Facility management per aziende: cos’è e come funziona

Il Facility Management è il processo di supervisione e manutenzione dei beni fisici di un'azienda come gli immobili e le attrezzature, e dei servizi connessi: si tratta pertanto di un concetto molto ampio, che può ricomprendere tutte le attività di manutenzione ordinaria, di riparazione, di ristrutturazione, di aggiornamento più marginali o più invasivo, di valutazione delle forniture di servizio (pulizia, sicurezza, ecc.) e molto altro ancora.

Ad ogni modo, nonostante l’ampiezza e la profondità delle attività connesse in modo diretto o indiretto al Facility Management, il suo obiettivo è quello di garantire che tutti gli aspetti dell'infrastruttura fisica di un'azienda funzionino in modo efficace ed efficiente, contribuendo così in modo positivo al miglioramento della produttività complessiva e al comfort delle risorse che operano nell’organizzazione.

In questo ambito, un ruolo decisivo è svolto dai Facility manager, professionisti che – per raggiungere i propri obiettivi di ottimizzazione delle strutture aziendali - hanno di frequente la necessità di coordinarsi con i vari team di un'organizzazione, tra cui IT, HR, Finanza e Operations.

È del tutto evidente che – essendo il Facility Management un insieme di processi che richiedono un elevato grado di competenze e specializzazione – molto spesso le aziende si rivolgano a società specializzate per riservarsi la disponibilità della più ampia gamma di servizi correlati, alternativamente alla conduzione delle stesse attività internamente e/o a un’esternalizzazione solo parziale.

Qualsiasi sia la scelta effettuata dall’imprenditore, tra le principali attività che sono ricomprese all’interno di quelle di competenza del Facility Management ricordiamo:

• la manutenzione degli edifici, che comprende a sua volta anche la manutenzione dei sistemi meccanici, elettrici, idraulici, affinché si possa assicurare così che gli immobili funzionino in modo corretto ed efficiente;
• i servizi di pulizia e di assistenza, così come i servizi di sicurezza che forniscono misure appropriate per tutelare contro eventuali danni e ripercussioni negative all'interno dei locali;
• gli interventi di riparazione su tutte le apparecchiature meccaniche ed elettroniche necessarie per le operazioni quotidiane, garantendo – anche attraverso attività programmate – di ridurre al minimo le interruzioni in caso di guasti improvvisi.

Un buon processo di Facility Management possa offrire alle aziende una serie di vantaggi non certo sottovalutabili, a cominciare dalla possibilità di garantirsi la sicurezza e l’efficienza necessaria per il conseguimento dei risultati desiderati.

Un altro vantaggio del Facility Management è il beneficio ottenibile sul conto economico: nel momento in cui si sceglie di affidare i servizi di Facility Management a un'azienda professionale, le imprese possono di fatti conseguire soddisfacenti risparmi sui costi generali come quelli di manutenzione degli edifici. Con la loro consulenza, infatti, i Facility Manager sono in grado di identificare in modo proattivo in quali aree sia possibile ridurre gli oneri senza sacrificare la qualità o la sicurezza.

Ricordiamo inoltre che il Facility management può altresì aiutare le aziende a migliorare i loro sforzi di sostenibilità, riducendo gli sprechi e il consumo di energia: è dunque possibile implementare pratiche sostenibili in tutti i luoghi di lavoro, dalle iniziative di riciclaggio alle soluzioni di illuminazione ad alta efficienza energetica, riservando così all’impresa un valore aggiunto – anche in termini di immagine – in un contesto sempre più attento a queste tematiche green.

Oltre a questi vantaggi tangibili, il Facility Management può apportare altresì dei benefici indiretti molto richiesti: delegare le numerose attività rientranti in questa categoria a un Facility Manager permette infatti ai proprietari delle aziende e alle altre funzioni di concentrarsi sulle loro attività principali, invece di preoccuparsi dei problemi quotidiani delle strutture, con conseguente miglioramento dell’intera produttività.

Uno dei grandi falsi miti che riguardano il Facility Management è che questa attività debba necessariamente essere svolta dall’interno dell’azienda, poiché solamente in questo modo è possibile individuare con maggiore puntualità quegli ambiti che richiedono un intervento di ottimizzazione.

In realtà, ad esser vero è spesso proprio il contrario. I consulenti esterni che forniscono servizi di Facility Management sono infatti in grado di garantire una visione più vasta e articolata di ogni situazione aziendale: ad assicurare la maggiore efficienza è infatti sia l’esperienza maturata nel fronteggiare contesti operativi similari, sia la possibilità di effettuare un’analisi dell’organizzazione aziendale senza alcuna influenza e condizionamento interno.

Non solo: esternalizzare il Facility Management significa anche rispondere all’esigenza di concentrare l’attenzione delle risorse interne aziendali sui soli aspetti produttivi, liberando così tempo, energie e denaro grazie al fatto che tutti gli aspetti legati all’ottimizzazione dei processi sono realizzati da una società esterna che fa dell’MRO e di tutte le attività correlate la propria professione, supportando le aziende clienti nel garantire la necessaria continuità operativa, il migliore controllo dei costi e la qualità del servizio.

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