Addio alle procedure di acquisto inefficienti e costose

Il costo degli acquisti indiretti può arrivare anche al doppio della spesa sostenuta per i prodotti. Un dato statistico semplice, che nasconde sfide insidiose. RS è uno dei più importanti distributori di componenti industriali, pertanto si trova in una posizione privilegiata per capire le necessità dei suoi clienti e aiutarli a migliorare processi ed efficienze. I team di procurement e il personale tecnico si trovano ad affrontare molte sfide quando si tratta di manutenzione, riparazione e operazioni (MRO) di beni e strutture aziendali. La catena di fornitura per il materiale degli acquisti indiretti è estremamente complessa per vari motivi che vanno dagli stakeholder coinvolti a una base di fornitura molto frammentata fino alla grande quantità di prodotti che coinvolgono numerose categorie. Inoltre vi è sempre la spinta a ridurre i costi. Quindi, se la tua azienda spende 100.000 € in prodotti nel corso di un anno, potresti ritrovarti a spendere altri 200.000 € in processi successivi o in costi flessibili, non quantificabili a priori (soft costs).

L’Università di Sheffield è uno dei 24 atenei del Russell Group, con un’importante vocazione per le attività di ricerca e la volontà di offrire un’esperienza di insegnamento e apprendimento eccellente. L’istituzione vanta inoltre legami privilegiati con imprese private e amministrazioni pubbliche.

Ubicata a Sheffield, l’università vanta una vivace e prestigiosa facoltà di Ingegneria, la migliore nel Regno Unito in termini di entrate e investimenti per attività di ricerca. La facoltà conta più di 6.700 studenti e ogni anno riceve oltre 120 milioni di sterline di finanziamenti per la ricerca. Nel 2017 ha aperto un ‘makerspace’ per workshop e altre attività gestite dagli studenti, denominato iForge, situato nel Diamond – un edificio dell’ateneo nato per offrire opportunità di apprendimento e insegnamento pratico su varie discipline tecniche.

Con oltre 800 utenti registrati, l’iForge offre agli studenti tutto ciò che serve per mettere a frutto gli insegnamenti dei corsi e realizzare progetti personali. Oltre alla sua funzione di spazio per l’ideazione e la realizzazione di progetti, l’iForge esprime una forte volontà di dotare gli studenti di competenze molto richieste nel settore.

Tutti gli utenti di iForge hanno libero accesso a componenti e ricambi a basso costo. Tuttavia, avere a disposizione i componenti all’interno di un ambiente controllato si è dimostrato piuttosto problematico. Questo caso viene esaminato nel documento Indirect Procurement Report 2018 - Drivers of Change, prodotto congiuntamente da RS e dal Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS).

La sfida nasceva in particolare da due elementi:

• I processi di ordinazione ad hoc e le laboriose procedure di controllo del magazzino creavano e normi carichi amministrativi che andavano a e rodere il tempo produttivo. La semplice verifica dei livelli delle scorte richiedeva circa mezza giornata alla settimana
• Se i componenti non erano disponibili, gli studenti erano costretti ad aspettare o a cercare soluzioni alternative. Questo comportava spesso l'acquisto dei materiali da parte degli studenti che, essendo in molti casi articoli a basso costo e di scarsa qualità, mettevano a rischio la riuscita dei progetti e potevano persino creare condizioni di bassa sicurezza.

Per risolvere entrambi i problemi, RS ha messo in atto un processo semplice ed efficiente per il mantenimento di livelli di scorte adeguati. Ha inoltre garantito agli utenti di iForge l’accesso ad articoli di alta qualità. Il tutto in condizioni di budget piuttosto contenute.

RS ha installato nell’iForge il suo servizio di gestione delle scorte RS ScanStock®, che riduce i tempi e i costi di reintegro dei componenti industriali ad alta rotazione e valore ridotto. Grazie al team di RS che gestisce il sistema e la strategia, viene anche eliminata ogni complessità – dall’installazione dei locali di stoccaggio e delle etichette con i codici a barre fino alle attività di controllo e riassortimento regolare delle scorte.

Resistenze, LED e altri articoli a basso costo vengono messi a disposizione in appositi contenitori a scomparti. Questi prodotti vengono riforniti regolarmente sulla base di verifiche effettuate ogni due settimane condotte da un account manager dedicato di RS, per evitare possibili esaurimenti delle scorte. L’Università di Sheffield riceve un rendiconto mensile con il dettaglio delle fatture e dei costi.

Ora è anche possibile iniziare a prevedere quali articoli potranno essere particolarmente richiesti analizzando i dati relativi al contenuto dei corsi, ai moduli studiati e ai progetti in corso.

Uno dei vantaggi più immediati e visibili della collaborazione tra l’iForge e RS è derivato dall’outsourcing della gestione dei livelli delle scorte a RS ScanStock®. L’ordine degli articoli a più alta rotazione avviene in modo quasi automatico, mentre i controlli periodici delle scorte evitano ogni rischio di carenze impreviste.

Per gli studenti che si sono abituati a utilizzare l’iForge, questo processo garantisce un approvvigionamento affidabile e sicuro dei componenti necessari. Inoltre, poiché la qualità di quei prodotti è garantita, viene meno il rischio che i componenti possano guastarsi e causare problemi nel lavoro finito, oltre a evitare la necessità per gli studenti di acquistare in proprio articoli più economici.

“L’iForge viene molto utilizzato ed è un servizio in continua crescita. Ci auguriamo che in futuro possa avere un proprio edificio dedicato,” dichiara Ryan Jones, Lead Technician di iForge. “Il feedback che riceviamo dagli studenti è estremamente positivo. Tuttavia, con la crescita della struttura, cresce anche la pressione a mantenerla ben funzionante e vi è ilrischio che una sua gestione ottimale richieda sempre più tempo. RS ScanStock® ha sensibilmente alleggerito le nostre attività.”

Ma la relazione sempre più stretta fra RS e l’Università di Sheffield ha apportato anche altri vantaggi meno tangibili. Ora molti studenti sono regolarmente a contatto con un partner industriale importante e hanno la preziosa opportunità di osservare da vicino la sua attività, da cui possono attingere nuove idee e competenze.

Inoltre, RS viene sempre più coinvolta nelle attività dell’iForge; recentemente, ad esempio, ha sponsorizzato un hackathon fornendo non solo componenti ma anche consigli e orientamenti pratici sulla giornata.

Lo sviluppo di relazioni di questo tipo, unito alla ricerca di nuovi luoghi in cui creare valore aggiunto, rappresenta uno dei metodi principali con cui RS riesce a distinguersi in un mercato competitivo.