tenere le forniture essenziali – in particolare i DPI – il più vicino possibile al luogo di lavoro dei dipendenti, oltre supportare il distanziamento sociale eliminando la necessità di recarsi nei magazzini.

“Il COVID ha fatto scattare un forte campanello di allarme in molte aziende, comprese quelle con buone prestazioni,” dichiara Diego Comella. “Ha messo in luce la necessità di esaminare tutti gli aspetti del business per renderli più efficienti − e alcune imprese hanno dovuto attivarsi molto velocemente per introdurre migliorie e iniziare a ridurre i costi.”

Il messaggio sta arrivando forte e chiaro in molte imprese manifatturiere – il 43% sta già utilizzando sistemi di gestione del magazzino, il 34% ha attuato una strategia che prevede l’impiego di soluzioni VMI per le parti MRO di elevato consumo e basso valore, mentre il 13% ha già adottato i distributori automatici industriali.

Quasi tre quarti (71%) delle aziende dichiarano che le scorte gestite creano una maggiore visibilità sul magazzino e sulla spesa, il 53% ritiene che migliorino la produttività e il 44% che portino a procedure di lavoro più efficienti. Quasi due terzi (63%) concordano nel ritenere che il VMI riduca i tempi richiesti per i singoli ordini.

“Abbiamo visto una crescita esponenziale dell’interesse verso le soluzioni digitali, anche in termini di utilizzo normale del nostro sito web,” commenta Diego Comella. “Alcuni clienti che erano del tutto irremovibili sul divieto di acquistare online hanno finito per accettare questa prassi.”

“Alcune di queste aziende sono tornate da noi dicendo ‘Vogliamo parlarne, adesso capiamo il vostro ragionamento’. E sono interessate a valutare anche altre soluzioni di e-procurement.”

L’altra tecnologia digitale che sta facendo migliorare sensibilmente l’efficienza della produzione è il cosiddetto Condition Monitoring – l’uso di sensori remoti che misurano le prestazioni dei componenti e generano un allarme quando insorge un rischio di malfunzionamento.

Monitorando i livelli di vibrazioni e analizzando le tracce di usura nell’olio, il Condition Monitoring offre una fotografia in tempo reale del funzionamento effettivo dei componenti, consentendo di definire piani di manutenzione preventiva intorno a ciò che accade realmente in officina.

“Il vantaggio principale di un servizio di assistenza in loco è la capacità di prevedere i malfunzionamenti,” dichiara Diego Comella. “Possiamo far visita attivamente a un cliente e spiegargli che, ad esempio, abbiamo osservato una caduta di pressione in un tubo idraulico che segnala una perdita in qualche punto. Per noi si tratta di una grande opportunità.

“Nelle miniere australiane si utilizzano escavatori sotterranei. Non si inviano i tecnici di manutenzione a effettuare sopralluoghi per controllare le attrezzature. Si utilizza il Condition Monitoring con nodi di sensori di ogni tipo. La manutenzione predittiva e l’assistenza proattiva sono fattori cruciali.”

Tra le aziende manifatturiere globali che hanno partecipato al sondaggio 2020, quasi un quinto (18%) ha in atto una strategia di Condition Monitoring e quasi un terzo (30%) adotta una strategia per la taratura delle attrezzature di collaudo e misurazione.

Migliorando l’efficienza, la tecnologia aiuta anche a ridurre le emissioni di anidride carbonica delle aziende manifatturiere e, a questo riguardo, i professionisti del procurement che hanno risposto al nostro sondaggio hanno sottolineato i benefici concreti di una produzione più sostenibile.

Più di due terzi (64%) ritengono che la riduzione del consumo di energia rappresenti una priorità, sia per ragioni economiche che per la salvaguardia del pianeta. Oltre metà (57%) sta riducendo anche il consumo idrico, l’81% ha aumentato le percentuali di riciclo dei rifiuti e due terzi (63%) hanno ridotto la quantità di rifiuti conferiti in discarica.

Oltre un terzo delle aziende (34%) ha avviato una strategia per ridurre la propria impronta di carbonio e metà si è impegnata ad adottare un procurement etico e sostenibile. Più di un quarto (26%) utilizza le tecnologie per monitorare il consumo di energia dei singoli asset.

Tra le altre misure pratiche adottate per aumentare la sostenibilità vi sono la riduzione degli imballaggi in plastica (64%) e l’aggregazione degli ordini e delle spedizioni per ridurre l’impatto ambientale dei trasporti (56%). Oltre un quarto (28%) delle aziende che hanno risposto al sondaggio utilizza già veicoli elettrici.

Metà delle aziende partecipanti al sondaggio ha in atto una strategia per un procurement etico e sostenibile, mentre il 45% adotta una strategia per la pianificazione della continuità operativa delle parti critiche.

Nelle zone in cui l’impatto del COVID-19 è stato più profondo, tuttavia, alcune aziende hanno accantonato i piani di sostenibilità, spiega Diego Comella. Nel nostro sondaggio, il 6% delle aziende ha dichiarato di avere sospeso la strategia ambientale a causa della pandemia.

Dal sondaggio emerge chiaramente che, sebbene gli effetti della pandemia siano stati traumatici per molte aziende, le tendenze a lungo termine per gli acquisti MRO indiretti rimangono invariate – in particolare, l’esigenza di ridurre la spesa e i costi di magazzino e la pressione per sfruttare al meglio gli asset esistenti con costi inferiori.

L’esigenza di un procurement etico e sostenibile non potrà che intensificarsi, considerando che il mondo sta moltiplicando gli sforzi per contrastare il cambiamento climatico e le diseguaglianze.

Anche se l’attività manifatturiera è stata fortemente penalizzata dagli effetti del COVID-19, il procurement è stato all'altezza della sfida e la professione, supportata dall’innovazione e dalla tecnologia, ha tutte le carte in regola per svolgere un ruolo di primo piano nel far uscire il settore dalla crisi e avviarlo a un futuro più luminoso.

RS può contare su consulenti esperti in grado di fornire indicazioni utili su queste e altre problematiche, anche sulla scorta delle esperienze già acquisite presso aziende come la vostra.