Ridurre le spese di MRO nel settore dolciario

I team acquisti e i tecnici devono affrontare numerose sfide relative alla manutenzione, alla riparazione e al funzionamento dei beni e delle attrezzature della loro organizzazione. La supply chain dei materiali indiretti è complessa e questo a causa del numero di soggetti coinvolti, di una base di fornitori frammentata e di una grande quantità di prodotti ripartiti in varie categorie. A ciò si aggiunge che le direzioni sono costantemente sotto pressione per ridurre i costi.

RS si trova in una posizione privilegiata per comprendere i bisogni complessi dei suoi clienti e per aiutare queste aziende a migliorare i processi e incrementare i profitti.

È essenziale comprendere che i costi di processo possono essere due volte più alti della cifra spesa per i prodotti stessi. Ciò significa che se nel corso di un anno la vostra organizzazione spende 100.000 € per l'acquisto di prodotti, spenderete 200.000 € in costi di elaborazione o spese annesse.

Pertanto, la riduzione dei costi di elaborazione rappresenta un valore considerevole, che potrebbe venire concentrato altrove invece che sul prezzo di acquisto di ciascun articolo.

Abbiamo avuto l'opportunità di aiutare un cliente a gestire meglio i suoi costi di elaborazione collaborando con un produttore di prodotti dolciari leader di mercato nel suo settore che vanta un fatturato di oltre 100 milioni di euro. Lavoriamo già da vari anni con questa azienda, alla quale forniamo una vasta gamma di prodotti, in particolare prodotti elettrici e di automazione, dispositivi di protezione individuale e strumenti e apparecchiature di prova, utilizzati dai tecnici della manutenzione per assicurare il corretto funzionamento delle operazioni.

Considerate le grandi dimensioni, quest'azienda aveva messo a punto un programma a lungo termine per semplificare il suo processo di acquisto che comprendeva l'analisi di tutte le spese indirette. L'ufficio acquisti è stato posto davanti alla sfida di ridurre la gestione e l’amministrazione degli acquisti indiretti per ottenere una maggiore rapidità ed efficacia.

Il cliente dedicava molto tempo a individuare i fornitori che disponevano dei prodotti di cui necessitava, quindi a confrontare i preventivi, a creare gli ordini di acquisto e a organizzare la consegna, gestendo i relativi impatti sull'attività quotidiana. Inoltre, il cliente aveva constatato che al momento dell'acquisto venivano inserite manualmente molte informazioni ridondanti. In sintesi, il processo rallentava l'acquisto di prodotti a basso valore, impegnando risorse che si sarebbero potute concentrare sul loro core business.

Il primo step è stato quello di analizzare il processo Procure-to-Pay dell'azienda. Questa attività è stata condotta dal nostro team composto da specialisti di e-business e dei principali attori del cliente. Con l'aiuto di un calcolatore dei costi (realizzato in collaborazione con il Chartered Institute of Procurement & Supply), è stato possibile calcolare il tempo necessario ad ogni fase del processo per determinare il costo totale di un ordine.

Procedendo in questo modo, si è constatato che la creazione di un ordine di acquisto richiedeva 88 minuti, il che equivaleva a un costo di 74 € per ogni ordine. Il cliente ci trasmetteva oltre 200 ordini all'anno. RS PurchasingManager™ era la soluzione ideale per eliminare molti dei problemi del cliente. RS PurchasingManager™ è uno strumento di gestione degli acquisti online. I buyer possono creare delle strutture di account per la loro organizzazione, delegare degli acquisti, gestire i controllidelle spese, dei centri di costo e dei limiti di approvazione.

Il sistema consente all'utente finale, generalmente un tecnico, di accedere al nostro sito web, scegliere il prodotto di cui necessita, creare una richiesta di acquisto e monitorare la consegna. Parallelamente, viene inviata una richiesta di conferma a un soggetto approvatore che può approvare rapidamente il costo ed elaborare l'ordine. Una volta che l'ordine è stato approvato, viene inviato direttamente a noi senza necessariamente coinvolgere il team acquisti. Per razionalizzare i suoi ordini e le sue fatture, il cliente utilizza un ordine cumulativo mensile invece di singoli ordini di acquisto; in questo modo viene generato un unico ordine di acquisto alla fine del mese.

Il processo utilizzato in precedenza era inutilmente complicato:

• un tecnico creava un gruppo di prodotti, presentava una richiesta cartacea e la inviava al suo superiore per l'approvazione.
• una volta ottenuta l'approvazione, la richiesta di acquisto veniva inviata all'ufficio acquisti. Successivamente l'ufficio acquisti verificava il prezzo online prima di emettere un ordine di acquisto.
• l'ordine di acquisto doveva essere firmato dal responsabile dell'approvvigionamento prima di esserci inviato per e-mail per la consegna.
• dopo la consegna delle merci, bisognava riunire 3 documenti: la richiesta trasmessa per e-mail, l'ordine di acquisto e la rispettiva fattura.

Ora il cliente può beneficiare di un flusso di lavoro semplificato che responsabilizza gli utenti finali. Questo cambiamento ha considerevolmente ridotto i costi di elaborazione, permettendo a tutti i dipendenti coinvolti nel processo di acquisto indiretto di concentrarsi sulle attività a valore aggiunto. Grazie all'introduzione di RS PurchasingManager™, il cliente è passato da un costo medio per ordine di 74 € a 46 €. Il cliente ha razionalizzato la sua base di fornitori e attualmente RS Components consegna 1.089 ordini all'anno. Ciò equivale a un risparmio annuo di 30.492 € rispetto al vecchio processo.

Tutto il processo di acquisto ha subito una notevole accelerazione. Sono sempre più numerosi i dipendenti che fanno ordini presso fornitori di fiducia (invece di effettuare acquisti a livello locale oppure online) e questo migliora la conformità dei contratti. I prodotti vengono consegnati quando i tecnici ne hanno bisogno, riducendo i tempi di fermo della produzione. Risultato: il cliente è passato da un processo inefficace e costoso con troppe operazioni ripetute e mancanza di chiarezza a un sistema estremamente efficace con un'assoluta trasparenza durante l'intero processo Purchase-to-Pay.