- Pubblicato il 30 giu 2025
- Ultima modifica 30 giu 2025
5 min

L’istituto nazionale di fisica nucleare rivoluziona la gestione degli acquisti con RS Italia

RS Italia annuncia che l’INFN ha ottimizzato gli acquisti con RS PurchasingManager™, superando la frammentazione delle procedure. Una soluzione web-based per tracciabilità e autonomia.

Nel moderno panorama della ricerca, anche i grandi istituti scientifici, per perseguire i propri obiettivi in maniera efficiente ed economicamente sostenibile, devono confrontarsi con la necessità di modernizzare il proprio sistema di approvvigionamento, migliorando la capacità di analisi dei costi e il controllo delle forniture, assicurando al tempo stesso la piena operatività di laboratori e team di ricerca.

In questo particolare scenario, abbiamo affiancato l’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare (INFN) per accompagnarlo in un percorso di efficientamento, semplificazione e personalizzazione dei propri processi di acquisto.

Il contesto

L’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare (INFN), ente pubblico di ricerca vigilato dal Ministero dell’Università e della Ricerca (MUR), opera a livello globale nei campi della fisica subnucleare, nucleare e astroparticellare, con un team di circa 5.000 scienziati impegnati in diversi progetti di grande rilievo, distribuiti in 36 sedi sul territorio nazionale.

Le diverse sedi hanno sempre gestito i propri flussi d’acquisto con un alto grado di autonomia. Un approccio capace di garantire indipendenza alle singole sedi ma che ha fatto emergere, a lungo andare, alcune criticità strutturali: prima tra tutte la frammentazione degli acquisti.

La sfida

Insieme alla frammentazione degli acquisti, rappresentavano criticità significative per l’INFN anche la difficoltà di analizzare in maniera precisa la spesa, la mancanza di una gestione omogenea delle forniture e la complessità nel tracciare i costi.

Il problema nasce tutto da qui, dal frazionamento della spesa. Il nostro Istituto, pur essendo un’unica entità fiscale, aveva un sistema d’acquisto decentralizzato che non consentiva un’analisi precisa della spesa e una gestione omogenea delle forniture .

Michela Pischedda - RUP Nazionale

Per cercare risposta a queste esigenze, l’INFN ha indetto una gara pubblica, suddivisa in cinque lotti, per individuare un partner che fosse in grado di:

Fornire un ampio catalogo
Garantire rapidità di consegna
Assicurare flessibilità nelle personalizzazioni
Mettere a disposizione una piattaforma unica per la gestione degli acquisti.

Tale piattaforma doveva inoltre garantire la tracciabilità della spesa, pur fornendo autonomia ai singoli richiedenti.

La Soluzione

Per soddisfare questo complesso quadro di richieste, RS Italia ha proposto il servizio RS PurchasingManager™, che consente di accedere al catalogo online di RS con oltre 830.000 articoli in stock, garantendo una delle offerte più diversificate e ampie del mercato MRO. Accanto ai prodotti, l’azienda propone anche molteplici servizi a valore aggiunto, in grado di facilitare, velocizzare e automatizzare i processi, attraverso la digitalizzazione del ciclo di acquisto.

In particolare, RS PurchasingManager™ permette di semplificare tutte le attività legate agli acquisti. Inoltre, garantisce molteplici livelli di autorizzazione; controllo del budget; verifica delle disponibilità; gestione dei centri di costo; configurazione di ordini aperti con plafond di spesa e rendicontazione.

Questa soluzione consente anche di accedere all’intero assortimento RS, definito nell’accordo con INFN, 24 ore su 24, e di avere la certezza di poter monitorare la spesa in qualsiasi momento.

Inoltre, è possibile gestire i processi di acquisto in piena compliance alle policy organizzative. Questo strumento, infatti, permette di monitorare il processo d’acquisto impostando i limiti di spesa e disegnando i flussi di approvazione degli ordini, assegnando i centri di costo e riducendo le non conformità.

Un fattore importante che ha permesso a RS Italia di aggiudicarsi i bandi di gara è stato il fatto di aver adattato il proprio WebShop alle modalità di acquisto necessarie per l’Istituto, assicurando una migliore tracciabilità degli acquisti e il monitoraggio in tempo reale delle transazioni.

Acquisto semplificato

Controlla della spesa

Rapporti ON-LINE

Processo di acquisto più rapido

I risultati

L’adozione di RS PurchasingManager™ ha permesso all’INFN di centralizzare e , migliorando al tempo stesso il controllo del budget.

Il nuovo modello di approvvigionamento, inoltre, ha consentito all’Istituto di adottare strategie d’acquisto più efficienti, riducendo ridondanze e abbattendo i costi operativi.

Grazie agli strumenti di reportistica di RS PurchasingManager™, l’ente di ricerca ha ora una visione chiara delle spese per categoria merceologica e per sede, mentre l’integrazione tra la soluzione di RS Italia e il sistema di gestione acquisti dell’INFN ha permesso di ridurre il numero di operazioni manuali, minimizzando errori e tempi di gestione.

Scegliendo RS Italia, l’INFN può inoltre contare su spedizioni rapide, con il 95% degli ordini evasi entro 24 ore, e su una piattaforma che è stata adattata alle proprie specifiche richieste, facilitando l’autonomia di ogni sede nel processo di approvvigionamento.

RS Italia ha inoltre affiancato l’INFN in ogni fase dell’implementazione, assicurando un flusso di lavoro ottimizzato e un’assistenza continua per la risoluzione di eventuali problematiche.

Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team dell’Istituto per ottimizzare il catalogo, personalizzare i processi e migliorare la digitalizzazione del ciclo di acquisto. INFN dispone di una soluzione scalabile ed efficiente, che può rappresentare un modello per altre realtà con esigenze simili

Marco Beltramo - Sales Director di RS Italia

Uno degli aspetti fondamentali di questa collaborazione è stata la nostra capacità di adattare il servizio alle esigenze specifiche dell’INFN.

Conclusione

La collaborazione tra INFN e RS Italia dimostra come una gestione intelligente degli acquisti, sostenuta da una digitalizzazione dei processi e dalla scelta di un partner capace di offrire servizi, consulenza e supporto personalizzati, possa portare a risultati concreti in termini di efficienza, controllo dei costi e semplificazione delle procedure.

RS PurchasingManager™ si è rivelata una soluzione vincente, fornendo all’INFN una piattaforma solida e flessibile per supportare le sue attività di ricerca avanzata. Il sistema ha, inoltre, favorito un’ottimizzazione dei tempi di approvvigionamento, riducendo la complessità amministrativa e migliorando la capacità delle singole sedi di pianificare le spese in maniera più accurata.