Laboratorio Elettrofisico e RS, più forza alla crescita con PurchasingManager™

Laboratorio Elettrofisico si occupa dal 1959 di ingegnerizzazione, progettazione e produzione di sistemi di magnetizzazione e di misura magnetica a elevatissima precisione. Tra i suoi clienti rientrano industrie internazionali dell’automotive e dell’hi-tech, oltre a vari istituti di ricerca distribuiti in tutto il mondo. Comprende reparti di design e produzione ubicati in Italia a cui si aggiungono laboratori, centri di supporto tecnico e sedi commerciali in USA, Cina e India. Una struttura che riflette la forte crescita di cui Laboratorio Elettrofisico è protagonista, una fase di espansione a cui stanno facendo seguito investimenti nella riorganizzazione dei processi aziendali.

All’interno di questa strategia, anche l’ottimizzazione delle modalità di acquisto ha fatto la sua parte, consentendo di rendere più efficiente la produttività grazie allo snellimento dei sistemi di approvvigionamento e all’abbattimento delle complessità che la loro gestione, lungo le diverse fasi di cui si compone, comporta al personale dedicato. L’integrazione di PurchasingManager™ di RS oggi permette a ingegneri e tecnici che operano in laboratorio e in interventi di assistenza sul campo di disporre in autonomia - e con attese minime - del materiale e degli strumenti necessari, liberando l’ufficio acquisti da operazioni dispendiose in termini di tempo ed eliminando il rischio di errore in fase di scelta dei prodotti richiesti.

L’arrivo dell’ing. Francesca Barnabei in qualità di Responsabile Acquisti e Inventory ha costituito un vero e proprio punto di non ritorno nel percorso di evoluzione intrapreso da Laboratorio Elettrofisico. Forte dell’esperienza maturata, ha condiviso immediatamente con la sua nuova azienda quanto una piattaforma di acquisto diffusa ma regolamentata, allora assente, potesse fare la differenza. In Laboratorio Elettrofisico si stava già radicando un orientamento all’innovazione e all’automatizzazione dei processi. Non è stato difficile, quindi, dimostrare i benefici che uno strumento avanzato di gestione online degli ordini e della catena delle approvazioni negli acquisti fosse in grado di generare.

“La presenza di team di lavoro diversi con differenti esigenze di prodotti e strumenti operativi, in un’azienda come la nostra, può provocare il rischio di colli di bottiglia nell’ufficio acquisti”, chiarisce Barnabei, “con conseguenti rallentamenti della produttività e degli interventi sul campo”. L’unica soluzione, già sperimentata in prima persona in altri contesti, era individuare un unico distributore in grado di soddisfare tutte le richieste di materiale e di mettere a disposizione del personale direttamente interessato una piattaforma online – ad accesso regolamentato - in grado di consentire autonomamente gli ordini. Un sistema su misura di autorizzazioni e controlli automatizzati configurati da un supervisore avrebbe accelerato le richieste e la fornitura di prodotti, migliorando l’efficienza e rendendo il processo di approvvigionamento più fluido.

L’acronimo PuMa, ormai radicato tra gli addetti ai lavori e tra chi ne ha sperimentato i vantaggi, non lascia dubbi sulla flessibilità e sull’agilità della soluzione sviluppata da RS. PurchasingManager™ è un efficace strumento, completamente online, che permette di delegare al personale - previo il disciplinamento automatico delle autorizzazioni e l’eventuale attribuzione di un budget - la scelta e l’ordine di materiale e componentistica indispensabili alla propria attività.

PurchasingManager™ permette alle realtà come Laboratorio Elettrofisico di semplificare i processi di acquisto e migliorarne il controllo, consentendo di risparmiare i costi di ore/uomo che un ufficio acquisti mediamente impiega per l’approvvigionamento di prodotti di uso ordinario e valore ridotto. I tecnici e il personale di laboratorio possono infatti occuparsi in prima persona dei propri ordini, sotto la supervisione dei responsabili che hanno a disposizione una gamma completa di reportistica online messa a disposizione dalla piattaforma.

“PurchasingManager è uno strumento che velocizza i processi di acquisto e limita fortemente il rischio di errore”, chiarisce Barnabei, “responsabilizzando ogni utilizzatore all’acquisto dello strumento o del materiale più adatto alla propria necessità”. Grazie a PurchasingManager™ Laboratorio Elettrofisico può evitare gli impatti sull’efficienza operativa causati da acquisti non in linea con la richiesta presa in carico.

La soluzione di RS è stata inizialmente abilitata al personale dell'ufficio acquisti, con l'obiettivo di abilitare via via il personale di laboratorio e chi opera sul campo per poi identificare le ulteriori aree che potrebbero ottenere benefici. “La possibilità di allestire PurchasingManager in modo graduale ci permette la totale personalizzazione sulle nostre esigenze”, conferma Barnabei. “Ci sono tutti i presupposti per un’integrazione di successo”. I settori in cui PuMa è in grado di ottimizzare i processi vanno dal team collaudi a quello dei manutentori esterni. “Si tratta di tecnici che effettuano interventi sulle apparecchiature di nostra produzione e che potranno acquistare tutto il necessario in fase di pianificazione dell’attività o in caso di necessità sul posto, con consegna diretta presso la sede produttiva in cui ha luogo l’intervento”, aggiunge Barnabei. Il tutto senza dover passare da un magazzino centralizzato e con tempi ottimizzati al massimo.

Uno degli obiettivi dell’ufficio acquisti di Laboratorio Elettrofisico era la riduzione drastica dell’impegno profuso e delle ore impiegate durante l’attività di ricerca e scelta dei prodotti, che grazie a RS potranno essere concentrati in attività a maggior valore per l’azienda. “Ora i colleghi coinvolti nell’uso di PurchasingManager™ possono decidere gli strumenti di lavoro e hanno la facoltà di valutare alternative”, precisa Barnabei, “sollevando l’ufficio acquisti dalla responsabilità di errori a fronte delle richieste”. Ogni figura direttamente coinvolta su un progetto ha tutte le informazioni per identificare il prodotto più adatto alle esigenze o all’intervento di cui si sta occupando.

Ridotti i rischi di rallentamento nel processo di fornitura interna, la produzione non può che migliorare in efficienza. “PurchasingManager è uno strumento che non ha eguali in flessibilità ed è perfetto per tutte le realtà come la nostra - distribuite geograficamente o il cui personale opera in trasferta - che hanno bisogno di processi veloci di ordine e consegna, pur mantenendo il controllo del materiale acquistato”.

La fiducia che intercorre tra Laboratorio Elettrofisico e RS Italia, grazie al supporto costante fornito da Francesco Granza Rocchetta, Key Account Manager in RS, sta aprendo nuovi sviluppi alle soluzioni dedicate all’ufficio acquisti, a partire da un’ulteriore ottimizzazione del gestionale in uso con PurchasingManager™, che permetterà di sfruttare al massimo tutte le potenzialità della piattaforma, e una soluzione basata sull’approccio kanban di RS dedicata ad alcuni prodotti strategici, in grado di operare in parallelo con quanto già in uso.

“Collaborare con le realtà che condividono la nostra idea di innovazione è gratificante”, dichiara Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia. “L’esperienza di Laboratorio Elettrofisico dimostra che sono le persone come Barnabei a cambiare le aziende con le loro scelte”. Un’idea di partnership perfettamente condivisa dal punto di vista di chi si affida a RS. “Lavoriamo con un partner validissimo che ci supporta nelle complessità”, conclude Barnabei. “RS si differenzia da tutti i distributori perché anticipa le nostre esigenze con le migliori soluzioni e le alternative più convenienti per essere ancora più competitivi. I primi riscontri dall’introduzione di PuMa sono più che positivi, ci sono tutti i margini per crescere ancora”.