PurchasingManager™ e ScanStock® per accelerare digitalizzazione e automatizzazione del processo aziendale: il caso di Laboratorio Elettrofisico

Fondato nel 1959, Laboratorio Elettrofisico è stata la prima azienda italiana a progettare sistemi magnetici.

La capacità tecnologica, tecnica e ingegneristica innovativa, unita ad una strumentazione magnetica di alta qualità e ad una visione futuristica e lungimirante verso nuovi settori e mercati emergenti, portano Laboratorio Elettrofisico a espandersi a livello internazionale.

L’azienda diventa partner di fiducia delle più grandi realtà nel settore manifatturiero e aerospaziale, dell’automotive e dell’hi-tech, della difesa e delle energie rinnovabili e dei più autorevoli enti di ricerca mondiali, inserendosi tra gli attori chiave del mondo del magnetismo.

Oggi Laboratorio Elettrofisico è un’azienda globale specializzata nella progettazione ingegneristica e nella produzione di sistemi di magnetizzazione e di misura magnetica a elevatissima precisione.

Conta un centinaio di dipendenti e ha ampliato la propria struttura ben oltre la sede originaria di Nerviano (Milano): ha, infatti, sedi produttive e/o commerciali e/o centri di supporto tecnico e assistenza oltre che in Italia in USA, Cina e Vietnam.

Negli ultimi 5 anni Laboratorio Elettrofisico ha triplicato il proprio fatturato, registrando una crescita esponenziale in tutto il mondo.

Questa forte espansione ha reso necessario un radicale cambiamento nell’organizzazione dei processi aziendali, al fine di efficientare la produttività, semplificare la gestione degli ordini e delle scorte e ottimizzare il sistema di approvvigionamento.

Digitalizzazione, ottimizzazione e automatizzazione delle modalità di acquisto e fornitura e dei sistemi di approvvigionamento dei prodotti a supporto delle attività di business.

Questi gli obiettivi chiave inclusi nella strategia di evoluzione di Laboratorio Elettrofisico e confermati dall’ing. Francesca Barnabei, Head of Purchasing and Inventory che, grazie a una lunga esperienza, era ben consapevole della necessità di integrare nuovi strumenti avanzati nei processi aziendali.

La presenza di team di lavoro diversi con differenti esigenze di prodotti e strumenti operativi, in un’azienda come la nostra, può provocare il rischio di colli di bottiglia nell’ufficio acquisti" - spiega Barnabei - "con conseguenti rallentamenti della produttività e degli interventi sul campo.

Uno degli obiettivi di Laboratorio Elettrofisico era quindi acquisire un processo di approvvigionamento più fluido, per abbattere l’impegno e le ore impiegate dal personale dell’ufficio acquisti dedicato all’attività di ricerca e scelta dei prodotti e ottimizzare le modalità di acquisto.

Fluidità del processo di approvvigionamento, ma anche garanzia di continuità e reperibilità dei prodotti a basso valore e alta rotazione a supporto dell’apparato produttivo dell’azienda, senza interruzione delle forniture.

La nostra necessità era di avere la certezza di continuità di fornitura sul materiale e su alcuni prodotti indiretti a supporto della produzione" - prosegue Barnabei - "per ottimizzare la produttività interna e avere possibilità di valutazioni su potenziali alternative in ottica di una maggiore disponibilità e reperibilità.

Da qui, l’esigenza di passare ad un sistema automatizzato per semplificare ogni fase del processo di acquisto e velocizzare e migliorare l’efficienza del processo di approvvigionamento.

RS Italia, partner consolidato di Laboratorio Elettrofisico, ha supportato l’azienda nella rivoluzione che ha coinvolto la riorganizzazione dei processi aziendali.

La prima tappa è stata l’introduzione di PurchasingManager™, la soluzione sviluppata da RS: uno strumento web-based avanzato di gestione degli ordini che semplifica ogni fase del processo di acquisto.

Si tratta di una soluzione di e-procurement che consente di controllare tutte le attività legate agli acquisti, di monitorare budget e spesa in ogni momento per individuare potenziali risparmi e di delegare al personale l’ordine di materiale e componentistica di cui necessita.

Inoltre, la piattaforma offre una supervisione completa e in tempo reale tramite puntuali report online, per garantire maggiore coerenza nelle decisioni di acquisto e facilitare la valutazione e la selezione dei migliori partner commerciali.

Con RS Purchasing Manager Laboratorio Elettrofisico ha velocizzato e ottimizzato i processi di acquisto, limitato le possibilità di errori o acquisti non in linea con le reali necessità della produzione e abbattendo il rischio di colli di bottiglia nelle fasi di approvvigionamento e di ritardi nell’operatività.

L’integrazione di questa soluzione di RS Italia è stata graduale: l’abilitazione, fornita in prima battuta al personale dell'ufficio acquisti, verrà man mano allargata al personale di laboratorio e a chi opera sul campo.

La fase successiva del processo di digitalizzazione, mirata a garantire la continuità di approvvigionamenti senza interruzione delle forniture a supporto della produzione, è stata l’adozione della soluzione RS ScanStock®.

Laboratorio Elettrofisico ha deciso di usufruire del servizio a valore aggiunto di questo sistema kanban RS per avere disponibilità puntuale della merce e garantire la continuità della produzione.

La volontà della nostra azienda" - spiega Barnabei - "era non avere shortage, essere certi di avere disponibilità continuativa e raggiungere l’ottimizzazione degli acquisti, del magazzino e delle scorte, per evitare rallentamenti della produttività e assicurarci un miglior rapporto qualità-prezzo.

Questa soluzione, che si occupa dell’intero processo di scelta, gestione e ripristino dei livelli di approvvigionamento dei prodotti e consente di avere una visione in tempo reale dello stato dell’inventario, ha permesso all’azienda di ottimizzare la disponibilità continuativa di materiali e prodotti, migliorare la selezione dei supplier, ridurre i costi complessivi e aumentare la produttività.

L’integrazione di RS ScanStock®, avvenuta a maggio 2023, attualmente coinvolge prodotti fondamentali alla produzione ma, grazie al supporto costante fornito da RS Italia, Laboratorio Elettrofisico sta lavorando all’implementazione di nuovi articoli e nuove procedure.

Siamo partiti con le soluzioni a più alta rotazione" - specifica ancora Barnabei - "ma stiamo ampliando la piattaforma con aggiunte importanti di nuovi codici dei prodotti e dei materiali di consumo che abbiamo necessità di avere sempre a stock o con frequenza puntuale.

La piattaforma PurchasingManager™ di RS, fornendo tutti i dati utili per identificare il prodotto più adatto, non solo ha drasticamente ridotto le ore da destinare alla ricerca e selezione del prodotto, ma ha anche dato a tutte le figure interessate maggiore autonomia di scelta e valutazione, riducendo il rischio di errori e velocizzando i processi di ordine e consegna.

Grazie all’adozione della Piattaforma, l’ufficio acquisti di Laboratorio Elettrofisico può contare su uno strumento avanzato che permette di ottimizzare il processo di fornitura interna e, di conseguenza, migliorare l’efficienza della produzione.

Efficienza della produzione che è stata ulteriormente ottimizzata grazie a RS ScanStock®, che ha automatizzato gli ordini degli articoli a più alta rotazione destinati alla produzione e semplificato i controlli delle scorte.

Il nostro primo obiettivo era la disponibilità della merce per garantire la business continuity.” - specifica Barnabei - “Adesso la merce arriva in modo efficiente e lo stock viene ripristinato a cura di RS. Il tutto grazie ad un unico ordine e con una sola fattura riepilogativa a fine mese.

Grazie a questa soluzione, Laboratorio Elettrofisico può beneficiare di un processo di approvvigionamento affidabile e puntuale dei componenti necessari, che ottimizza la gestione dei fornitori ed elimina il rischio di carenze e le interruzioni operative.

L’esperienza di Laboratorio Elettrofisico dimostra come RS Italia si pone non solo come fornitore leader di soluzioni industriali ed elettroniche, ma rappresenta anche un importante partner nella crescita verso una necessaria e fondamentale digitalizzazione e automatizzazione dei processi aziendali.

RS Italia fornisce infatti un supporto costante e puntuale, lavorando a fianco dei propri clienti in ogni momento.

Il valore aggiunto della collaborazione con RS Italia è la loro ampia disponibilità, la velocità nelle risposte e la capacità di aiutarci a individuare le giuste soluzioni e a guidarci nella loro realizzazione” - conclude Barnabei - “Avere questo tipo di attività consulenziale a 360 gradi ci permette di gestire tutto in maniera molto efficace.

Una partnership in evoluzione per raggiungere gli obiettivi del presente ed essere pronti alle grandi sfide del futuro.