Come gestire efficacemente i fornitori?

Per quanto ovvio, costruire solide relazioni con i fornitori può essere un compito piuttosto difficile, soprattutto nel caso in cui la propria impresa abbia diversi fornitori con cui intrattenere rapporti. Il report Il procurement dei materiali indiretti in Italia 2022 ha ad esempio rilevato come per i materiali indiretti il 65% delle imprese utilizzi più di 25 fornitori (il 42% ne utilizza più di 50), e come queste percentuali si mantengano elevate anche per quanto concerne i materiali diretti (il 63% delle imprese usa più di 25 fornitori) e dei servizi (il 50% delle imprese usa più di 25 fornitori).

Per le aziende che utilizzano indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare le prestazioni dei fornitori indiretti MRO, la qualità delle forniture e la puntualità delle consegne sono le metriche più importanti (il 72% li ritiene molto importanti, un altro 27% li considera abbastanza importanti, mentre solamente il 2% ritiene che siano indicatori indifferenti).

Le strategie di approvvigionamento variano poi tra l'approvvigionamento diretto e indiretto: l'approvvigionamento indiretto può essere in qualche modo un tema poco evidente, apparentemente poco rilevante per chi si occupa di produzione, ma in realtà è fondamentale per la capacità di raggiungere target e obiettivi, sia relativamente ai prodotti che ai saving.

La condivisione degli obiettivi del team di Procurement con il resto dell'azienda aiuta a garantire la continuità dell'approvvigionamento dei materiali (sia indiretti che diretti), ma rafforza anche il ruolo fondamentale dell'approvvigionamento indiretto nel mantenere la produzione in corso.

Diventa così assolutamente chiaro all'inizio dell'anno quali sono le priorità, in modo che gli stakeholder possano contribuire attivamente e si sentano coinvolti relativamente alle attività del team di approvvigionamento.

Per garantire la continuità dell'approvvigionamento poi la gestione delle relazioni con i fornitori deve diventare più strategica, pensando in modo diverso rispetto al passato e assicurandosi di comprendere appieno quali leve si possono controllare con maggiore attenzione.

Anche i prezzi in crescita sono un'opportunità per parlare con i fornitori in modo diverso; è necessario ricercare un fornitore davvero valido per capire i fondamenti del mercato, comprendere cosa determina il prezzo, capire come gestire le scorte per proteggersi e come trovare alternative.

È poi fondamentale capire dove ogni categoria si colloca all'interno dell'organizzazione e qual è la sua importanza per l'azienda. Porsi domande come:“Abbiamo davvero bisogno di queste cose? Potremmo farne a meno? Potremmo fare qualcosa di diverso?".

Quando si tratta di costruire relazioni più strette con i fornitori, è anche importante valutare da dove si parte. L’analisi condotta da RS sostiene come il 75,2% del campione organizzi meno di 10 gare d’appalto ogni anno e come la durata media di un contratto MRO sia nel 42,3% pari a un solo anno (il 30,9% del campione afferma che non è uso fare contratti).

Lo stesso vale per le catene di approvvigionamento più ampie. Stando al sondaggio sui Direttori Acquisti di Deloitte, solo la metà aveva una visibilità elevata sui propri fornitori di primo livello, mentre il 90% ha valutato la propria visibilità sulla rete di approvvigionamento più ampia come moderata o molto bassa.

Relazioni più strette tra acquirenti e fornitori potrebbero creare un valore significativo e aiutare le catene di approvvigionamento a diventare più resilienti, afferma McKinsey, precisando come tali relazioni debbano essere sempre basate sulla sincerità, sulla comunicazione regolare e sulla fiducia.

"Si tratta del modo con cui sfruttare l'innovazione nella propria catena di approvvigionamento", afferma Marco Beltramo, Sales Director RS Italia, "perché non sempre si può essere esperti su tutto. Spesso, insieme ai clienti, emergono grandi opportunità non quando ci dicono esattamente cosa vogliono, ma quando descrivono il proprio problema e lasciano poi che sia RS a risolverlo. È un campo minato per i professionisti degli acquisti stare al passo con tutte le innovazioni e le nuove tecnologie, le nuove soluzioni che stanno emergendo in una miriade di diverse categorie".

Soprattutto, si tratta di costruire fiducia tra i clienti e i fornitori, afferma Beltramo, e ciò può essere fatto solo con sincerità da entrambe le parti. Condividere conoscenze e comprendere le attività reciproche apre opportunità per innovare, aggiunge ancora Davies.

Chiudiamo infine con un ultimo riferimento da parte di McKinsey, che ha precisato come non si viva da tempo in un mondo in cui assumere che “una richiesta di proposta annuale produrrà risparmi del 3% sul prezzo” sia un modello operativo valido. “Dopo un lungo periodo di azioni continue e intense per adattarsi, molte aziende hanno finalmente approfondito la comprensione delle proprie catene di approvvigionamento e implementato nuovi strumenti. Ma si può fare di più" – conclude.