PurchasingManager™, una soluzione in prima linea per gli acquisti di Philips Healthcare

Philips è un'azienda leader nel settore dell’Health Technology. La sua mission è il miglioramento della salute e del benessere delle persone attraverso l’innovazione e grazie a prodotti, soluzioni e servizi pensati con tecnologie all’avanguardia per ottenere risultati significativi in tutte le fasi dell’assistenza sanitaria: dalla promozione di stili di vita salutari alla prevenzione delle malattie, dalla diagnosi al trattamento per il recupero del paziente nell’ambiente e nella comunità in cui vive.

Le strutture sanitarie che utilizzano apparecchiature Philips sono distribuite su tutto il territorio nazionale. Un team di tecnici specializzati opera a supporto delle filiali italiane per fornire assistenza e servizi post-vendita a cliniche e ospedali. È facile immaginare l’importanza della tempestività con cui chi si occupa di manutenzione deve entrare in azione: per il personale medico-sanitario il tempo è una risorsa in grado di fare la differenza.

Per questo i tecnici Philips devono avere sempre a disposizione gli strumenti di lavoro con cui portare a termine gli interventi di manutenzione e i dispositivi a garanzia della propria sicurezza, un requisito divenuto di urgente attualità anche a seguito della pandemia da Covid 19. La scelta di integrare PurchasingManager™ al centro dei processi di approvvigionamento di Philips è stata lungimirante: oltre a garantire la qualità dei servizi e a non mettere a rischio l’operatività di chi lavora sul campo, la soluzione di RS ha contribuito a una vera e propria trasformazione culturale nell’approccio agli ordini.

Il trait d'union tra l’ufficio acquisti e i tecnici manutentori di Philips è Roberta Fiorelli, CS Process & Tools Support. Non stupisce una figura dedicata per una mansione di vitale importanza: il suo ruolo è fondamentale per mettere in contatto le esigenze di chi lavora sul campo con la componente amministrativa e logistica di una multinazionale delle dimensioni di Philips. “Mi occupo di tutta l’attrezzatura di cui il personale tecnico necessita per svolgere le attività di assistenza presso i clienti, tra cui i prodotti e gli strumenti consumabili o soggetti a manutenzione periodica”, chiarisce Roberta Fiorelli. “Il mio compito è fare da tramite con l’ufficio acquisti, una struttura interna con cui chi opera sul campo, per la natura del lavoro che svolge, non sempre riesce ad avere risposte in tempi utili”.

È possibile così considerare l’esigenza di ottimizzazione dei flussi di approvvigionamento di materiale di consumo da tre punti di vista differenti. Quello dell’azienda, che aveva la necessità di semplificare le procedure - in un’ottica generale di efficientamento organizzativo - e di tenere traccia di quanto acquistato per effettuare analisi volte a definire degli standard di strumentazione e di prodotti scelti. Quello del personale tecnico, il quale provvedeva di propria iniziativa all’acquisto di quanto necessario – prodotti come cacciaviti, fascette o batterie – presso vendite al dettaglio, provvedendo con la carta di credito personale e presentando una nota spese a fine mese corredata di scontrini. E quello di Roberta Fiorelli, che con il suo ruolo di collegamento tra i due mondi era chiamata a fornire le risposte più adeguate alle richieste dei suoi interlocutori tra una moltitudine di fornitori da consultare.

Solo una soluzione di gestione automatica strutturata degli ordini online avrebbe così potuto soddisfare completamente le diverse necessità abbattendo il rischio di ritardo negli interventi, facendo risparmiare tempo nella ricerca e nell’acquisto diretto dei prodotti (e nella conseguente consuntivazione delle spese sostenute), snellendo il rapporto amministrativo con la concentrazione - in RS - della loro fornitura e mettendo a disposizione strumenti di analisi degli acquisti effettuati.

RS rientrava già tra i fornitori di Philips ma attraverso un rapporto di approvvigionamento tradizionale. L’intuizione vincente di Roberta Fiorelli è stata quella di seguire il vento di trasformazione interno alla propria azienda, un percorso che stava portando l’organizzazione sempre più vicina ai propri dipendenti. “Il recente processo di valorizzazione delle persone operato da Philips ha abilitato importanti novità”, chiarisce Fiorelli, “È stato introdotto l’orario flessibile ed è stato incentivato lo smart working”. In questo scenario, l’integrazione di un sistema in grado di rendere i tecnici manutentori autonomi, liberi e responsabili nei loro acquisti sembrava perfettamente in linea. “Conoscevo PurchasingManager, ma ho sempre pensato che fosse meglio attendere il momento giusto per introdurlo in Philips. Quel tempo, finalmente, era arrivato”.

Con PurchasingManager™ ogni dipendente ha a disposizione un accesso con credenziali uniche a un portale di acquisti online personalizzato da RS per Philips. “Chi fa assistenza sul campo può fare ordini come e quando preferisce, quando gli serve o in anticipo se si tratta di un prodotto di cui sta esaurendo la scorta, con la possibilità anche di ricevere il tutto a casa o presso la struttura sanitaria in cui sta effettuando l’intervento”. L’integrazione è stata graduale, per favorire il radicamento di una nuova cultura degli acquisti nell’etica aziendale. A seguito di una fase di test sul 10% dei manutentori, utile ad assestarne le dinamiche, in nove mesi l’adozione è stata estesa ai circa 200 utilizzatori finali. “È stato un percorso ricco di stimoli perché frutto di una concordanza di intenti tra Philips e RS. Una scelta che ha costituito il principio di un progetto che, da allora, è in costante evoluzione”.

L’attività di chi fa manutenzione comprende sia assistenze programmate che richieste di intervento urgenti e impreviste. “Un apparecchio per la TAC che si ferma impone un’azione immediata per rimetterlo in funzione”, sottolinea Roberta Fiorelli. “Per i nostri tecnici è quindi indispensabile disporre in ogni momento dell’adeguata attrezzatura completa e funzionante”. Oltre alla facilità con cui è possibile ordinare il materiale, i tecnici Philips riconoscono il vantaggio dei tempi garantiti da RS. “Il luogo di consegna diretta scelto da chi effettua l’ordine permette di evitare un passaggio intermedio dei prodotti presso il nostro magazzino e riduce ulteriormente le attese”.

Un vantaggio percepito anche sotto il profilo della sostenibilità, che va ad aggiungersi all’abbattimento degli sprechi di materiale acquistato per errore. “Scegliendo i prodotti in prima persona, i nostri tecnici possono selezionare ciò che ritengono più adatto”. Anche avere un unico fornitore ha portato benefici, sotto questo punto di vista. “La politica di Philips non pone limiti alle soluzioni in grado di ottimizzare i processi”, aggiunge Roberta Fiorelli. “RS ci offre più servizi e su più fronti, un aspetto che riduce la complessità della gestione amministrativa”.

L’obiettivo di ottimizzare l’attività dei diretti interessati è stato raggiunto in pieno. “I nostri tecnici sono sempre in movimento”, continua Fiorelli. “Con PurchasingManager non devono più sprecare tempo per cercare quello che gli serve nei negozi o perdere ore a compilare la nota spese a fine mese. Un risparmio difficile da quantificare ma che sicuramente si riflette sul lavoro, con più tempo a disposizione per attività di maggior valore per l’azienda”.

Una scelta di successo, confermata dall’entusiasmo con cui gli utenti – anche quelli più refrattari all’e-commerce – hanno aderito alla novità. “C’era anche il problema di scardinare abitudini consolidate in una popolazione eterogenea per età e cultura digitale. Siamo riusciti però a convincere anche chi avrebbe preferito continuare a rivolgersi al fornitore locale per vedere, toccare e scegliere i prodotti dal vivo rispondendo con la velocità del servizio, la qualità del materiale disponibile e la facilità con cui si effettuano gli ordini e si riceve la conferma”. Ma non è tutto: “Abbiamo condiviso le migliori pratiche per indirizzare gli acquisti in maniera consapevole, mantenendo la stessa qualità e le medesime caratteristiche tecniche. Questo permette all’azienda di investire quanto risparmiato per velocizzare ulteriormente i processi e migliorare ancora il modo di lavorare e renderlo più sicuro”, evidenzia Fiorelli.

Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, il personale può inoltre verificare lo status del proprio ordine senza gravare sull’attività dell’ufficio acquisti che però, grazie ai sistemi di controllo e analisi dei dati, è in grado di avere tutto sempre sotto controllo. Non solo. La reportistica che PurchasingManager™ mette a disposizione consente a Fiorelli di analizzare i dati sui consumi per ottimizzare le forniture – un’ottima pratica ancora sotto il profilo della sostenibilità – e ridurre i costi sui quantitativi ordinati a RS per ottenere risparmi da reinvestire su ulteriori iniziative per il miglioramento dei processi. “La mia funzione è anche quella di ascoltare le necessità per identificare prodotti che, richiesti da un collega, possono poi servire per altri interventi analoghi. Riesco sempre a intercettare le esigenze e a rispondere in tempo, grazie al catalogo vastissimo di RS”.

PurchasingManager™ gioca infine anche un ruolo decisivo per l’approvvigionamento dei dispositivi di protezione individuale. “La legge impone che sia il datore di lavoro a fornire e assegnare i dispositivi”, chiarisce Fiorelli. “Grazie all’analisi dei dati posso risalire a chi ha fatto acquisti in autonomia, verificare che si tratti di materiale DPI conforme ed evitare ogni rischio per l’incolumità delle persone”. Una feature che, nel corso della pandemia da Covid 19, ha fatto veramente la differenza. “Grazie a RS mi è stato sempre possibile fornire ai nostri tecnici i dispositivi adeguati per poter operare nelle strutture ospedaliere in completa sicurezza. Se Philips non si è fermata e ha contribuito a superare i momenti difficili che il nostro paese ha vissuto, è stato anche grazie al supporto che abbiamo ricevuto da RS”.

Un’occasione in cui il rapporto tra le due realtà è diventato ancora più stretto. “L’esperienza con Philips ha dato vita a una partnership consolidata che ha permesso a entrambi di crescere”, dichiara Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia. “Soddisfare le loro richieste ci permette di migliorare i nostri servizi anche nei confronti delle altre aziende che ricorrono alle nostre soluzioni. È aiutando realtà con la vision di Philips che riusciamo a fare la differenza nel nostro settore”.

Un giudizio pienamente condiviso da Philips. “Quando emerge un bisogno dai nostri addetti alla manutenzione la mia missione è quella di fornire una risposta adeguata”, conclude Roberta Fiorelli. “RS è un partner che si impegna anche quando il profitto è minimo, ma prevale, in loro, il desiderio di soddisfare le mie richieste, anche quelle più difficili. Un aspetto che non lascia dubbi sul modo in cui siamo legati”.