Come negoziare correttamente un contratto di procurement?

Il primo punto su cui vogliamo soffermarci è, evidentemente, quello legato alle condizioni di prezzo. La volatilità delle materie prime si è raffreddata da qualche tempo a questa parte e sta aiutando l'impresa con un capitale di crescita aggiuntivo.

Se si dispone in azienda di modelli di costo, può essere utile cercare di rivalutare gli indici globali e collegarli alla commodity di input appropriata per mantenere il movimento dei prezzi secondo lo scenario di mercato. Nel caso di un modello a prezzo fisso, si possono anche stabilire dei termini di revisione. In ogni scenario (incremento o diminuzione dei prezzi), l'obiettivo deve prevedere le clausole per la variazione del prezzo per ridurre al minimo l'ambiguità.

Oltre alle condizioni di prezzo, la negoziazione di un buon rapporto di procurement non può fare a meno di soffermarsi anche sulla riduzione del rischio.

Per esempio, non sono rare in azienda quelle situazioni in cui ci si trova nelle condizioni di doversi relazionare in maniera inattesa con un fornitore inefficiente, che può determinare un grave impatto sulla propria organizzazione.

Per valutare e ridurre le forniture, bisogna dunque domandare ai propri fornitori quali sono le loro fonti e i loro piani di emergenza per garantire una fornitura ininterrotta in caso di avversità. Il contratto dovrebbe contenere una clausola di revisione periodica dei piani di contenimento del rischio e di condivisione delle informazioni. Laddove il rischio è particolarmente elevato, si può negoziare il contratto di procurement domandando al fornitore di tenere una scorta aggiuntiva come emergenza.

Un fornitore non conforme può causare maggiori danni alla reputazione del marchio associato. Per tenere sotto controllo la situazione, è necessario richiedere un aggiornamento periodico sulla conformità alle normative e sulla salute dell’azienda.

Gli obiettivi ESG per i fornitori, come la riduzione delle emissioni di anidride carbonica e l'utilizzo di energia rinnovabile, sono per esempio sempre più spesso specificati nel contratto in base all'impegno dell'organizzazione.

I clienti dovrebbero avere una comprensione olistica dell'attività di un fornitore in termini di clienti chiave e di contributo alle entrate. È dunque conveniente negoziare per ottenere una clausola di trattamento preferenziale e una posizione di superiorità, perché può essere un grande salvatore nei momenti di emergenza.

In fase di negoziazione, è sempre utile aggiungere una clausola per eventi imprevisti come disastri naturali, pandemie e scioperi del lavoro, e come i termini del contratto saranno influenzati per entrambe le parti. Si tratta di una clausola che per molte organizzazioni è diventata ancora più importante durante il periodo post pandemico.

Altro tema molto importante da negoziare all’interno di un buon contratto di procurement è rappresentato dall’innovazione che, peraltro, è tema responsabile dell'85% della crescita economica ed è il principale fattore di crescita delle organizzazioni, di qualsiasi settore.

Per aumentare il livello di innovazione, le organizzazioni devono collaborare con i fornitori per lo sviluppo di nuovi prodotti. Per evitare i conflitti legati ai diritti di proprietà intellettuale, allo sviluppo creativo e alla condivisione dei profitti, è necessario inserire nel contratto dettagli che favoriscano la cultura dell'innovazione.

L’ultima area su cui vogliamo brevemente soffermarci è legata alla privacy e alla sicurezza dei dati, che sono elementi sempre più fondamentali nel mondo di oggi. Qualsiasi attività dannosa può far trapelare informazioni critiche sui prodotti o bloccare l'intera operazione. Le clausole relative alla protezione dei dati, alla conservazione dei dati, alla condivisione delle informazioni e all'uso di software aperti devono dunque essere stabilite chiaramente per evitare una violazione dei dati.

Insomma, a margine delle brevi riflessioni che sopra abbiamo cercato di condividere, dovrebbe essere chiaro come un contratto di procurement – ancor di più un contratto di e-procurement - sia un documento estremamente importante per garantire la conformità, per mitigare il rischio aziendale e per ridurre l'ambiguità o il conflitto nelle forniture. Ma l’azienda può fare tutto da sola? L’organizzazione è davvero in grado di seguire in autonomia questi e gli altri suggerimenti che dovrebbero condurla verso la formalizzazione di un buon contratto di procurement?

In realtà, tranne il caso in cui l’organizzazione sia sufficientemente strutturata e abbia dunque al suo interno un ufficio legale che possa occuparsi della contrattualizzazione di questo tipo di accordi, è sempre preferibile che in fase di negoziazione l’imprenditore possa avvalersi della collaborazione di un esperto consulente che possa accompagnarlo nella stipula del contratto di procurement più favorevole, evitandogli degli errori o delle incongruenze che potrebbero rendere sconveniente l’accordo.

Ricordiamo che un contratto di procurement con delle clausole poco competitive potrebbe infatti turbare gravemente il proprio business, fino ad arrivare all’estrema conseguenza di danneggiare in maniera irreversibile la propria marginalità.