RDA: come si redige la richiesta di acquisto e chi la emette

La richiesta di acquisto viene redatta su modulistica predefinita dall’impresa, non essendo presenti modelli o procedure standard per tutte le organizzazioni.

Ad ogni modo, sebbene non esista un documento che possa essere uniformemente utilizzato da tutti gli operatori – e potendo dunque ciascuna azienda personalizzarlo a seconda delle proprie esigenze e necessità – la RDA prevede di norma l’apporto degli elementi che andremo ora a sintetizzare.

Intestazione

Nell’area dell’intestazione, la prima del modulo, vengono indicati il nome dell'azienda o dell'ente che emette la richiesta di acquisto, l’indirizzo e i recapiti di contatto. Si tratta della parte del modulo che permette di comprendere chi ha richiesto l’acquisto e quali siano i suoi riferimenti, al fine di procedere a eventuali comunicazioni dirette prima di processare l’ordine.

Numero di riferimento

Opzionalmente, l’azienda ha la possibilità di inserire nella RDA un numero di riferimento univoco che possa facilitare gli eventuali controlli successivi e che possa rendere più semplice richiamare il documento in caso di necessità, o a cui collegare l’ordine di acquisto.

Data

È la data in cui la richiesta di acquisto viene emessa dalla funzione o dal reparto.

Destinatario

Viene indicato il nome dell'azienda o del fornitore a cui viene inviata la richiesta di acquisto.

Oggetto

Si specifica l'oggetto della richiesta di acquisto in modo chiaro e sintetico. A titolo di esempio, l’oggetto potrebbe essere "Richiesta di acquisto per forniture per ufficio" o "Richiesta di acquisto per servizi di manutenzione".

Descrizione dettagliata

Nella descrizione dettagliata si forniscono informazioni precise sui beni o servizi richiesti, come ad esempio la quantità, le specifiche tecniche, i modelli, eventuali requisiti speciali e ogni altra informazione rilevante per l'acquisto.

Motivazione

Nella parte della motivazione, anch’essa opzionale, si può aggiungere una breve spiegazione o motivazione per l'acquisto, ad esempio la necessità di sostituire attrezzature obsolete o di soddisfare nuove esigenze dell'azienda.

Budget e approvazione

Si indicano il budget disponibile per l'acquisto e le informazioni sul responsabile o il dipartimento che deve approvare la richiesta. È anche possibile indicare il prezzo dell’articolo o del servizio richiesto.

Termini e condizioni

Si possono specificare eventuali condizioni o requisiti particolari, ad esempio la data di consegna desiderata o le condizioni di pagamento accettate.

Firma

La richiesta di acquisto dovrebbe essere firmata da un responsabile autorizzato o da chi ha il potere di emettere la richiesta all'interno dell'azienda.

La richiesta di acquisto viene emessa dal responsabile degli acquisti o altro incaricato a cui è stata demandata la possibilità di avviare tale processo. La RDA viene poi inviata al buyer, che la utilizzerà per realizzare l’ordine di acquisto diretto al fornitore o al venditore del prodotto o del servizio, che procederà a soddisfare l’esigenza manifestata.

Ad ogni modo, non sono pochi i casi in cui la RDA possa essere emessa anche da altri dipartimenti dell’impresa, come quello della produzione o del reparto tecnico, a seconda delle esigenze specifiche. In ogni caso, l’invio della RDA dovrà essere autorizzato dall’ufficio dell’organizzazione che è rivestito di tali funzioni, prima di essere inoltrata al fornitore.

Nella generalità dei casi, di norma il compito di emettere la RDA è comunque demandato quasi sempre al reparto degli acquisti o a una figura specifica, come il responsabile degli approvvigionamenti.

Tra i diversi motivi per cui l’emissione della richiesta di acquisto è importante, rileva anche il fatto che al suo interno sono contenute le condizioni economiche da rispettare: il documento diviene così anche autorizzazione alla spesa fino al limite di budget in essa indicato. È per questa ragione che in molte imprese la RDA è soggetta al visto del controller, che attesta la disponibilità del budget prima di essere lavorabile dal buyer dell’ufficio acquisti.

Nel caso in cui il risultato dell’indagine di mercato effettuata dal buyer dovesse condurre all’individuazione di un prodotto o di un servizio di valore superiore rispetto a quanto previsto dai limiti di budget, sarà necessario domandare alla struttura richiedente l’eventuale autorizzazione all’incremento della spesa rispetto a quanto previsto dal budget iniziale.

Un tempo l’emissione della RDA era realizzata esclusivamente in modalità cartacea. Oggi, invece, la maggior parte delle aziende previste effettuare la sua emissione e la sua gestione attraverso un sistema informatico che consente di velocizzare le attività del controller, in un’ottica di parziale o completa digitalizzazione degli acquisti.

Tecnicamente, ove l’azienda ha scelto di adottare un sistema informativo di tipo ERP (Enterprise Resource Planning), la RDA è gestita nel modulo SRM (Supplier Relationship Management) dello stesso sistema informativo o su piattaforma specifica di e-Procurement. In questo modo sarà peraltro più facile associare alla richiesta di acquisto il relativo ordine di acquisto (ODA) o il contratto stipulato con il fornitore prescelto per soddisfare la RDA.

Proprio per la sua versatilità, generalmente la procedura di richiesta degli acquisti è declinata in modo personalizzato dalle procedure interne dell'azienda, che disciplinano la redazione e l'emissione delle richieste di acquisto in modo univoco, a seconda delle proprie preferenze ed esigenze.

In ogni caso, si tratta di una fase che merita di non essere sottovalutata, considerata la rilevanza della RDA per il buon esito dell’intero processo di approvvigionamento. Di fatti, una RDA completa e coerente con le finalità aziendali, che definisca puntualmente il prodotto o il servizio da approvvigionare, con indicazione delle specifiche tecniche e dei termini e delle condizioni da rispettare, sarà evidentemente veicolo fondamentale per permettere al buyer di portare a compimento l’attività di acquisto in modo più efficace, in linea con gli obiettivi del budget aziendale e delle esigenze della struttura richiedente.