RDO: cos’è e a cosa serve la richiesta di offerta

Una Richiesta di Offerta (RDO) è un documento che sintetizza i requisiti e le specifiche di un bene o di un servizio che l’impresa vuole acquisire: è dunque utilizzato come strumento con cui invitare i potenziali fornitori a presentare le loro proposte, specificando in che modo le stesse possano soddisfare le esigenze delineate nel documento.

Proprio per questo motivo la RDO include al suo interno tutte le informazioni fondamentali sugli obiettivi dell’acquisto, le tempistiche, i criteri di valutazione e le linee guida da rispettare: grazie a tale condivisione, i fornitori riusciranno a esporre correttamente i dettagli delle relative proposte.

Da quanto sopra si evince facilmente come lo scopo della RDO sia duplice: da una parte aiuta le imprese a valutare e confrontare le diverse soluzioni disponibili sul mercato; dall’altra parte fornisce ai fornitori linee guida chiare su ciò che ci si aspetta da loro, in modo che possano fornire proposte accurate e pertinenti.

Andando più nel dettaglio, la RDO:

1. aiuta a identificare i potenziali fornitori, facendo risparmiare tempo e fatica nella ricerca di altre possibili opzioni;
2. consente alle aziende di confrontare le diverse proposte ricevute, rendendo così più facile la valutazione del fornitore più adatto alle proprie esigenze;
3. aiuta a stabilire aspettative chiare con i fornitori su ciò che sarà loro richiesto in caso di aggiudicazione del contratto.

In questo senso, la Richiesta di Offerta non deve essere confusa con la richiesta di informazioni (RDI), uno strumento che serve a interrogare il mercato in una fase preliminare all’acquisto, al fine di ricevere preventivi di massima o ottenere informazioni propedeutiche alla creazione di una RDO.

Insomma, contrariamente alla RDO, la RDI non ha alcun fine di aggiudicazione della commessa, ma solo la richiesta di informazioni utili per la formulazione della successiva RDO.

Non esistendo un modello predeterminato e univoco di RDO, le imprese possono liberamente adattare questo documento a seconda delle proprie preferenze. Naturalmente, è sempre preferibile predisporre dei template per singole categorie di fornitura, sancendo così degli standard che possano agevolare questo importante passaggio nel processo di approvvigionamento.

Per esempio, un tipo piuttosto diffuso di Richiesta di Offerta è quella aperta: come intuibile, ogni fornitore può rispondere al fabbisogno dell’impresa con la propria proposta. Per quanto il processo di valutazione delle RDO aperte sia spesso più complesso, permetterà all’impresa di esplorare tutte le opzioni disponibili sul mercato.

D'altro canto, una Richiesta di Offerta chiusa o selettiva limita i fornitori a una sola parte del mercato, come ad esempio coloro che soddisfano determinati criteri come una comprovata esperienza in un particolare settore o il possesso di qualifiche specifiche.

Tra le principali forme di RDO troviamo poi quella non sollecitata, con la quale un fornitore può presentare una proposta senza essere stato prima interpellato dall’impresa: si tratta, intuibilmente, di una proposta che viene generalmente avanzata dall’operatore quando questi ritiene di avere qualcosa in grado di trasferire un valore aggiunto particolarmente interessante all’impresa.

Di contro, le RDO su invito sono quelle che si utilizzano quando le imprese si rivolgono specificamente a fornitori o venditori con cui vogliono lavorare, inducendoli a presentare proposte su contatto diretto.

Come abbiamo ricordato, non esiste un modello predeterminato di RDO e, dunque, ogni impresa sarà libera di scrivere la richiesta di offerta che ritiene più opportuna.

Ad ogni modo, ci sono alcuni elementi che bisognerebbe tenere sempre a mente. Tra i principali:

• la RDO deve essere quanto più possibile specifica e dettagliata, includendo il maggior numero di informazioni possibili su ciò che si sta cercando e sulle proprie aspettative;
• è importante organizzare la RDO in modo chiaro e conciso utilizzando titoli e sottotitoli per suddividere le diverse sezioni del documento, e rendendo così più facile per i potenziali fornitori capire cosa si sta domandando;
• è sempre necessario includere i criteri di valutazione, supportando così i potenziali fornitori nel comprendere come verrà valutata la loro proposta e permettendo loro di adattare la risposta di conseguenza;
• occorre indicare una scadenza per le risposte, in modo che i fornitori sappiano entro quanto tempo devono presentare le loro proposte;
• è sempre buona abitudine fornire informazioni di contatto in modo che i fornitori possano porre qualsiasi domanda prima dell’invio della richiesta di offerta.

Ma quali sono i pro e contro dell'utilizzo di una Richiesta di Offerta nella propria impresa? Da un lato le RDO possono essere un modo efficace per trovare venditori o fornitori qualificati che soddisfino i propri requisiti specifici; dall’altro lato, però, possono anche richiedere molto tempo e non sempre riescono a trovare la soluzione migliore.

Per quanto concerne i benefici, dunque, un vantaggio derivante dall'utilizzo di una RDO è che fornisce un approccio strutturato alla selezione di un fornitore o di un partner: delineando in anticipo le proprie esigenze e aspettative, si può garantire che i potenziali offerenti capiscano cosa si sta cercando e come potrebbero integrarsi nell’impresa.

Un altro vantaggio della RDO è che tale strumento permette di confrontare più offerte di fornitori diversi, aiutando l’impresa a identificare le soluzioni che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo e che soddisfano tutti i requisiti illustrati.

Tuttavia, anche la RDO riveste alcuni elementi di attenzione che l’impresa dovrebbe soppesare al fine di beneficiare dei maggiori termini di vantaggio. Per esempio, una potenziale criticità della RDO è che a volte è necessario impiegare molto tempo e significativi sforzi per creare un documento completo che descriva in dettaglio tutte le proprie esigenze e aspettative.

Inoltre, poiché le RDO spesso richiedono una stretta aderenza alle linee guida procedurali, possono limitare la libertà nel proporre soluzioni uniche e distintive. In alcuni casi, questa caratteristica potrebbe equivalere a perdere idee o approcci innovativi che avrebbero potuto essere vantaggiosi per il proprio business.

Evidenziamo come tutti i punti di attenzione sopra citati possano comunque essere agevolati mediante il ricorso alla digitalizzazione degli acquisti e all’implementazione aziendale di una piattaforma che possa occuparsi di gestire tutto il ciclo di acquisto.

Un programma di eProcurement permetterà infatti di creare le richieste in modo snello all’interno di una piattaforma digitale, senza l’impiego di documenti complessi e tenendo sempre traccia di tutte le informazioni e di ogni passaggio necessario al conseguimento del risultato finale.