Strumento di gestione degli acquisti: di cosa si tratta?

All'interno degli uffici acquisti, l'era di Excel si è decisamente conclusa. Nel 1982 Microsoft presenta il suo primo software Multiplan. Successivamente, soppiantando Lotus, Excel s'impone rapidamente come lo strumento indispensabile per l'elaborazione dei dati e dopo 40 anni ha ancora i propri utenti fedelissimi. Ma le sfide che le aziende devono affrontare richiedono qualcosa di più delle funzionalità offerte dalle "tabelle pivot". Mentre il** 57% degli utenti si augura una semplificazione degli strumenti digitali**, le soluzioni di e-procurement* *guadagnano terreno, e questo per vari motivi.

Le ragioni alla base di un software di gestione degli acquisti sono molteplici. Serve per creare un database specifico per gli uffici acquisti, aggiornabile in tempo reale e accessibile a tutti i collaboratori aziendali che dispongono dell'autorizzazione, anche mentre si trovano in smart working.

In sintesi, questi strumenti di gestione permettono contemporaneamente di:

• reperire i fornitori,
• codificare i loro prodotti e servizi migliori,
• verificare i prezzi pattuiti,
• automatizzare la fatturazione, gli ordini e i pagamenti,
• monitorare le consegne,
• e avere una visione globale del budget.

Infine, questi strumenti consentono di effettuare un'analisi più accurata delle spese, in particolare grazie a degli indicatori di performance. L’intelligenza artificiale può inoltre prevedere le esigenze future aggiungendo una dimensione predittiva degli acquisti.

Un ERP, o sistema software di gestione integrato, mostrerà presto i suoi limiti nello sfruttare al meglio le soluzioni di e-procurement come i cataloghi online, i cataloghi PunchOut, gli ordini e le fatture elettroniche. Per contro, un software di gestione degli acquisti non solo facilita la gestione degli approvvigionamenti, ma offre una migliore visibilità delle scorte così da evitare la carenza di prodotti o l'interruzione delle forniture che influiscono sulla produttività e sulla competitività.

Come abbiamo approfondito in un precedente articolo, i vantaggi dell’e-procurement per le aziende sono innegabili, sia in termini di ottimizzazione dell'organizzazione, sia a livello di sviluppo delle prestazioni e di controllo dei costi. La trasformazione digitale è diventata essenziale per aumentare l'efficacia e la credibilità presso i clienti; consente inoltre una migliore gestione dei rischi legati ai fornitori, grazie ad un approccio etico di RSI.

Occorre considerare prima di tutto le dimensioni della propria organizzazione, ma soprattutto il volume di acquisti da gestire. Le specifiche indicheranno inoltre le proprie esigenze, gli strumenti attualmente utilizzati all'interno dell'azienda, dell'ufficio acquisti, ma anche a livello dell'ufficio contabilità. Si deve poi prendere in considerazione la questione del budget, sapendo che occorre prevederne l'ammortamento a più o meno lungo termine. Infine, anche il piano di attuazione e la persona di riferimento per seguire il progetto sono parametri che rivestono una certa importanza affinché l'impresa vada a buon fine.

La soluzione scelta dovrà essere scalabile e compatibile con il vostro ERP e il vostro sistema informativo e consentire, inoltre, l’integrazione dei vostri cataloghi online o PunchOut, così come il collegamento a database esterni.

I produttori di software propongono numerosi comparatori online, che possono costituire un primo passo per aiutarvi a definire in modo più preciso le vostre esigenze e soprattutto a stabilirne le priorità.

Tra i criteri che compaiono più frequentemente, vi sono i seguenti:

• il rapporto qualità/prezzo
• la scelta delle funzionalità
• la facilità di utilizzo
• il supporto ai clienti
• la sincronizzazione dei dati
• la gestione della relazione con i fornitori (sourcing e gestione dei contratti)
• la disponibilità di un'applicazione per dispositivi mobili
• la possibilità di effettuare delle aste elettroniche
• l'hosting in cloud